Strategi Retensi Karyawan untuk Menekan Angka Turnover

Sebuah laporan dari Gallup menyebutkan bahwa turnover global di Amerika Serikat telah merugikan bisnis hingga satu triliun dolar dalam setahun. Ironisnya, penyebab dari turnover itu sendiri sebagian besar sebenarnya bisa dicegah dengan strategi dan penanganan yang tepat. Dewasa ini, banyak perusahaan sibuk merekrut orang baru, sampai lupa bahwa ada yang lebih penting: mempertahankan talenta atau sumber daya yang ada.

Retensi karyawan adalah suatu kemampuan perusahaan dalam mempertahankan karyawan agar tidak resign pada kurun waktu tertentu. Artikel kali ini akan membawa Anda ke pemahaman apa arti retensi karyawan, berbagai penyebab turnover tinggi, sampai strategi efektif sekaligus cara mengukur retensi. Harapannya, Anda dapat mempraktikkan metode retensi karyawan ini ke perusahaan secara langsung.

Apa Itu Retensi Karyawan dan Mengapa Penting?

Retensi karyawan adalah komponen kunci dalam stabilitas sebuah perusahaan maupun bisnis. Dengan kemampuan menjaga dan mempertahankan talenta yang ada, perusahaan dapat menekan fenomena karyawan keluar-masuk (turnover). Selain itu, karyawan yang bertahan tersebut pun tetap dapat memberi kontribusi signifikan ke bisnis.

Retensi dan turnover merupakan dua hal yang saling berkebalikan. Karena bertujuan mempertahankan karyawan, maka cakupan retensi biasanya berupa strategi yang bisa meningkatkan peluang karyawan promosi, naik gaji, dan sebagainya. Sementara, turnover adalah ukuran seberapa banyak karyawan meninggalkan perusahaan. Dari penjelasan tersebut, Anda dapat melihat bagaimana retensi punya peran penting mencegah turnover.

Memang tidak semua turnover itu buruk. Ada non-regrettable turnover yang terjadi ketika karyawan memilih pergi dan perusahaan senang atau tidak keberatan akan hal itu. Yang harus dihindari adalah regrettable turnover: kehilangan karyawan terbaik yang sangat disayangkan. Gallup menunjukkan sebanyak 52% karyawan yang resign sebenarnya bisa dicegah andai perusahaan melakukan sesuatu untuk mereka.

Pencegahan itu adalah melalui strategi retensi. Retensi menjadi sangat penting guna menjaga moral tim sekaligus keterlibatan karyawan dalam pekerjaan. Selain itu, retensi juga turut menyumbang penghematan dalam biaya rekrutmen yang sering jadi masalah di HR.

Burnout adalah pemicu utama resign. Kenali tanda dan cara mengatasinya lewat cara mengatasi burnout kerja sebelum berujung turnover.

Biaya Tersembunyi Turnover yang Sering Diremehkan

Sekilas, turnover hanyalah “sebatas” karyawan keluar dan masuk. Namun, jangan mudah tertipu! Ada biaya tersembunyi dalam turnover yang justru tidak benar-benar pernah diperhitungkan oleh perusahaan. Jobvite menulis mengganti satu orang saja bisa memakan biaya 50% sampai 200% gaji tahunan dan hal tersebut bergantung pada posisi atau jabatan apa yang diganti. Gambaran rinciannya sebagai berikut:

• Pergantian pimpinan selevel manajer: Biaya sampai 200% gaji tahunan
• Pergantian profesional teknis: Biaya sampai 80% gaji tahunan
• Pergantian karyawan garis depan: Biaya sampai 40% gaji tahunan

Anda mungkin bertanya-tanya, bagaimana mungkin ada pemborosan sebesar itu untuk mengganti karyawan yang keluar? Ingat, proses rekrutmen akan membutuhkan banyak anggaran mulai dari seleksi, pelatihan, sampai di penggajian nanti. Jangan lupa juga, ada biaya tak terlihat seperti turunnya produktivitas serta beban tim yang menjadi begitu berat di tim yang ditinggalkan. Pertanyaannya, pernah Anda sungguh-sungguh menghitung semua biaya itu?

