Cross Training Karyawan, Cara Buat Tim Fleksibel dan Kuat

Apa jadinya jika satu karyawan penting Anda resign atau cuti mendadak, sampai-sampai operasional bisnis ikut terdampak? Untuk mengantisipasi hal tersebut, cross training adalah strategi yang Anda perlu praktikkan. Dalam cross training, Anda akan melatih karyawan guna menguasai keterampilan tertentu yang berada di luar peran atau tanggung jawab utamanya.

Sebuah bisnis yang hanya bergantung pada satu atau dua orang berpotensi mudah rapuh. Oleh sebab itu, keberadaan cross training membantu perusahaan membangun tim lebih fleksibel, siap terus berkembang, sekaligus tahan banting. Artikel kali ini akan menjelaskan apa itu cross training, manfaat, hingga seperti apa contoh menerapkannya. Jika Anda bekerja di bidang HR, Anda wajib menyimak ulasan ini sampai akhir.

Apa Itu Cross Training Kenapa Penting untuk Bisnis

Cross training adalah sebuah praktik melatih karyawan untuk menjalankan peran atau tugas tertentu di luar tanggung jawab utama mereka. Jangan salah artikan cross training dengan rotasi peran atau jabatan. Inti dari cross training sebenarnya berfokus pada diversifikasi keterampilan. Dengan membekali keterampilan baru, nantinya karyawan diharapkan bisa menjalankan atau mendukung peran lain ketika dibutuhkan.

Beberapa orang juga sering menyamakan cross training dengan upskilling maupun reskilling. Padahal, ketiganya adalah hal yang sangat berbeda. Upskilling lebih ke memperkuat keterampilan karyawan pada fungsi atau perannya sekarang agar terus berkembang. Reskilling berarti mengembangkan keterampilan baru untuk memenuhi tuntutan pekerjaan di posisi baru atau masa depan. Sementara, cross training adalah pengembangan keterampilan baru di luar tugas utama saat ini.

Implikasi dari perbedaan ketiga hal tersebut terletak pada tujuan utamanya. Cross training menjadi sangat penting dilakukan agar perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada satu sosok kunci di pekerjaan. Saat karyawan tersebut pergi, setidaknya ada karyawan lain yang menggantikannya sehingga operasional tetap berjalan aman. Selain itu, cross training juga mendorong sebuah tim tumbuh menjadi lebih tangkas.

Dengan memahami apa itu cross training, Anda pun dapat mulai melihat betapa krusialnya pelatihan ini di perusahaan. Melalui cross training, Anda mampu mengantisipasi dampak kepergian karyawan. Baik itu yang sifatnya sementara (cuti mendadak) maupun selamanya (tiba-tiba resign).

Cross training tumbuh subur di organisasi yang punya learning culture yang adaptif.

Manfaat Cross Training bagi Perusahaan dan Karyawan

Jika bicara tentang manfaat cross training, Anda perlu melihatnya dari dua sisi, yaitu bagi perusahaan dan bagi karyawan. Saat dilakukan dengan sistem dan cara yang tepat, cross training memberi manfaat yang luar biasa bagi pertumbuhan bisnis.

Manfaat cross training untuk perusahaan:

• Menjaga kontinuitas operasional bisnis saat ada karyawan cuti atau resign. Cross training akan menyiapkan karyawan agar bisa menggantikan peran tertentu dari seseorang yang absen. Maka, operasional pun tetap berjalan lancar, sekalipun ada sosok kunci yang pergi.
• Alokasi SDM menjadi lebih fleksibel. Saat karyawan menguasai keterampilan lain di luar tanggung jawabnya, HR pun punya peluang mengalokasi SDM dengan lebih mudah. Karyawan bisa siap kapan pun mengerjakan bagian lain.
• Biaya rekrutmen dapat lebih hemat. Jika ada kasus resign, HR dapat mengganti posisi yang ditinggalkan ke karyawan lain yang terlebih dahulu menguasai peran itu melalui pelatihan. Merekrut karyawan internal jelas lebih efisien daripada harus merekrut orang luar.
• Kolaborasi antar divisi menjadi lebih baik. Cross training dapat memberikan wawasan mengenai pekerjaan divisi lain yang nantinya berdampak ke sikap dalam berkolaborasi. Karyawan menjadi lebih menghargai dan mengapresiasi pekerjaan divisi lain.

Sementara, manfaat cross training bagi karyawan:

• Mengembangkan keterampilan. Melalui cross training, keterampilan para pekerja jelas akan bertambah. Karyawan punya kesempatan belajar hal baru, bahkan di luar rutinitas pekerjaan yang dilakukan setiap hari. 

