6 Tahap Screening Kerja, Kamu Sudah Sampai Tahap Mana?

Teman Belajar, apakah kamu seorang jobseeker? Setiap perusahaan tentunya ingin memiliki kandidat terbaik untuk menjadi karyawan di tiap posisinya. Maka dari itu, sebelum menerima karyawan baru, perusahaan akan melakukan proses screening yang terdiri dari beberapa tahapan.

Tahap screening atau penyaringan karyawan ini dilakukan untuk mendapatkan kandidat yang berkualitas, profesional, dan mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.

Screening kerja umumnya sama dengan background checking atau pemeriksaan latar belakang yang dilakukan oleh perusahaan. Screening pun berbeda dengan tahap wawancara dan sebagainya, karena umumnya screening dilakukan sebelum perusahaan memutuskan untuk mewawancaraimu.

Berikut informasi seputar tahap-tahap yang dilakukan pada saat screening karyawan pada saat melamar kerja. Simak hingga akhir ya, Teman Belajar!

Apa Itu Screening Kerja?

Screening kerja adalah tahap penting dalam proses rekrutmen di mana perekrut menilai dan memverifikasi informasi yang diberikan oleh kandidat dalam CV dan surat lamaran mereka. Tujuan utama dari screening kerja adalah memastikan bahwa perusahaan hanya mempekerjakan individu yang kompeten, profesional, dan memiliki integritas tinggi. Proses ini tidak hanya penting untuk merekrut karyawan baru tetapi juga dalam mempromosikan staf internal untuk naik jabatan.

Secara harfiah, screening berarti penyaringan. Dalam konteks rekrutmen, screening kerja adalah metode sistematis untuk menyaring sejumlah pelamar guna menentukan siapa yang paling memenuhi kriteria untuk posisi yang dilamar. Screening kerja melibatkan beberapa langkah evaluasi yang dirancang untuk menilai berbagai aspek kandidat, termasuk latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis dan soft skill, kepribadian, serta riwayat kriminal.

Mengapa Perlu Ada Tahap Screening Kerja?

Tahap ini dilakukan dengan cara melihat dan mendalami dokumen-dokumen yang diberikan oleh pelamar pada tahap awal melamar suatu pekerjaan. Biasanya, perusahaan akan meminta pelamar untuk mengirim CV, ijazah, hingga Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK).

Beberapa tujuan dari tahap screening kerja ini, yaitu:

• Mengetahui skill, kompetensi, atau kemampuan calon karyawan,
• Memverifikasi latar belakang pelamar, mulai dari riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, dan sebagainya,
• Mencari karyawan yang kompeten dan sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan, dan
• Menjaga keamanan tempat kerja, karena perusahaan tentunya tidak ingin data-data penting perusahaan dibocorkan kepada masyarakat umum, sehingga perlu merekrut karyawan yang bisa menjaga keamanan data.

Baca Juga: Cara Dapat Pekerjaan yang Tepat: Tips & Strategi

Tahap Screening Kerja

Berikut beberapa tahapan screening kerja yang umumnya dilakukan oleh sebuah perusahaan.

1. Review CV

CV menjadi hal paling pertama yang akan dilihat oleh para rekruter. CV biasanya berisikan informasi kontak pribadi, riwayat pendidikan dan pekerjaan, skill yang kamu miliki, hingga pencapaian yang pernah kamu dapatkan.

Dalam menyortir sebuah CV, perusahaan umumnya menggunakan software khusus yang bisa membaca CV, yang disebut dengan ATS (Applicant Tracking System). Nah, CV yang ATS-friendly tentunya dapat membuatmu lolos tahap ini.

Namun, tidak semua perusahaan akan menyeleksi CV menggunakan sistem. Ada pula beberapa posisi yang memang butuh diseleksi secara manual, seperti pekerjaan yang berhubungan dengan desain, penulisan, visual, dan lain sebagainya. Perlu kamu pastikan kalau kamu memiliki kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, agar profilmu menonjol dan bisa lolos ke tahap selanjutnya.