Senada dengan laporan dari Gallup, riset dari Work Institute menunjukkan bahwa 75% pengunduran diri sukarela dari karyawan sebenarnya dapat dicegah. Itu artinya, sebagian besar dari biaya turnover yang dijabarkan tadi sebenarnya bisa perusahaan hindari. Sejauh ini, Work Institute juga menyebut bahwa retensi karyawan adalah solusi terbaik untuk mengatasinya.

Baca juga Panduan Performance Appraisal dari Pengertian sampai Contoh

Mengapa Karyawan Resign Penyebab Utama Turnover

Penyebab turnover sebenarnya tidak selalu tentang gaji. Data dari Gallup memperlihatkan bahwa 71% pengunduran diri yang karyawan lakukan sebenarnya bersumber dari buruknya manajemen perusahaan ataupun kepemimpinan manajer yang tidak baik. Intinya, tidak semua karyawan menjadikan pendapatan sebagai masalah utama dalam keputusan resign.

Coba Anda pikirkan, berawal dari kemampuan perusahaan maupun manajer yang kurang, dampaknya dapat melebar ke lebih banyak aspek:

• Pengembangan karier karyawan terhambat. Karyawan yang merasa tidak berkembang dalam pekerjaan jelas lebih memilih keluar saat ada kesempatan lebih baik. Apalagi jika masa kerjanya sudah cukup lama.
• Tidak adanya pengakuan atas kerja karyawan. Apresiasi tidak kalah penting dari gaji. Karyawan yang jarang memperoleh pengakuan positif atas hasil kerjanya cenderung merasa tidak dihargai oleh perusahaan.
• Budaya kerja tidak sehat. Manajemen yang buruk pasti mendorong budaya kerja yang tidak nyaman bagi karyawan. Contoh sederhananya seperti terlalu banyak jam lembur yang tidak jelas tujuan pastinya untuk apa (sekadar sibuk, bukan produktif).
• Burnout akibat beban kerja berlebihan. Manajer yang tidak mampu mengukur kemampuan dan energi karyawan hanya akan membuat karyawan stres akibat tugas yang tiada henti datang.
• Ketiadaan jenjang kerja. Jenjang kerja yang tidak jelas membikin karyawan kesulitan bekerja karena rentan bingung harus melapor atau bertanggungjawab ke siapa saja.

Turnover sendiri sebenarnya memiliki kaitan erat dengan engagement atau keterlibatan karyawan ke perusahaan. Perusahaan dengan engagement tinggi umumnya memiliki angka turnover lebih rendah. Bagaimana engagement itu bisa terbentuk, semuanya tergantung pada strategi yang perusahaan terapkan.

Menurut Gallup, engagement yang tinggi berkorelasi juga dengan kesejahteraan karyawan. Perusahaan dapat turut meningkatkan kesejahteraan karyawan melalui apresiasi terhadap prestasi karyawan, terbuka pada pendapat karyawan, jam kerja yang sehat, dan sebagainya. Dengan peningkatan engagement, perusahaan akan mampu menekan tingginya turnover di periode tertentu.

Deteksi lebih dini lewat 3 tanda karyawan mulai quiet quitting, sinyal awal sebelum karyawan benar-benar pergi.

Strategi Retensi Karyawan yang Terbukti Berdampak

Untuk mengimplementasikan retensi karyawan ke perusahaan, Anda dapat mengikuti acuan strategi berikut ini:

Membangun Kualitas Manajer dan Kepemimpinan

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya, penyebab terbesar dari adanya turnover adalah manajemen yang buruk. Maka, strategi retensi haruslah berpijak pada pembangunan kualitas manajer dan kepemimpinan yang baik.

HR sebaiknya berfokus pada strategi seperti memberikan leadership training, melakukan survei engagement, mengadakan sesi one on one antara manajer dan anggota tim, hingga menjadikan retensi sebagai salah satu KPI bagi manajer. Harapannya, relasi lebih sehat antara karyawan dan atasan akan turut menaikkan keterlibatan karyawan ke perusahaan.

Mengembangkan Karier dan Pelatihan

Data menunjukkan 63% perusahaan yang menyediakan pelatihan bagi karyawan memiliki turnover lebih rendah. Oleh sebab itu, perusahaan bisa mencoba meningkatkan retensi dengan menyelenggarakan pelatihan secara berkala, sertifikasi, hingga kemungkinan rotasi maupun promosi.

