Saat mencari pekerjaan, menerima offering letter sering jadi momen yang bikin jantung berdegup kencang. Bagi banyak pencari kerja, dokumen ini menandakan usaha yang panjang akhirnya membuahkan hasil. Tapi, sebenarnya apa itu offering letter? Apakah itu berarti kamu sudah diterima? Atau masih ada langkah lain?
Di artikel ini, kita akan bahas tuntas tentang offering letter, mulai dari pengertiannya, isi di dalamnya, hingga perbedaannya dengan kontrak kerja. Yuk, simak supaya kamu nggak salah langkah!
Apa itu Offering Letter?
Dalam proses melamar kerja, kamu mungkin akan mendengar istilah offering letter. Lalu, apa itu offering letter? Sederhananya, offering letter adalah surat resmi dari perusahaan yang diberikan kepada kandidat yang berhasil melewati semua tahapan rekrutmen.
Dokumen ini menunjukkan bahwa perusahaan telah memilih kamu untuk mengisi posisi tertentu dan ingin menawarkan pekerjaan secara formal. Walau belum resmi, offering letter menandakan peluang besar kamu untuk diterima. Ini bisa dibilang lampu hijau dari perusahaan, meskipun statusmu belum final sebagai karyawan hingga kontrak kerja ditandatangani.
Isi offering letter umumnya mencakup jabatan yang ditawarkan, gaji, tunjangan, tanggal mulai bekerja, serta syarat dan ketentuan lainnya. Setelah kamu menyetujui semua yang tertulis, proses dilanjutkan ke penandatanganan kontrak kerja.
Jadi, offering letter adalah langkah awal yang penting dalam proses penerimaan kerja, yang akan menentukan apakah kamu akan melanjutkan ke tahap akhir dan menjadi bagian dari perusahaan secara resmi.
Apa Isi Offering Letter?
Setelah lolos rekrutmen, kamu mungkin akan menerima offering letter dari perusahaan. Surat ini berisi penawaran kerja resmi beserta rincian pekerjaan yang sudah dibahas saat wawancara.
Meskipun isi offering letter bisa bervariasi sesuai kebijakan perusahaan, umumnya ada beberapa poin penting yang pasti tercantum di dalamnya:
- Nama posisi
Ini adalah jabatan yang akan kamu isi di perusahaan, lengkap dengan struktur posisi dalam tim atau departemen terkait. - Deskripsi pekerjaan
Menjelaskan secara umum apa saja tanggung jawab dan peran kamu, seperti ruang lingkup kerja, siapa atasanmu, dan sistem kerja yang akan kamu jalani. - Rincian gaji
Gaji yang tercantum biasanya dalam bentuk gross (sebelum dipotong pajak dan iuran), tapi beberapa perusahaan juga mencantumkan take home pay atau gaji bersih yang akan kamu terima. Selain itu, informasi bonus tahunan dan THR juga bisa ikut dicantumkan. - Fasilitas dan benefit lain
Fasilitas ini bisa berupa BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, tunjangan asuransi swasta, insentif lembur, pinjaman perlengkapan kerja (seperti laptop), jatah parkir, reimburse biaya tertentu, hingga kompensasi lainnya yang sebelumnya mungkin sudah dibahas saat wawancara. - Hak cuti
Mulai dari cuti tahunan, cuti sakit, cuti haid, cuti melahirkan, hingga cuti khusus lain yang diatur dalam kebijakan perusahaan akan dijelaskan dalam offering letter. - Tanggal mulai kerja
Ini adalah tanggal resmi kapan kamu akan mulai bekerja di perusahaan tersebut. - Tenggat konfirmasi
Perusahaan biasanya memberi batas waktu tertentu bagi kamu untuk mengembalikan offering letter yang sudah ditandatangani. Jadi, jangan terlalu lama menunda, ya!
Di bagian akhir surat, biasanya akan ada dua kolom tanda tangan, satu untuk perwakilan perusahaan (biasanya HRD atau pimpinan), dan satu lagi untuk kamu sebagai calon karyawan. Ini berfungsi sebagai tanda persetujuan atas semua isi yang tercantum dalam surat tersebut.
Selain itu, walaupun offering letter umumnya mencantumkan gaji gross, tidak semua perusahaan merinci potongan pajak atau gaji bersih. Jadi, jika kamu masih ragu, jangan ragu untuk menanyakan hal ini agar semuanya jelas, ya!