Agar bisa lolos tahap ini, kamu pun disarankan membuat CV terbaik dan membuat portofolio yang memuat semua pekerjaanmu dengan cara mengikuti pelatihan skill digital dari Belajarlagi. Dengan begini, rekruter dapat melihat apa saja yang sudah pernah kamu kerjakan.

Pekerjaan di bidang digital marketing juga umumnya membutuhkan portofolio, loh!

2. Screening Melalui Telepon

Jika rekruter merasa profilmu cocok dengan kualifikasi kandidat yang mereka butuhkan, maka rekruter akan meneleponmu. Hal ini berbeda dengan interview yang biasanya dilakukan.

Pada tahap ini, rekruter ingin menilai secara singkat bagaimana kemampuan komunikasimu dan apakah kontak yang kamu cantumkan bisa dihubungi atau tidak. Rekruter juga ingin memastikan bahwa kamu benar-benar tertarik untuk bekerja bersama mereka dan ingin lanjut ke tahap selanjutnya.

Jika dirasa cocok, maka rekruter akan melanjutkan proses lamaran kerjamu ke tahap selanjutnya, seperti HR interview, user interview, atau tes psikologi.

Agar kamu bisa dipanggil ke tahap selanjutnya, kamu bisa menyiapkan diri sebaik mungkin dengan terus melatih kemampuan komunikasimu. Kamu juga bisa mencatat progres lamaran kerjamu agar kamu tidak lupa dengan posisi atau perusahaan yang kamu apply.

3. Melakukan Cek Latar Belakang

Tahap terakhir, rekruter biasanya akan melakukan cek latar belakang. Hal ini bisa dilakukan oleh rekruter berdasarkan data-data yang kamu lampirkan di dalam CV.

Misalnya saja, untuk memeriksa latar belakang pendidikan, rekruter akan melihat data pendidikan dari pemerintah, melihat keaslian nomor ijazah, atau bisa pula menelepon sekolah secara langsung.

Untuk memeriksa latar belakang riwayat pekerjaanmu, rekruter bisa saja melihat langsung ke website perusahaan sebelumnya dan memeriksa pekerjaanmu secara langsung. Cara lain yang lebih umum adalah dengan menelepon pihak terkait yang langsung bekerja denganmu di tempat sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk memastikan pekerjaan yang kamu lakukan memang sudah sesuai dengan apa yang kamu cantumkan di CV.

Lalu, tidak jarang rekruter juga akan melakukan pemeriksaan latar belakang melalui media sosial pelamar. Hal ini dilakukan untuk memastikan pelamar menggunakan media sosial dengan tepat dan berperilaku baik. Kita bisa memanfaatkan personal branding di media sosial agar menambah nilai plus. Jadi, mulai gunakan media sosialmu dengan bijak, ya!

Baca Juga: Cara Membangun Personal Branding, Auto Dilirik HRD!

4. Tahap Pengujian

Pelamar yang berhasil melewati tahap screening interview akan diinformasikan untuk mengikuti tahap selanjutnya, yaitu tahap pengujian. Tahap pengujian dalam proses screening ini juga dikenal sebagai screening test.

Apa yang dimaksud dengan screening test? Screening test adalah tahap dalam proses rekrutmen yang bertujuan untuk menilai kompetensi teknis dan soft skill pelamar.

Menurut People Force, pertanyaan dalam screening test dapat bervariasi tergantung pada posisi yang dilamar. Biasanya, pertanyaan-pertanyaan ini disiapkan oleh tim rekruter untuk menilai sejumlah kompetensi utama technical skill yang dibutuhkan untuk posisi tersebut, seperti kemampuan komunikasi, kepemimpinan, manajemen waktu, dan lain sebagainya.

Perlu diingat, screening test hanyalah salah satu tahap pengujian dalam proses seleksi. Selain screening test, ada juga psikotes untuk menilai kecepatan kandidat dalam menyelesaikan tugas, cara menangani masalah, keakuratan, dan kemampuan menilai situasi. Beberapa perusahaan juga mengharuskan tes kesehatan atau medical exam.

