Daftar Isi
Dalam memberikan training ke karyawan, perusahaan biasanya memiliki SOP pelatihan karyawan sebagai acuannya. Mengadakan pelatihan memang sangat penting, terutama untuk mengembangkan kemampuan dan potensi karyawan. Pada akhirnya, pelatihan karyawan juga bertujuan untuk pertumbuhan perusahaan agar lebih baik.
Kesuksesan pelatihan tidak bisa lepas dari SOP. Program pelatihan yang perusahaan sediakan mesti sistematis dan tidak bisa sembarangan. Sebuah pelatihan harus dapat terukur dengan baik untuk melihat dampaknya ke karyawan terhadap pekerjaan.
Dalam ulasan kali ini, Tim Belajar Lagi akan mengangkat topik tentang serba-serbi SOP pelatihan karyawan. Pembahasan ini sangat berguna lho, terutama buat perusahaan yang tengah merencanakan banyak program pelatihan. Yuk, simak bersama-sama!
Apa itu SOP pelatihan karyawan?
Sebelumnya, perlu kamu pahami dulu bahwa sebuah perusahaan bisa berjalan baik jika memiliki standar operational procedure (SOP) yang lengkap. SOP ibarat rambu-rambu bagi perusahaan dalam menjalankan banyak kegiatan. Cakupan SOP sendiri beragam, mulai dari SOP kerja lembur, SOP penggajian, SOP sistem kerja, dan lain-lain.
Nah, salah satu SOP yang tidak kalah penting adalah tentang training alias pelatihan. Guna membangun kompetensi dan kemampuan karyawan, perusahaan rutin memberikan beberapa pelatihan. Harapannya, kinerja karyawan dapat makin membaik dan berkembang setelah mengikuti pelatihan.
SOP pelatihan karyawan merupakan dokumen yang berisi petunjuk terperinci (langkah-langkah) mengenai aturan atau sistem dalam training di sebuah perusahaan. Tujuan dari adanya SOP ini adalah menjaga kegiatan pelatihan yang diadakan benar-benar berjalan sesuai prosedur demi tercapainya tujuan perusahaan.
Setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan berbeda-beda mengenai pelatihan karyawan. Kebanyakan perusahaan akan memberikan training untuk karyawan baru sebelum terjun langsung ke pekerjaan. Namun, ada juga perusahaan yang memilih mengadakan training sebagai refreshing dan pembaharuan pengetahuan bagi karyawan lama.
Keberadaan SOP menjadi penentu berhasil tidaknya sebuah pelatihan. Tanpa adanya SOP, kegiatan pelatihan bisa berantakan. Bahkan, belum tentu tujuan yang diinginkan dapat tercapai.
Kenapa harus mempunyai SOP pelatihan karyawan?
Intinya, SOP merupakan komponen penting dan wajib dalam menjalankan kerja perusahaan. Baik itu perusahaan besar atau kecil, sistem kerja WFO atau WFA, dan bentuk kerja lainnya; semua membutuhkan SOP.
Memberikan training merupakan investasi terbaik bagi perusahaan untuk mendongkrak performa karyawan. Saat kualitas dan kemampuan karyawan meningkat, perusahaan pun akan ikut merasakan manfaatnya. Sebelum menjalankan training, perusahaan wajib memiliki SOP yang jelas mengenai hal tersebut.
Lalu, seberapa penting sih keberadaan SOP training itu? Simak beberapa alasannya berikut ini:
1. Menjamin kualitas karyawan
Jika setiap karyawan dalam perusahaan mempunyai interpretasi berbeda-beda mengenai program training, maka akan sulit untuk mencapai satu tujuan perusahaan yang sama. Oleh sebab itu, SOP dapat memberikan gambaran jelas mengenai bentuk dan tujuan dari sebuah training ke karyawan.
Secara tidak langsung, SOP training akan mendidik karyawan untuk mencapai tujuan lewat program pelatihan yang tepat. Pengalaman belajar bagi karyawan pun menjadi lebih konsisten dan terarah. Bahkan, SOP ini akan menjadi panduan yang dapat perusahaan pakai terus sekalipun karyawan berganti-ganti.
Meski karyawan akan datang silih berganti, SOP tidak akan ikut berubah (kecuali jika ada alur kerja yang berubah secara keseluruhan). SOP training turut menjaga kualitas karyawan tidak akan menurun dan tetap terkendali.
2. Mengoptimalkan efisiensi dalam kerja
Kemajuan dalam perusahaan dapat terjadi jika setiap proses terdokumentasi dengan baik dan siap dijalankan kapan pun perusahaan butuhkan. Sebuah training dapat berjalan lancar jika alur dan tata caranya sudah jelas, berikut dengan tujuan yang mesti tercapai. Tanpa SOP, sebuah pelatihan akan berlangsung tanpa sistem dan terkesan berantakan.