Baca Juga: 10 Unsur-Unsur Surat Lamaran Pekerjaan dan Contohnya
Contoh Offering Letter
Setelah mengetahui pengertian dari offering letter, ini saatnya kamu mulai mengetahui juga bagaimana contoh offering letter yg baik dan benar. Berikut ini contoh offering letter:
1. Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia
Subjek Email: Penawaran Posisi [Nama Posisi] di PT. ABCD
Yth. [Nama Penerima],
Kami dengan senang hati menginformasikan bahwa kami telah memilih Anda untuk bergabung dengan PT. ABCD sebagai [Nama Posisi]. Kami percaya bahwa keahlian dan pengalaman Anda akan memberikan kontribusi yang besar bagi tim kami. Berikut adalah rincian lebih lanjut mengenai tawaran ini:
Posisi: [Nama Posisi]
Nama Perusahaan: PT. ABCD
Departemen: [Nama Departemen]
Melapor Kepada: [Nama Atasan dan Posisi]
Gaji dan Tunjangan:
- Gaji bulanan yang kami tawarkan sebesar [Jumlah Gaji], yang belum termasuk pemotongan pajak dan tunjangan lainnya.
- Selain gaji, Anda juga akan menerima tunjangan kesehatan, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, serta fasilitas lainnya sesuai kebijakan perusahaan.
Masa Percobaan:
Anda akan menjalani masa percobaan selama [Durasi Masa Percobaan] bulan. Pada akhir masa percobaan, akan dilakukan evaluasi kinerja untuk menentukan status Anda sebagai karyawan tetap atau sebaliknya.
Cuti dan Izin:
Sebagai karyawan, Anda berhak atas cuti tahunan dan izin sakit sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Rincian lebih lanjut mengenai prosedur pengajuan cuti dan izin akan dijelaskan setelah Anda bergabung.
Jika Anda menerima tawaran ini, mohon untuk menandatangani surat penawaran yang kami lampirkan di email ini dan mengirimkan kembali salinan yang telah ditandatangani melalui email atau pos ke alamat yang tertera di bawah ini.
Kami berharap dapat segera menyambut Anda di tim kami. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan lebih lanjut mengenai tawaran atau dokumen yang terlampir.
Terima kasih atas perhatian Anda, dan kami menunggu konfirmasi Anda.
Salam hormat,
[Nama Pengirim]
Departemen Sumber Daya Manusia
PT. ABCD
Alamat: [Alamat Perusahaan]
Telepon: [Nomor Telepon Perusahaan]
Email: [Email HRD Perusahaan]
2. Contoh Offering Letter (Bahasa Inggris)
Subject: Job Offer for the Position of [Job Title] at [Company Name]
Dear [Recipient’s Name],
We are pleased to offer you the position of [Job Title] at [Company Name]. We believe your skills and experience will be a great addition to our team. Below are the details of the job offer:
Position: [Job Title]
Company Name: [Company Name]
Department: [Department Name]
Reports To: [Supervisor’s Name and Position]
Salary and Benefits:
- Your monthly salary will be [Salary Amount], before taxes and other deductions.
- In addition to your salary, you will be entitled to health benefits, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, and other facilities as per company policy.
Probation Period:
You will undergo a probation period of [Probation Duration] months. At the end of the probation period, your performance will be evaluated to determine whether to offer you permanent employment.
Leave and Permits:
As an employee, you will be entitled to annual leave and sick leave in accordance with the company’s policies. Detailed procedures for requesting leave and permits will be provided upon your joining.
If you agree to this offer, please sign the attached letter and send it back to us via email or mail to the address below.
We look forward to welcoming you to the team. Please do not hesitate to reach out if you have any questions regarding the offer or the documents attached.
Thank you for your time and consideration. We look forward to your confirmation.
Kind regards,
[Sender’s Name]
Human Resources Department
[Company Name]
Address: [Company Address]
Phone: [Company Phone Number]
Emal: [Company HR Email]
Kapan Harus Kirim Balik Offering Letter?
Setelah menyelesaikan semua tahapan rekrutmen, mulai dari wawancara, pengecekan latar belakang, hingga tes kesehatan, biasanya HRD akan mengirimkan offering letter sebagai tanda bahwa kamu terpilih.
Begitu surat penawaran kerja dikirimkan, perusahaan biasanya memberikan waktu antara 24 jam hingga maksimal satu minggu untuk memberikan jawaban. Karena itu, sebaiknya jangan menunda terlalu lama.
Jika kamu sudah yakin dan setuju dengan semua isi surat, langsung saja tandatangani dan kirimkan kembali. Namun, jika ada hal yang perlu diklarifikasi atau dinegosiasikan, sampaikan segera agar proses selanjutnya berjalan lancar.