5. Tahap Referensi

Jumlah pelamar yang mencapai tahap ini biasanya hanya sedikit. Mereka adalah pelamar yang telah berhasil melewati sejumlah tahapan screening.

Namun, HRD masih perlu melakukan pengecekan lebih lanjut sebelum memberikan offering letter. Biasanya, mereka akan menghubungi referensi kerja yang tercantum dalam surat lamaran atau cover letter.

Tujuan dari referensi kerja adalah agar HRD dapat memverifikasi informasi yang disampaikan oleh pelamar. Selain itu, HRD juga ingin mengetahui reputasi dan rekam jejak pelamar di tempat kerja sebelumnya.

Ketika menghubungi referensi kerja, HRD biasanya akan mengajukan beberapa pertanyaan, seperti:

• Apa hubungan Anda dengan kandidat?
• Berapa lama Anda bekerja sama dengan kandidat?
• Apa peran dan tanggung jawab kandidat selama bekerja?
• Menurut Anda, apa keunggulan yang dimiliki oleh kandidat?
• Apakah kandidat pernah mendapat teguran lisan atau tertulis?
• Bagaimana hubungan kandidat dengan rekan kerja?

Biasanya, orang yang menjadi referensi kerja adalah rekan kerja atau atasan di tempat kerja sebelumnya.

Dengan demikian, secara tidak langsung, rekan kerja dan atasan turut berpengaruh pada perjalanan karier Anda selanjutnya. Oleh karena itu, selalu jaga hubungan baik dengan mereka.

6. Menentukan Calon Karyawan yang Lolos

Setelah menyelesaikan proses screening terhadap semua kandidat, saatnya Anda menentukan siapa yang akan lolos ke tahap selanjutnya. Pada tahap ini, Anda bisa menyesuaikan kualifikasi dan kriteria lain yang diperlukan.

Anda juga dapat memilih 5 hingga 10 pelamar terbaik untuk di-review oleh manajer atau user yang akan menjadi atasan langsung mereka. Dalam situasi ini, Anda juga dapat memberi tahu user dan mengumumkan siapa saja yang akan diundang untuk mengikuti sesi wawancara.

Prosedur ini bisa menjadi langkah terakhir sebelum memberikan surat penawaran kerja atau offering letter sebagai bentuk persetujuan antara perusahaan dan pelamar.

Baca Juga: Persiapan Penting Sebelum Melamar Pekerjaan

Tips Lolos Screening Kerja

Setelah kamu tahu beberapa tahap screening kerja yang dilakukan oleh rekruter, maka kamu bisa menerapkan beberapa tips berikut ini agar kamu bisa lolos ke tahap berikutnya:

• Bijak menggunakan media sosial, karena, seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, rekruter bisa saja melakukan cek ke akun media sosialmu,
• Tulis keahlian yang kamu miliki dengan sesuai, jangan sampai kamu melebih-lebihkan agar profilmu terlihat bagus. Rekruter bisa saja tahu kalau kamu berbohong dengan melakukan background checking ini,
• Jaga hubungan baik dengan teman-teman atau rekan kerjamu di tempat sebelumnya, karena mereka juga bisa menjadi salah satu sumber yang digunakan oleh rekruter pada saat melakukan background checking, dan
• Terakhir, tentunya kamu harus terus upgrade skill yang kamu miliki agar bisa memenuhi kriteria dan kualifikasi posisi yang kamu lamar lewat bootcamp online dari Belajarlagi.

Screening kerja adalah tahap penting saat proses mendaftar pekerjaan karena semua latar belakng dan skill kita dianalisis oleh rekruter. Itulah dia beberapa informasi seputar tahap screening kerja yang umumnya dilakukan oleh rekruter. Setelah melalui tahap ini, kamu bisa melanjutkan proses ke tahap selanjutnya, seperti tahap wawancara kerja, tes psikologi, medical check up, hingga offering letter. Semangat jobseeker!