Bahkan, ada kemungkinan pelatihan hanya akan menjadi buang-buang waktu dan tenaga karena perusahaan tidak punya sistem yang jelas. Pelatihan menjadi percuma karena karyawan pun tidak memetik pengalaman atau pengetahuan yang relevan dengan bidang mereka.
Adanya prosedur jelas dapat mengoptimalkan efisiensi dalam berbagai jenis pelatihan. Prosedur juga memudahkan manajemen dalam mengevaluasi pelatihan dan membuat rencana pengembangan karyawan berikutnya.
3. Meminimalisasi risiko
SOP membantu manajemen untuk meminimalisasi risiko kesalahan dalam pelatihan. Tujuan, alur, dan sistem pelatihan dapat mudah untuk diimplementasikan. Sekali pun tim pelaksana kegiatan training berubah, keberadaan SOP sudah sangat membantu sebagai acuan dalam membuat training.
Sama halnya seperti bentuk SOP lainnya, SOP pelatihan karyawan sangat diperlukan untuk mengurangi risiko kerugian atau kesalahan bagi perusahaan. Adanya SOP membantu perusahaan melaksanakan sebuah pelatihan sesuai koridor dan tujuan yang jelas.
Komponen SOP pelatihan karyawan
Meski peran prosedur pelatihan bagi karyawan sangat penting, tidak sedikit pula perusahaan yang belum memilikinya. Padahal, SOP dapat berdampak pada efisiensi dan konsistensi kinerja karyawan.
Sebelum beranjak ke penyusunan SOP training, ada baiknya kamu cermati dulu komponen apa saja yang perlu ada dalam SOP tersebut. Berikut tiga komponennya:
1. Pengantar
SOP pelatihan diawali dengan pengenalan prosedur ke karyawan. Tujuannya adalah untuk memastikan para karyawan sudah memahami bentuk dan manfaat dari pelatihan. Pengantar ini sifatnya harus jelas agar karyawan mengerti tiap proses-prosesnya dan bagaimana implementasinya ke pekerjaan.
Pada dasarnya, tujuan dari pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan karyawan. Maka, cakupan dalam pengantar ini mesti jelas dan spesifik. Contoh tujuan yang jelas misalnya:
- Pelatihan manajemen risiko: Untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan karyawan saat menghadapi berbagai situasi tak terduga (bencana, masalah manajemen, kecelakaan kerja, dan lain-lain).
- Pelatihan onboarding: Untuk mengenalkan karyawan baru pada struktur perusahaan, aturan, sistem kerja, dan lain-lain.
- Pelatihan kepemimpinan: Untuk menyiapkan karyawan dalam menjalani jenjang karier lebih tinggi (biasanya sebagai persiapan untuk promosi manajerial ke atas).
Dengan memahami pengantar sebuah training, karyawan dapat menyiapkan diri lebih baik selama mengikuti pelatihan. Maka, pengantar adalah komponen terpenting dalam penyelenggaraan pelatihan.
2. Kuis
Pemberian kuis biasanya menjadi komponen yang harus ada dalam SOP pelatihan. Kuis dapat menjadi indikator sukses tidaknya sebuah pelatihan bagi karyawan. Maka, SOP training yang baik mesti memasukkan komponen kuis di dalamnya.
Kuis atau tes kecil dapat manajemen berikan ke karyawan saat sebelum dan sesudah pelatihan. Kuis ini lazim kamu kenal dengan sebutan pre test dan post test. Nilai dari pre test umumnya lebih rendah dari post test.
Andai karyawan mengikuti pelatihan dengan baik, kuis dalam post test pasti dapat dikerjakan dengan jauh lebih baik. Lewat nilai kuis tersebut, manajemen dapat mengukur seberapa efektif penyelenggaraan pelatihan bagi karyawan. Saat SOP pelatihan sudah berjalan baik, semestinya nilai post test akan lebih tinggi, kok.
3. Aplikasi langsung di lapangan
Evaluasi dari hasil pelatihan dapat manajemen lakukan dengan memantau aplikasinya di lapangan. Misalnya, seberapa besar dampak pelatihan ke kinerja para karyawan. Apakah muncul kemajuan atau justru malah tidak ada perubahan berarti?
Dalam hal ini, manajer atau atasan langsung bisa memantau kualitas karyawan setelah pelatihan. Nantinya, laporan dari para manajer ke manajemen dapat menjadi referensi untuk membuat pelatihan berikutnya. Termasuk jika ada masukan dari manajer terkait jenis atau bentuk pelatihan yang cocok untuk karyawannya.
Baca Juga: Pentingkah Investasi Skill Buat Karyawan Baru?
Langkah menyusun SOP pelatihan karyawan
Dalam menyusun SOP, sangat wajar jika membutuhkan proses panjang. SOP tidak bisa perusahaan buat secara instan, apalagi kaitannya dengan beragam prosedur untuk keberlangsungan perusahaan.
