Daftar Isi
Pernahkah kamu mengikuti pelatihan karyawan?
Dilansir dari Spiceworks, pelatihan karyawan merupakan serangkaian kegiatan yang difasilitasi oleh perusahaan untuk mengembangkan skill, serta minat dan bakat karyawannya.
Pelaksanaan kegiatan ini tidak hanya bisa diikuti oleh karyawan baru, tapi juga bisa diikuti karyawan lama dengan tujuan untuk mencapai jenjang karir yang lebih baik atau penyesuaian terhadap perkembangan teknologi serta tren masa kini.
Jika kamu adalah seseorang yang hendak mengikuti atau menyelenggarakan pelatihan karyawan, artikel ini sangat tepat untuk kamu simak! Jangan lupa dicatat juga, ya.
Definisi Pelatihan Karyawan
Tidak dapat dipungkiri lagi, karyawan merupakan aset penting bagi suatu perusahaan. Tanpa adanya karyawan, bisa saja perusahaan tersebut tidak beroperasi sama sekali.
Oleh karena itu, perlu adanya manajemen sumber daya yang baik, salah satunya dengan adanya pelatihan karyawan.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, pelatihan karyawan merupakan sebuah proses yang dilakukan perusahaan untuk mengembangkan skill dari para karyawannya.
Mengutip Undang-Undang Republik Indonesia No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, menyebutkan bahwa pelatihan karyawan adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan atau pekerjaan.
Sedangkan menurut Coursera, pelatihan karyawan adalah instruksi atau aktivitas apa pun yang mengajarkan keterampilan baru kepada karyawan atau meningkatkan keterampilan dan kinerja mereka saat ini.
Istilah ini dapat menggambarkan apa saja mulai dari pelatihan keselamatan untuk seluruh staf, memperkenalkan karyawan baru mengenai seluk beluk pekerjaan tertentu, hingga melatih karyawan yang sudah ada tentang cara menggunakan teknologi baru.
Beberapa orang mengira 'pelatihan karyawan' sama dengan 'pengembangan karyawan'. Meskipun keduanya berjalan beriringan, namun saat melaksanakannya akan ditemukan sedikit perbedaan.
Pelatihan karyawan mengajarkan sesuatu yang baru atau mengembangkan sesuatu yang sudah ada, dan biasanya prosesnya lebih singkat.
Sedangkan pengembangan lebih merupakan pendekatan jangka panjang dan berlapis-lapis.
Misalnya, membeli tablet baru di kantor dan mengajari karyawan dasar-dasar cara menggunakannya adalah pelatihan karyawan. Mengirim karyawan untuk mengikuti kursus online atau mendapatkan sertifikasi untuk meningkatkan keterampilan mereka saat ini lebih sejalan dengan pengembangan karyawan.
Tujuan Dilakukannya Pelatihan Karyawan
Sebagian tujuan pelatihan karyawan sudah dipaparkan di penjelasan sebelumnya. Namun untuk lebih lengkapnya, kamu bisa simak informasi berikut ini.
1. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Tujuan melakukan pelatihan karyawan yang pertama adalah untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan.
Jika di perusahaanmu masih ada karyawan yang kurang terampil atau cakap dalam melakukan pekerjaannya, kamu bisa memberikan training karyawan untuk membantunya berkembang.
Alhasil, karyawan akan merasa dibutuhkan untuk memenuhi peran mereka dan akan memberikan dampak positif bagi perusahaan. Nantinya setelah mendapatkan ilmu dari pelatihan karyawan, maka bisa digunakan untuk membantu mereka dalam menyelesaikan pekerjaannya.
2. Meningkatkan Engagement atau Keterlibatan Karyawan
Jika karyawan memiliki keterlibatan, berarti mereka memiliki tingkat produktivitas yang tinggi. Melalui pelatihan karyawan, ini bisa memberikan kesempatan bagi mereka untuk terlibat dalam segala aktivitas perusahaan.
