Mengenal Succession Planning dan Cara Menerapkannya

Apa itu Succession planning? Mengapa perusahaan besar perlu menyiapkannya? Bayangkan seorang pemimpin yang menjadi sosok kunci di sebuah perusahaan mendadak keluar, memasuki pensiun, atau jatuh sakit keras. Di kondisi tersebut, ketiadaan orang yang mampu mengganti posisinya hanya akan melumpuhkan operasional serta pengetahuan penting dalam perusahaan.

Itu sebabnya perusahaan perlu menyiapkan succession planning sebagai bagian dari strategi untuk mencegah kekacauan akibat perginya sosok pimpinan. Dalam artikel kali ini, Anda akan mempelajari apa itu succession planning, mengapa hal itu begitu penting, bagaimana menyusunnya, serta kesalahan umum apa saja yang harus dihindari.

Pengertian Succession Planning dan Tujuannya

Succession planning adalah strategi yang perusahaan pakai untuk mengidentifikasi dan mengembangkan karyawan di perusahaan agar nantinya sewaktu-waktu siap mengisi posisi pimpinan yang kosong. Gallup mencontohkan sosok manajer sebagai pemimpin sangat berdampak pada keterlibatan karyawan saat bekerja, bahkan 70% keterlibatan karyawan ditentukan oleh manajer. Maka, succession planning itu tidak sekadar replacement, tetapi lebih berfokus pada pengembangan pemimpin potensial di masa depan. 

Dari definisi tersebut, Anda dapat melihat bahwa succession planning bertujuan menjaga kelangsungan posisi pemimpin, mengamankan pengetahuan organisasi yang penting, serta mengurangi risiko kekosongan posisi penting dalam rentang waktu lama. Jika perusahaan terlalu lama mencari pengganti pimpinan yang pergi, operasional pasti akan berjalan tersendat. 

Memang succession planning identik dengan persiapan penggantian posisi untuk posisi direksi atau C-level. Namun, SHRM Business menyebutkan bahwa kemampuan untuk menempatkan pemimpin cakap di waktu yang paling dibutuhkan juga berlaku untuk tingkatan lainnya. Artinya, perencanaan ini juga harus ada untuk key roles lain yang sulit digantikan, termasuk para ahli teknis.

Baca juga Pengembangan Keterampilan Karyawan dan Berbagai Manfaatnya 

Mengapa Succession Planning Penting bagi Perusahaan

Menurut pengertian di atas, succession planning pada dasarnya memang penting untuk dijalankan perusahaan. Beberapa alasannya sebagai berikut:

• Keberlangsungan bisnis jangka panjang. Operasional bisnis tidak mungkin dihentikan saat orang penting di dalamnya keluar. Bisnis harus tetap berjalan. Perencanaan sosok pengganti yang berkualitas akan menjaga kontinuitas bisnis dalam perusahaan.
• Retensi pengetahuan. Umumnya kondisi bus factor risk, yaitu saat sosok penting yang menjabat pimpinan tertentu sudah punya pengetahuan begitu banyak, sampai-sampai seakan hanya dia yang paling tahu. Hal itu mengancam keberlangsungan bisnis andai orang tersebut keluar. Adanya succession planning dapat mencegah hilangnya pengetahuan tersebut.
• Retensi talenta. Karyawan akan lebih termotivasi bekerja sekaligus bertahan di perusahaan ketika mereka merasa dilibatkan untuk menjadi bagian dari masa depan bisnis. Ada peluang perkembangan karier yang membuat mereka menjadi loyal.
• Efisiensi biaya. Secara biaya, merekrut orang dari luar (eksternal) membutuhkan dana lebih besar daripada mengembangan karyawan yang sudah ada (internal).

Dalam konteks masa kini, gejolak tren pasar kerja yang terus meningkat kadang menjadi ancaman bagi perusahaan yang bisa sewaktu-waktu ditinggalkan karyawannya. Perusahaan yang memiliki strategi succession planning baik dan jelas cenderung lebih siap dalam menghadapi turnover karyawan.

Baca juga Pengembangan Kepemimpinan: Manfaat, Metode, dan Keterampilan yang Perlu Dimiliki Karyawan 

Tahapan Menyusun Succession Planning yang Efektif

Setelah memahami apa itu succession planning beserta alasan pentingnya dilakukan di perusahaan, kini Anda bersiap belajar bagaimana cara menyusun perencanaan tersebut. Beberapa langkah ini dapat Anda adaptasikan di perusahaan.

1. Identifikasi posisi kunci strategis bagi bisnis. Sebelum menjalankan perencanaan, Anda perlu jeli mengamati posisi apa saja yang strategis dan punya peran besar dalam keberlangsungan bisnis. Fokuskan untuk menyiapkan karyawan pada posisi-posisi tersebut.
2. Tentukan kompetensi yang diperlukan pada setiap posisi kunci. Setelah memilih posisi-posisi strategis, Anda melanjutkan dengan membuat daftar kompetensi yang diperlukan untuk posisi tersebut. Ingat, posisi kunci ini memerlukan kompetensi tinggi alias bukan sekadar rata-rata. 
3. Petakan kandidat karyawan paling potensial. Data dari iMocha menunjukkan perusahaan yang mampu mengidentifikasi karyawan secara tepat berpotensi 7 kali lebih sukses melakukan succession planning. Gunakan 9 box grid untuk membantu memetakan karyawan berdasarkan metrik kinerja dan potensi.
4. Buat program pengembangan bagi kandidat karyawan. Persiapkan dan asah kemampuan kandidat karyawan terpilih melalui program seperti pelatihan, mentoring, ataupun rotasi. Pastikan program-program tersebut benar-benar mampu membekali karyawan untuk menjadi pemimpin di kemudian hari. 
5. Evaluasi kesiapan kandidat karyawan secara berkala. Meski kandidat sudah terpilih, tugas Anda belum selesai. Anda harus mengevaluasi kesiapan karyawan dan melakukan pembaruan rencana jika memang diperlukan.