Begitu pula dengan SOP pelatihan. Manajemen mesti jeli dan teliti dalam menyusun poin-poin yang harus masuk ke dalam SOP. Perlu dipikirkan juga, apakah SOP cukup berupa dokumen tertulis atau perlu dilampirkan dokumen pendukung berupa gambar alur proses.
Ingat, SOP haruslah mudah dimengerti dan dipahami. Meski berisi banyak prosedur, bukan berarti isi SOP mesti berbelit-belit. Berikut langkah-langkah menyusun SOP training bagi karyawan:
1. Buat dan susun perencanaan
Langkah pertama adalah menyusun perencanaan atau garis besar isi SOP. Pelatihan adalah program dari manajemen perusahaan untuk karyawan. Selain itu, pelatihan bisa dilakukan dalam dua bentuk, yakni offline maupun online.
Kondisi pandemi sempat membuat perusahaan memberlakukan kebijakan sistem kerja jarak jauh atau remote selama berbulan-bulan. Pada masa itu, mungkin tidak semua perusahaan siap dengan SOP kerja remote. Maka, kini sudah waktunya perusahaan membuat SOP tersendiri mengenai kebijakan training secara offline maupun online.
Dalam tahap penyusunan rencana ini, manajemen bisa merujuk pada beberapa checklist penting berikut ini:
- Buat daftar proses dalam SOP training
- Tentukan tenggat waktu yang jelas untuk menulis, menyusun, meninjau, sampai menerapkan dokumen SOP
- Ambil masukan dari pemangku kepentingan dalam perusahaan untuk pengembangan SOP
- Buat rencana implementasi SOP training
- Periksa efektivitas SOP training pada karyawan secara teratur
Penyusunan rencana menjadi pondasi penting dalam membuat SOP. Dari situ, manajemen bisa lanjut ke langkah selanjutnya, yaitu menetapkan tujuan.
2. Tetapkan tujuan
Rencana sudah tersusun, kini manajemen bersiap mulai menulis SOP. Namun, sebelum menyusun rangkaian prosedur yang panjang, perusahaan harus menentukan tujuan terlebih dahulu. Sederhananya, apa yang ingin perusahaan capai dari pelatihan karyawan?
Apakah perusahaan ingin karyawan mempunyai jiwa kepemimpinan tinggi? Apakah perusahaan butuh kecakapan karyawan dalam masing-masing bidang terus terasah? Apakah perusahaan hendak menerapkan sistem kerja baru untuk meningkatkan efektivitas kerja?
Kesuksesan pelatihan karyawan juga terletak pada tujuannya. Tanpa tujuan jelas, pelatihan seperti kepemimpinan atau manajemen akan terasa percuma bagi karyawan. Perusahaan mesti menghindari pemborosan biaya pelatihan, oleh sebab itu tujuannya mesti konkret.
Tiap tujuan yang ada akan mengarah ke metode pengukuran kesuksesan yang berbeda-beda pula. Jadi, tujuan ini nantinya akan jadi tolak ukur utama mengenai output yang karyawan dapatkan setelah training.
3. Cermati audiens
Dalam membuat SOP pelatihan karyawan, manajemen mesti ingat bahwa SOP itu nanti akan dibaca tim penyelenggara training. Mereka adalah audiens dari SOP tersebut. Maka, mencermati karakteristik audiens juga sangat penting.
Hindari menyusun SOP yang bertele-tele atau bahkan susah dipahami audiens. Audiens yang berbeda pasti butuh bahasa penyusunan yang berbeda pula. Misalnya, SOP untuk manajerial tentu bisa jadi lebih rinci dibandingkan SOP untuk para staf.
Untuk membuat SOP secara efektif, ada tiga poin yang mesti perusahaan cermati:
- Siapa audiensnya: Ini bisa mencakup jabatan ataupun departemennya.
- Apa tanggung jawab audiens sehari-hari: Mengenali tanggung jawab audiens memudahkan dalam menentukan bahasa SOP yang sesuai.
- Hasil apa yang harus dicapai: Poin ini biasanya merujuk juga ke tujuan pembuatan SOP sehingga harus sejalan.
4. Tentukan format SOP
Memahami audiens akan memudahkan manajemen dalam memilih format SOP yang sesuai. SOP training bisa dibuat ringkas ataupun rinci, tergantung siapa yang akan menggunakannya. Format SOP yang lazim digunakan antara lain:
- Step by step: Format SOP training ini paling umum kamu jumpai karena bentuknya berupa langkah-langkah kerja secara berurutan. Bentuk SOP ini cenderung mudah dipahami karena biasanya sudah jelas.