Pelatihan karyawan adalah salah satu cara untuk memotivasi karyawan. Jika dilakukan secara berkala, maka akan mendorong karyawan untuk terus terlibat dan memberikan rasa semangat, percaya diri, serta memiliki ide-ide baru untuk menyelesaikan pekerjaannya.
3. Memperbaiki Retensi dan Pertumbuhan Karyawan
Tujuan berikutnya dengan melakukan pelatihan karyawan adalah untuk mempertahankan karyawan.
Seperti yang kita ketahui, merekrut karyawan baru bisa memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu, untuk menghemat biaya dan waktu, perusahaan bisa melakukan training karyawan.
Mengutip Association for Talent Development, diadakannya pelatihan karyawan juga akan membuat mereka merasa dihargai dan dibutuhkan oleh perusahaan.
Hal ini juga menunjukkan bahwa perusahaan peduli dan berkomitmen untuk memberi sumber daya yang dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan mereka.
4. Manajemen Risiko dan Meningkatkan Efisiensi
Beberapa jenis pelatihan karyawan bertujuan untuk meminimalisir risiko atau gangguan-gangguan yang tidak perlu di tempat kerja.
Seperti training karyawan mengenai keselamatan di tempat kerja, pelecehan seksual, keberagaman, dan lainnya.
Sementara itu, karyawan yang berkompeten dan memiliki bekal praktik yang baik, maka akan bisa menghindari atau meminimalisir tingkat kecelakaan kerja. Karyawan yang memiliki keterampilan cenderung melakukan pekerjaan dengan efisiensi dan lancar.
Apa Saja Manfaat dari Pelatihan Karyawan?
Meskipun ada beberapa kelemahan dalam berinvestasi pada pelatihan karyawan, manfaat dari program tersebut jauh lebih besar daripada pengeluarannya.
Ada berbagai manfaat yang bisa diperoleh dari pelatihan karyawan. Bila berhasil berjalan secara sempurna, berikut manfaat yang bisa diperoleh, melansir Corporate Finance Institute:
Manfaat untuk Karyawan
Karyawan yang menerima pelatihan karyawan berkualitas tinggi cenderung merasa lebih puas secara keseluruhan; dalam hal investasi untuk diri sendiri serta kinerja di perusahaan.
Alasan lain mengapa karyawan wajib mengikuti pelatihan karyawan yang baik meliputi:
1. Meningkatkan Keterampilan dan Pengetahuan
Program pelatihan karyawan membantu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan agar sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam industri.
Peningkatan ini tentunya akan berdampak positif pada produktivitas karyawan serta meningkatkan keuntungan dan efisiensi organisasi.
2. Memenuhi Rekomendasi Penilaian Kinerja
Ketika penilaian kinerja karyawan menunjukkan adanya kebutuhan perbaikan pada subjek atau keterampilan tertentu, program pelatihan pun dapat diorganisir untuk membantu perbaikan ini.
Pada akhirnya, pelatihan ini dapat mengatasi masalah yang teridentifikasi dan fokus pada solusinya.
3. Mempersiapkan Karyawan untuk Tanggung Jawab yang Lebih Tinggi
Program pelatihan karyawan juga dapat membantu mempersiapkan karyawan yang akan naik ke posisi yang lebih tinggi dan mengemban tanggung jawab yang lebih besar.
Program-program ini akan membantu mereka mempelajari keterampilan yang diperlukan untuk berfungsi secara efektif dalam posisi baru mereka.
Misalnya, mereka dapat dilatih dalam keterampilan kepemimpinan atau penggunaan perangkat lunak tertentu yang akan mereka gunakan dalam peran baru kedepannya.
4. Inovasi dan kreativitas
Terakhir, pelatihan karyawan dapat merangsang inovasi dan kreativitas di tempat kerja.
Karyawan yang memiliki keterampilan teknis yang kuat akan merasa lebih percaya diri dalam mengeksplorasi ide-ide baru dan mengimplementasikannya dalam pekerjaan mereka.
Hal ini dapat mendorong inovasi di perusahaan dan membantu mereka tetap relevan dan maju dalam bidang pekerjaan mereka.