Ini mendekati konsep T-shaped person, dalam di satu bidang, luas lintas fungsi.

• Membuka peluang karier. Saat keterampilan kian berkembang, maka karyawan menjadi punya peluang berkarier di bidang lain. Ini jelas menjadi nilai berharga karena karyawan berpotensi lebih sukses dalam meniti kariernya.
• Meningkatkan minat pada pekerjaan. Melakukan pekerjaan yang sama setiap hari rentan membuat bosan. Adanya cross training membuat karyawan memiliki kesempatan mencoba minat baru yang nantinya membantu mengurangi kebosanan bekerja.
• Memiliki nilai tambah untuk potensi promosi. Ketika dibuka kesempatan promosi, karyawan menjadi memiliki modal untuk mencobanya. Dengan mempelajari dan menguasai keterampilan di luar peran saat ini, karyawan dapat promosi lintas divisi.

Selain itu, Anda perlu mempertimbangkan dampak positif cross training pada loyalitas pekerja. Karyawan biasanya lebih mau terlibat dan bertahan di perusahaan ketika mereka merasa diberi kesempatan untuk berkembang, salah satunya lewat pelatihan. Secara tidak langsung, cross training juga punya peran dalam menurunkan turnover.

HR Daily Advisor menyebut 78% karyawan memilih bertahan ketika melihat jenjang karier jelas di perusahaan. Succession planning adalah cara untuk melakukan kaderisasi secara natural yang menjadi incaran para karyawan. Maka, cross training sejatinya memegang fungsi penting dalam menyiapkan succession planning.

Cross training juga memperkuat retensi. Deteksi dini risikonya lewat 3 tanda karyawan mulai quiet quitting sebelum talenta terbaik pergi.

Selain itu, cross training membuka peluang promosi jabatan lintas divisi bagi karyawan yang siap naik level.

Contoh Penerapan Cross Training di Berbagai Divisi

Agar lebih mudah Anda bayangkan, simak contoh penerapan cross training yang umum dilakukan di berbagai divisi:

Sebagai HR, Anda dapat pula menggunakan skill matrix untuk memetakan dan mengidentifikasi keterampilan karyawan agar dapat menentukan cross training yang tepat. Skill matrix sendiri biasanya mencakup keterampilan yang dibutuhkan, keterampilan yang sudah ada, dan keterampilan apa yang butuh dikembangkan. 

Selain itu, skill matrix umumnya memakai skala penilaian tertentu:

• 0 = belum mengenal keterampilan
• 1 = pernah mempelajari keterampilan
• 2 = mampu bekerja dengan bimbingan
• 3 = mandiri
• 4 = mahir

Contoh mini skill matrix:

Baca juga Mengenal Succession Planning dan Cara Menerapkannya

Cara Menerapkan Cross Training Karyawan dari Nol

Lalu, bagaimana cara menerapkan cross training karyawan di perusahaan? Langkah-langkah praktis ini dapat menjadi acuan bagi Anda:

1. Lakukan pemetaan keterampilan dan temukan peran kritis. Dengan menggunakan skill matrix, Anda bisa memetakan keterampilan apa saja yang butuh dipelajari karyawan. Selain itu, lakukan identifikasi terhadap peran kritis yang ada. Di peran mana kira-kira akan sangat krusial jika karyawan bersangkutan pergi atau absen.
2. Tentukan tujuan dan prioritas. Setelah menemukan peran kritis, Anda dapat menjadikannya sebagai prioritas untuk dijadikan program pelatihan. Pertajam tujuannya ingin seperti apa: mengurangi hambatan, meningkatkan keterlibatan karyawan, atau menguatkan succession planning?
3. Libatkan karyawan dalam active learning. Tetapkan metode seperti apa yang menurut Anda paling tepat. Misalnya, rotasi tugas terstruktur, program mentoring (pasangan mentor dengan mentee), simulasi langsung, dan sebagainya. Pembelajaran aktif umumnya efektif meningkatkan kepercayaan diri karyawan.
4. Buat jadwal cross training. Selanjutnya, susun jadwal pelaksanaan cross training dengan cermat. Pastikan jadwal tersebut tidak mengganggu jam operasional kerja. Anda sebaiknya mengatur jadwal secara bertahap, bukan sekaligus.
5. Lakukan dokumentasi dan ukur hasilnya. Dokumentasikan segala proses cross training agar mempermudah Anda dalam mengukur seperti apa hasilnya. Jika perlu, buat survei terhadap karyawan yang mengikuti cross training dan tinjau dampaknya ke keterlibatan maupun efektivitas kerja mereka.