Bolehkah Bernegosiasi setelah Diberi Offering Letter?
Kamu baru saja menerima offering letter, tapi ada beberapa hal yang terasa kurang pas? Tenang saja, karena kamu tetap punya ruang untuk bernegosiasi terkait isi dari offering letter tersebut. Mengajukan perubahan atau penyesuaian terhadap isi surat penawaran kerja adalah hal yang sah-sah saja untuk dilakukan.
Biasanya, setelah kamu menyampaikan permintaan revisi, HRD akan mengirimkan versi baru dari offering letter untuk kamu pelajari dan tandatangani. Tapi perlu diingat, kalau kamu menolak revisi tersebut, perusahaan juga berhak menarik tawarannya.
Kamu juga jangan terlalu lama menunda jawaban dari offering letter, ya! Meski kamu ingin berpikir matang-matang, usahakan tetap membalas dalam waktu satu hari. Kalau terlalu lama, bisa saja perusahaan menganggap kamu tidak tertarik dan langsung mengalihkan penawaran ke kandidat lain.
Baca Juga: Mengapa Surat Lamaran Kerja Sangat Penting untuk Melamar Pekerjaan?
Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
Walaupun sering kali terdengar serupa, offering letter dan kontrak kerja punya perbedaan yang cukup signifikan. Yuk, kita simak apa saja perbedaannya:
1. Kekuatan Hukum
Offering letter adalah surat yang menunjukkan minat perusahaan untuk merekrutmu. Ini adalah langkah awal dari kesepakatan kerja antara kamu dan perusahaan. Penandatanganan offering letter berarti kamu setuju dengan syarat yang ditawarkan dan siap mulai bekerja.
Sementara itu, kontrak kerja adalah dokumen yang lebih formal dan mengikat secara hukum. Kontrak ini berisi semua detail syarat, hak, dan kewajiban kedua belah pihak, dan jelas memiliki kekuatan hukum yang lebih kuat.
2. Kepastian Status Ketenagakerjaan
Dalam kontrak kerja, kamu akan mendapatkan kepastian mengenai status pekerjaanmu, apakah bersifat permanen (PKWTT) atau kontrak (PKWT). Biasanya, kontrak ini juga mencakup ketentuan tentang bagaimana hubungan kerja bisa diputus, baik dari pihak perusahaan maupun karyawan.
3. Isi Dokumen
Offering letter lebih bersifat sebagai pengantar yang hanya mencakup informasi dasar seperti posisi yang ditawarkan, tanggal mulai bekerja, dan rincian gaji.
Berbeda dengan offering letter, kontrak kerja mencakup detail lebih rinci, seperti durasi kerja, hak, kewajiban, serta peraturan yang berlaku di perusahaan. Jadi, offering letter belum cukup untuk menjadikanmu karyawan resmi, karena status kamu baru akan resmi setelah menandatangani kontrak kerja.
4. Waktu Pemberian
Offering letter biasanya dikirimkan terlebih dahulu sebagai penawaran resmi dari perusahaan. Setelah kamu menyetujuinya, barulah kontrak kerja diberikan untuk ditandatangani.
5. Rincian Hak & Kewajiban
Di dalam kontrak kerja, hak dan kewajibanmu sebagai karyawan dijelaskan dengan lebih detail. Mulai dari gaji, tunjangan, aturan perusahaan, hingga sistem kerja. Karena itu, kontrak kerja biasanya lebih panjang daripada offering letter.
6. Job Description yang Lebih Lengkap
Kontrak kerja juga memuat job description yang lebih rinci, jadi kamu akan tahu persis apa saja tugasmu, siapa atasanmu, dan bagaimana alur pelaporan pekerjaan. Sementara itu, offering letter hanya memberikan gambaran umum tentang posisi yang akan kamu isi.
Untuk kamu yang masih di tahap mencari pekerjaan impian, pastikan kamu punya bekal yang cukup, baik dari segi kemampuan teknis maupun pemahaman soal proses rekrutmen. Karena itu, yuk bekali diri dulu dengan sertifikasi!
Sebelum melamar kerja dan menerima offering letter pertamamu, pastikan kamu sudah punya modal yang cukup untuk bersaing di dunia profesional. Salah satunya dengan mengikuti program sertifikasi profesi dari Certihub by Belajarlagi.
Di sini, kamu bisa belajar langsung dari mentor berpengalaman, mendapatkan sertifikat resmi, dan tentunya memperkuat CV-mu agar makin dilirik rekruter. Sangat pas buat kamu yang ingin tampil lebih siap saat memasuki dunia kerja!