Manfaat untuk Perusahaan
Bukan rahasia lagi bahwa karyawan yang terlatih akan memberikan manfaat bagi organisasi tempat mereka bekerja.
Mereka cenderung tidak akan pindah ke pekerjaan lain ketika mereka merasa puas dengan pekerjaannya, yang berarti perusahaan memiliki tingkat keluar masuk lebih rendah.
Nah, adapun beberapa manfaat lainnya yang bisa dirasakan oleh perusahaan melalui pelatihan karyawan adalah:
- Tempat kerja yang lebih aman (lebih sedikit kecelakaan, denda, tuntutan hukum, dll.)
- Peningkatan keuntungan karena kinerja yang lebih baik dan produktivitas yang lebih tinggi
- Meningkatkan reputasi perusahaan ketika karyawan menyebarkan informasi tentang betapa mereka menikmati bekerja di perusahaan tersebut
- Peningkatan keterlibatan dan antusiasme di antara karyawan
- Langkah yang lebih baik untuk mencari calon pemimpin masa depan perusahaan
- Meningkatkan budaya positif di perusahaan
- Peningkatan kolaborasi dan hubungan kerja yang lebih baik
- Peningkatan semangat kerja bagi karyawan dan pemimpin
- Kemampuan untuk menerapkan teknologi dan strategi baru dengan lebih mudah.
Metode Pelatihan Karyawan
Meskipun metode pelatihan karyawan yang baru bermunculan setiap hari, beberapa pendekatan pelatihan umum telah terbukti sangat efektif. Mereka termasuk:
1. Kuliah Umum
Perkuliahan sangat efisien jika tujuannya adalah untuk memberikan informasi yang sama kepada kelompok besar sekaligus. Dengan melakukan hal ini, tidak diperlukan pelatihan individu sehingga bisa lebih menghemat biaya.
Namun, metode ini juga mempunyai beberapa kelemahan. Pertama, mereka berpusat pada komunikasi satu arah, yang menyisakan sedikit ruang untuk umpan balik.
Selain itu, pelatih mungkin merasa kesulitan untuk menilai tingkat pemahaman dalam kelompok besar.
2. Pelatihan Berbasis Komputer (CBT)
Dengan pendekatan ini, komputer dan tutorial berbasis komputer menjadi sarana komunikasi utama antara pelatih dan karyawan.
Program-program tersebut disusun sedemikian rupa sehingga menyediakan bahan ajar sekaligus memfasilitasi proses pembelajaran.
Manfaat inti dari pelatihan berbasis komputer (CBT) adalah setiap karyawan diberikan kebebasan untuk belajar sesuai kecepatan mereka sendiri dan pada waktu yang paling nyaman bagi mereka.
Hal ini juga membantu mengurangi total biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam melatih karyawannya.
Biaya diminimalkan dengan mengurangi durasi pelatihan, menghilangkan kebutuhan akan instruktur, dan mengurangi perjalanan.
3. Metode Lainnya
Selain kedua metode pelatihan di atas, ada pula metode lain yang mulai diterapkan. Hal ini muncul akibat perkembangan teknologi, serta keterbatasan melakukan metode pelatihan karyawan saat pandemi COVID-19.
Berikut ini penjelasannya:
- Pelatihan virtual oleh instruktur, baik langsung atau asinkron
- Kursus dan pelajaran virtual
- Peer discussion secara virtual
- Simulasi atau permainan peran
- Pelatihan rekan
- Pembelajaran mikro
- Pembelajaran campuran (langsung dan virtual)
- Bimbingan one on one
- Pelatihan melalui menonton video
Jenis-jenis Pelatihan Karyawan
Pelatihan karyawan dapat dibagi menjadi banyak jenis, tergantung pada tujuan dan pokok bahasannya. Beberapa jenis pelatihan yang umum dilaksanakan perusahaan meliputi:
1. Orientasi
Pelatihan orientasi sangat penting untuk keberhasilan rekrutan baru. Tidak masalah apakah pelatihan dilaksanakan melalui pemberian buku pegangan, sesi tatap muka, atau seminar.