- Flow chart: Sementara, format flow chart memuat alur proses atau prosedur pelatihan dalam sebuah diagram yang lebih ringkas. Tujuan dari flow chart adalah untuk memudahkan dalam memahami prosedur. Hanya saja, tetap butuh ketelitian tinggi karena informasi dalam flow chart biasanya lebih padat.
5. Buat SOP
Setelah empat langkah tadi dilakukan, manajemen siap menulis dan menyusun SOP pelatihan karyawan. Dokumen dan komponen dapat disusun sehingga menjadi satu SOP utuh.
Inilah beberapa komponen yang penting dan harus ada sebelum menulis SOP:
- Tujuan: Penjelasan mengenai tujuan dari pelatihan karyawan.
- Ruang lingkup: Memuat apa saja yang menjadi garis besar dari isi SOP tersebut.
- Tanggung jawab: Penjelasan mengenai peran dan tanggung jawab pelaksana pelatihan karyawan.
- Glosarium: Pencantuman definisi, istilah, ataupun singkatan yang sering muncul dalam SOP.
- Prosedur: Penjelasan tentang urutan atau alur proses pelatihan secara jelas dan rinci.
Mengukur kesuksesan SOP pelatihan
SOP pelatihan karyawan yang baik harus rutin untuk dievaluasi dan ditinjau kembali. Hal ini berkaitan dengan sukses tidaknya kegiatan pelatihan bagi karyawan. Ingat, ukuran sukses yang dimaksud adalah tercapai tidaknya tujuan yang tercantum dalam SOP.
Untuk mengukur kesuskses SOP tersebut, ada tiga cara yang bisa manajemen lakukan:
1. Lakukan uji coba SOP
Sebuah SOP perlu melalui beberapa proses sebelum akhirnya resmi disahkan dan diimplementasikan. Maka, penting bagi manajemen untuk melakukan uji coba SOP sebelum memberlakukan SOP tersebut. Uji coba ini sifatnya tidak permanen, jadi manajemen dapat mencobakan prosedur yang ada ke kelompok karyawan tertentu dulu.
Meski hanya uji coba, pelaksanaan dari SOP pelatihan ini mesti tetap serius. Setiap alur dan proses yang ada harus diikuti, demikian pula dengan proses pelatihannya. Ingat untuk kembali ke tiga komponen utama SOP: pengantar (tujuan), kuis (pre test dan post test), serta aplikasi lapangan.
Hasil uji coba ini dapat memberikan gambaran apakah SOP yang sudah tersusun mampu diimplementasikan atau tidak. Jika tidak ada kendala, manajemen bisa memberlakukan SOP pelatihan tersebut.
2. Siapkan kuis
Kesuksesan SOP juga bisa perusahaan cek dari hasil yang karyawan dapatkan setelah pelatihan. Adanya pre test dan post test sangat membantu manajemen dalam mengukur efektivitas pelatihan beserta SOP-nya.
Dalam pre test, siapkan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup tiga area: mudah, cukup sulit, dan sulit. Dari hasil pre test, manajemen dapat menaksir kondisi awal karyawan sebelum mengikuti pelatihan.
Post test dapat menggunakan pertanyaan yang sama seperti pre test, namun tidak dianjurkan untuk terlalu sering digunakan. Untuk lebih mengetahui dampak pelatihan ke karyawan, sebaiknya masukkan juga pertanyaan yang sifatnya mengasah kemampuan berpikir kritis karyawan.
3. Buat kegiatan tambahan
Guna meningkatkan efektivitas dari pelatihan, perusahaan dapat sesekali memberikan kegiatan tambahan yang relevan dengan materi pelatihan. Misalnya, pelatihan kepemimpinan dapat teruji dampaknya ke karyawan lewat kegiatan gathering kantor.
Atau juga pelatihan tentang skill tambahan akan lebih bermanfaat jika perusahaan menyelenggarakan kompetisi sesuai bidang karyawan. Intinya, kegiatan tambahan akan membuat karyawan lebih mudah mempraktikkan pengetahuan baru dari pelatihan. Sukses tidaknya pelatihan dapat terlihat pula dari hal tersebut.
Baca Juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Pengertian, Kriteria, & Metodenya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai serba-serbi SOP pelatihan karyawan yang mungkin dibutuhkan perusahaan. Penyusunan SOP sangat penting untuk menjamin program-program pelatihan terlaksana dengan baik. Maka, tahap persiapan penyusunan SOP tidak boleh perusahaan sepelekan, nih.
Untuk perusahaan yang membutuhkan program pelatihan digital skill bagi karyawan, Belajar Lagi menyediakan Corporate Training yang menarik, lho. Materinya juga beragam, mulai dari digital marketing, branding, performance marketing, dan lain-lain.
Info selengkapnya bisa Teman Belajar baca di website Belajar Lagi. Yuk, tingkatkan kemampuan karyawan lewat program pelatihan dari Belajar Lagi!