Ingat, jangan sampai overload melakukan cross training. Tidak semua karyawan secara sukarela mau mempelajari keterampilan baru, apalagi yang ada di luar perannya selama ini. Anda tidak bisa memaksa semua karyawan belajar banyak hal bersamaan. Pastikan melaksanakan cross training secara bertahap dan rutin mengevaluasinya.

Andai Anda ingin berjalan lebih cepat, solusi terbaiknya adalah menyelenggarakan program pelatihan terstruktur atau yang sifatnya eksternal. Dengan begitu, Anda tidak hanya mengandalkan cross training untuk mencegah hambatan dalam operasional terkait absennya karyawan penting.

Setelah menemukan peran kritis, susun programnya secara terukur lewat 5 cara menyusun program pelatihan karyawan yang terukur.

Tantangan dan Kesalahan Umum dalam Cross Training

Dari penjelasan yang ada, Anda bisa melihat bahwa cross training adalah metode penting yang mendorong kontinuitas operasional di kondisi paling mendesak. Meski begitu, ada beberapa tantangan maupun kesalahan umum yang sering terjadi dan perlu Anda antisipasi:

1. Membebani karyawan secara berlebihan. Cross training berada di luar area rutinitas pekerjaan harian karyawan. Maka, pasti ada karyawan yang menganggap program ini hanya “menambahi-nambahi” beban kerja, apalagi tidak bisa langsung dipraktikkan ke peran sekarang.
2. Kurang ada tujuan jelas. Target dari cross training sering kali tidak sampai dengan tepat atau sulit diterima para pekerja. Dalam hal ini, perusahaan kurang tajam dalam menyusun tujuan dan target sehingga kesannya cross training sekadar “buang-buang waktu”. 
3. Mengganggu produktivitas utama bekerja. Jika tidak disusun secara tepat, cross training berpotensi bergesekan dengan rutinitas kerja harian. Hasilnya, produktivitas karyawan pun malah menurun karena fokus mereka terbagi-bagi.
4. Munculnya resistensi dari karyawan. Ini adalah tantangan yang paling umum, terutama bagi karyawan senior. Ada keberatan semacam: “Ini bukan bagian dari pekerjaanku, mengapa aku harus mempelajarinya?” Resistensi ini sangat wajar terjadi. Di sinilah pentingnya perusahaan mengomunikasikan apa itu cross training ke pekerja.
5. Tidak mendokumentasikan hasil. Sebagus-bagusnya pelaksanaan cross training, semua akan menjadi sia-sia jika tidak ada dokumentasi hasilnya. Pasalnya, hanya melalui dokumentasi itulah Anda bisa mengukur sekaligus mengevaluasi pelaksanaan beserta dampak cross training.

Anda dapat melakukan hal-hal berikut untuk mencegah atau mengatasi tantangan tadi:

• Komunikasikan dengan jelas apa manfaat cross training ke karyawan
• Buat sebagai program sukarela dengan pelaksanaan bertahap
• Berikan apresiasi pada karyawan yang berpartisipasi agar minatnya pada pelatihan ikut meningkat
• Jadwalkan waktu khusus untuk pelaksanaannya agar tidak mengganggu kegiatan operasional harian

Yang tidak kalah penting dalam cross training adalah melakukan pengukuran terhadap dampaknya. Contohnya, apakah ada kaitan antara cross training dengan penurunan downtime ketika ada karyawan absen, apakah ada kesiapan backup lebih baik, dan sebagainya.

Pelaksanaan cross training yang sukses berpusat pada perencanaan, pelaksanaan bertahap, terukur, dan memberi manfaat ke perusahaan sekaligus pekerja.

Ukur dampak cross training secara objektif lewat kerangka people analytics untuk keputusan HR berbasis data, dari turnover hingga engagement.

Guna membangun sebuah tim yang fleksibel melalui cross training, Anda memerlukan rencana dan fasilitas yang tepat. Anda pun dapat mempercepat prosesnya dengan menyelenggarakan program pelatihan bagi karyawan. Misalnya, melalui Corporate Training dari Belajarlagi.

Corporate Training Belajarlagi dapat menjadi rekan terbaik Anda untuk mengembangkan keterampilan tim agar makin tangguh dan berkualitas. Perusahaan dapat memilih program beserta kurikulum sesuai kebutuhan agar selaras dengan tujuan pelatihan. Untuk berkonsultasi atau informasi lebih lanjut, silakan cek di Corporate Training Belajarlagi.