Yang penting adalah memberikan informasi kepada karyawan baru mengenai latar belakang, strategi, misi, visi, dan tujuan perusahaan.
Pelatihan karyawan semacam ini memberikan kesempatan kepada karyawan baru untuk membiasakan diri dengan kebijakan, peraturan, dan regulasi perusahaan.
2. Pelatihan Onboarding
Pelatihan karyawan saat onboarding atau setelah menjalankan tugasnya dimaksudkan untuk membiasakan rekrutan dengan dasar-dasar pekerjaan mereka. Itulah mengapa ini merupakan bagian penting dalam pelatihan karyawan.
Menjelaskan berbagai aspek pekerjaan, keterampilan dasar yang dibutuhkan karyawan sejak hari pertama, dan keterampilan digital untuk menggunakan aplikasi produktivitas yang diperlukan, merupakan bagian dari pelatihan karyawan ini.
3. Pelatihan Karyawan Keahlian Teknis
Jenis pelatihan karyawan berikutnya lebih menitikberatkan pada keahlian teknis seperti hard skill yang memiliki kaitan dengan teknologi.
Seperti IT, analisis data, content writing, programming, dan digital marketing. Hal ini tentunya berkaitan dengan perkembangan zaman dan teknologi yang semakin maju.
Training karyawan ini bisa diberlakukan untuk seluruh anggota perusahaan. Baik yang sudah senior maupun newbie.
4. Pelatihan Soft Skill
Sejumlah penelitian menyimpulkan bahwa kualitas soft skill seorang karyawan dapat mempengaruhi kesuksesan perusahaan dan meningkatkan level pergantian karyawan. Soft skill juga merupakan salah satu aspek dari penilaian karyawan.
Pelatihan karyawan jenis ini bisa untuk mengasah kemampuan dan cara berkomunikasi, kecerdasan emosional, cara mengatur waktu secara efisien, etika dalam bekerja, kemampuan team work, dan hal-hal lainnya yang bisa menunjang pekerjaan.
5. Pelatihan Bahasa
Globalisasi memudahkan perusahaan untuk menjalin hubungan bisnis secara lokal dan internasional. Dan bahasa menjadi salah satu aspek utama dan terpenting dalam menjalin kerja sama tersebut.
Maka tak heran bila banyak perusahaan yang kini mulai mengadakan pelatihan bahasa untuk para karyawannya, terutama bahasa Inggris yang menjadi bahasa internasional.
Namun, tidak menutup kemungkinan juga perusahaan mengadakan pelatihan karyawan untuk bahasa asing lainnya selama hal tersebut memberikan manfaat dan dampak positif bagi perusahaan.
6. Pelatihan untuk Naik Jabatan
Semakin tinggi seseorang memegang jabatan, maka semakin besar pula tanggung jawabnya. Oleh karena itu, sebelum memutuskan karyawan untuk naik jabatan, alangkah baiknya untuk mempersiapkan diri mereka terlebih dahulu.
Pelatihan untuk naik jabatan merupakan salah satu dari jenis pelatihan karyawan yang bisa perusahaan berikan.
Pelatihan karyawan jenis ini bisa mempersiapkan karyawan untuk menghadapi posisi kerja baru yang lebih krusial dan bertanggung jawab.
Dengan melakukan pelatihan untuk naik jabatan, perusahaan bisa menilai apakah karyawan tersebut sudah mampu dan siap untuk mengemban posisi barunya atau belum.
7. Pelatihan Change Management
Kemampuan dalam mengelola perubahan yang terjadi merupakan poin penting yang harus dimengerti dan dipahami oleh setiap karyawan. Memahami bahwa perubahan akan selalu terjadi kapan pun itu.
Salah satu cara untuk dapat memahaminya adalah dengan memberikan pelatihan karyawan change management.
Pelatihan ini dimaksudkan untuk melihat bagaimana reaksi karyawan ketika ada perubahan yang terjadi di perusahaan, dan bagaimana cara mengatasinya.