Salah satu kunci penting dalam succession planning memang terletak pada pemetaan kandidat karyawan potensial. Kebanyakan HR menggunakan kerangka 9 box grid untuk memetakan karyawan berdasarkan kinerja sekarang dan potensi masa depan. Contoh kuadrannya sebagai berikut:

Untuk menyiapkan pemimpin di posisi strategis di masa depan, Anda perlu mempertimbangkan karyawan yang mampu berada di kuadran moderate performer-high potential, high performer-moderate potential, serta high performer-high potential.

Contoh template dokumen atau form untuk succession planning:

CONTOH TEMPLATE FORM SUCCESSION PLANNING

Perlu Anda ingat bahwa succession planning tidak hanya sekadar dokumen sekali jadi untuk perusahaan. Ini adalah sebuah upaya jangka panjang dengan proses berkelanjutan yang sangat membutuhkan dukungan para pemangku kepentingan. Tanpa ada perencanaan kontinu, proses pergantian pimpinan tidak akan efektif dan berpotensi memunculkan risiko turnover.

Baca juga Kenali Learning Culture, Strategi Membangun Tim Adaptif & Berkinerja Tinggi

Contoh dan Praktik Succession Planning di Dunia Nyata

Agar lebih mudah membayangkannya, Teman Belajar dapat mempelajari contoh dari praktik succession planning untuk konteks perusahaan besar dan perusahaan keluarga/ UMKM:

Succession Planning Transisi Kepemimpinan: Sebuah perusahaan bidang teknologi memperkirakan beberapa orang di level C akan pensiun dalam empat tahun ke depan.

Succession Planning Transisi Kepemimpinan: Sebuah usaha keluarga yang bergerak di bidang distribusi bahan bangunan telah beroperasi selama 25 tahun. Pendiri usaha memasuki usia 60 tahun dan mulai memikirkan kelangsungan bisnis dalam lima sampai sepuluh tahun ke depan.

Dalam konteks bisnis besar seperti yang ada di perusahaan, talent pool yang tersedia mesti diimbangi dengan individual development plan (IDP) yang jelas. Percuma ada kumpulan talenta terbaik jika kemampuan mereka tidak terasah. Baik emergency succession maupun long-term succession, keduanya harus disiapkan bersamaan. Oleh sebab itu, kunci dalam succession planning juga terletak pada program pengembangan individu yang terstruktur dan terarah.

Baca juga Pentingnya Kursus Kepemimpinan bagi Karyawan, Apa Saja? 

Kesalahan Umum dalam Succession Planning dan Cara Menghindarinya

Sebagai HR, Anda perlu memperhatikan beberapa kesalahan yang umum terjadi saat menyiapkan succession planning:

• Hanya fokus pada posisi-posisi penting di atas (level C atau direksi), padahal peran-peran kritis di bagian operasional pun juga tidak kalah penting. Cermati posisi-posisi penting di bagian lain sehingga Anda bisa menyiapkan kandidat terbaik juga di pos tersebut.
• Mengartikan succession planning sama dengan replacement. Anda perlu ketahui, replacement itu sifatnya lebih pasif karena Anda hanya perlu mencari kandidat eksternal. Sementara, succession planning adalah tindakan proaktif untuk menghadapi kekosongan posisi penting sewaktu-waktu.
• Proses succession planning terkesan tidak transparan sehingga memunculkan potensi politik kantor hingga kecemburuan antarkaryawan. Oleh sebab itu, Anda perlu melibatkan pemimpin dari tiap bidang atau divisi saat melakukan evaluasi.
• Tidak ada pembaruan rencana berdasarkan hasil evaluasi. Ingat, hasil evaluasi bukan sekadar kesimpulan, melainkan pijakan untuk pembaruan rencana yang lebih tepat.
• Enggan melihat keragaman dan keunikan karyawan sehingga kandidat yang terpilih terkesan “itu-itu” saja. Penggunaan metode 9 box grid sangat membantu Anda agar tidak hanya fokus pada karyawan “cemerlang” saja.

Succession planning dapat berjalan sukses ketika setiap orang di HR mampu menyadari pentingnya keberlanjutan perencanaan untuk kelangsungan bisnis perusahaan. Tentu dalam hal ini HR juga memerlukan dukungan dari seluruh pihak berkepentingan di perusahaan.

Baca juga Panduan Memilih Vendor Corporate Training yang Hasilnya Nyata

Dalam perusahaan, menyiapkan pemimpin masa depan merupakan investasi terbaik dalam menjaga kelanjutan bisnis. Ini adalah keterampilan yang bisa dipelajari dan dilatih oleh HR maupun pemilik usaha.

Program Corporate Training Belajarlagi dapat menjadi rekan terbaik bagi perusahaan dalam meningkatkan keterampilan karyawan. Dengan berbagai topik yang tersedia, perusahaan dapat ikut menyusun kurikulum bersama Tim Belajarlagi agar lebih sesuai dengan kebutuhan. Untuk berkonsultasi dan memperoleh informasi lebih lengkap, silakan kunjungi Corporate Training Belajarlagi.