8. Pelatihan Kepemimpinan
Setiap orang pasti memiliki jiwa kepemimpinan. Bahkan di perusahaan sekalipun, karyawan harus memiliki jiwa kepemimpinan.
Oleh karena itu, salah satu jenis training karyawan yang bisa perusahaan berikan adalah pelatihan kepemimpinan.
Materi dari pelatihan karyawan ini bisa mencakup seluruh anggota perusahaan. Hal ini nantinya akan berguna untuk mempersiapkan karyawan untuk menjadi pemimpin di masing-masing tim atau divisi.
9. Pelatihan Customer Service
Pelatihan customer service adalah jenis pelatihan yang dirancang untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan.
Tujuan utama dari pelatihan ini adalah membantu karyawan memahami pentingnya layanan pelanggan yang baik, meningkatkan keterampilan komunikasi, memahami kebutuhan dan harapan pelanggan, serta mengembangkan strategi untuk menyelesaikan masalah pelanggan dengan efektif.
10. Pelatihan Sales
Setiap bisnis memerlukan departemen penjualan yang terampil untuk menghasilkan prospek dan mendapatkan pelanggan. Oleh karena itu, pelatihan penjualan yang rutin menjadi krusial bagi perusahaan.
Jenis pelatihan karyawan ini penting dalam jenis business-to-business (B2B) maupun business-to-customer (B2C). Pelatihan ini umumnya melibatkan pengajaran storytelling, pemahaman bisnis, pendengaran aktif, negosiasi, dan lain-lain.
11. Quality Assurance Training
Quality assurance training adalah jenis pelatihan yang ditujukan untuk mengajarkan karyawan tentang praktik dan prosedur yang diperlukan untuk memastikan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan oleh perusahaan.
Pelatihan ini bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang baik tentang standar kualitas, metodologi pengujian, pengawasan proses produksi, dan peningkatan kualitas.
12. Compliance Training
Kebanyakan industri, baik itu keuangan, manufaktur, atau konstruksi, menghadapi beberapa jenis beban regulasi. Pelatihan kepatuhan wajib diberikan sebagai bagian dari proses onboarding karyawan.
Ini membantu karyawan mempelajari kewajiban hukum dan regulasi yang berlaku untuk perusahaan.
Namun, pelatihan kepatuhan juga harus dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa karyawan mengetahui semua amandemen hukum dan regulasi yang relevan.
13. Data Privacy Training
Privasi data merupakan salah satu kekhawatiran terbesar bagi perusahaan saat ini. Mereka harus sangat berhati-hati dalam mengelola data pribadi karyawan dan pelanggan mereka yang bersifat rahasia.
Hal ini juga dikarenakan adanya regulasi perlindungan data yang ketat seperti General Data Protection Regulation (GDPR) di Uni Eropa.
Pelatihan ini melibatkan pengajaran karyawan tentang cara menangani dan menyimpan data serta tindakan yang harus diambil dalam kasus ancaman atau pelanggaran data privasi.
Kesimpulan
Itulah penjelasan mengenai definisi pelatihan karyawan, manfaatnya untuk perusahaan, dan jenis-jenis pelatihan karyawan yang biasa diberikan oleh perusahaan.
Kegiatan pelatihan karyawan merupakan salah satu peluang perusahaan untuk mendapatkan keuntungan yang lebih besar. Sayang, tidak sedikit perusahaan yang berpikir bahwa pelatihan karyawan itu tidak penting dan menghabiskan banyak biaya.
Padahal semua pelatihan karyawan tersebut berguna untuk kelangsungan perusahaan di masa kini dan masa mendatang.
Karena bila karyawan puas dan berhasil mengikuti pelatihan dengan baik, segara manfaat dari training tidak hanya dirasakan oleh individu, tetapi juga perusahaan secara keseluruhan.
Manfaat lain dari pelatihan dan pengembangan karyawan mencakup peningkatan kinerja karyawan, meningkatkan reputasi perusahaan, dan mengatasi kelemahan dalam organisasi.