Program pelatihan sejatinya adalah sebuah investasi yang terukur yang dapat memberikan dampak jangka panjang baik bagi perusahaan. Saat karyawan merasa perusahaan mau berinvestasi ke diri mereka, loyalitas dan dan motivasi karyawan pun ikut meningkat.

Buka peluang karier lewat cross training karyawan dan jalur promosi jabatan yang jelas.

Memberikan Pengakuan ke Karyawan

Survei terhadap 2.500 orang dari Workhuman memperlihatkan kaitan antara apresiasi dengan keselarasan karyawan ke perusahaan. Dalam survei tersebut, karyawan yang menerima pujian atau apresiasi satu minggu terakhir menunjukkan punya 2,5 kali keselarasan terhadap nilai perusahaan daripada karyawan yang jarang diapresiasi.

Di sisi lain, pengakuan yang berkualitas membuat karyawan 65% lebih kecil dalam kemungkinannya mencari pekerjaan baru. Program pengakuan yang dikelola secara serius oleh perusahaan juga bakal berdampak ke turnover lebih rendah hingga 82%.

Onboarding kuat meningkatkan retensi hingga 82%. Ikuti strategi dan checklist onboarding karyawan yang anti gagal.

Melakukan On Boarding yang Kuat

Brandon Hall Group mencatat bahwa on boarding yang kuat dapat meningkatkan retensi hingga 82%. Itu artinya, retensi karyawan sebaiknya langsung dilakukan sejak hari pertama kerja. Misalnya, susun program on boarding terstruktur selama 30-90 hari, menetapkan target kerja jelas sejak awal, sampai memberikan evaluasi selama masa adaptasi. Makin cepat karyawan merasa menjadi bagian dari perusahaan, ada kemungkinan retensi ikut meningkat.

Fleksibilitas dan Kesejahteraan Karyawan

Karyawan akan cenderung bertahan saat punya keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Selain itu, harus ada jalur karier yang jelas alias tidak hanya stuck di satu peran bertahun-tahun. Begitu pula dengan kompensasi, haruslah diberikan secara adil oleh perusahaan.

Salah satu contohnya adalah Belajarlagi, yang memiliki GROW Framework sebagai bagian dari upaya membangun retensi karyawan. Framework ini terdiri dari beberapa pendekatan yang saling melengkapi, di antaranya:

• Growth Mindset. Kesempatan untuk berani belajar, melakukan inovasi, dan tidak takut dalam mencoba hal-hal baru. Belajarlagi memberikan ruang pengembangan melalui pendekatan ini agar karyawan mampu adaptif terhadap tantangan maupun perubahan. 
• Respect & Condor. Kebiasaan komunikasi yang terbuka, jujur, dan langsung pada intinya dengan landasan sikap saling menghargai. Melalui pendekatan ini, karyawan didorong untuk memberikan kritik yang membangun serta komunikasi sehat ke dalam lingkungan kerja.
• Obsess Over Customers. Fokus memberikan solusi dan learning experience pada pelanggan sehingga setiap karyawan diajarkan untuk mengembangkan empati sekaligus active listening. 
• Win Together. Tumbuh bersama dalam satu tim, saling membantu, serta saling merayakan kesuksesan bersama. Di dalam pendekatan ini, ada kebiasaan saling mengapresiasi satu sama lain sebagai bagian dari penghargaan dan kebersamaan.

Sebagai catatan, strategi retensi yang dirancang dengan baik efektif menghasilkan ROI sekitar 3:1 selama jangka waktu 18 bulan (McKinsey). Itu artinya, retensi karyawan sudah seharusnya menjadi salah satu program yang Anda kerjakan dengan sungguh-sungguh jika ingin menjaga stabilitas bisnis.

Pelatihan berkala menurunkan turnover. Susun programnya lewat 5 cara menyusun program pelatihan karyawan yang terukur.

Cara Mengukur Retensi dan Metrik yang Wajib Dipantau

Dalam praktiknya, Anda harus mengelola retensi berdasarkan data yang ada, bukan sekadar asumsi. Ada beberapa metrik yang bisa Anda pantau:

• Turnover rate. Persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan dalam periode tertentu dapat dihitung dari rumus = (Jumlah karyawan keluar : Jumlah rata-rata karyawan) x 100%. Inilah metrik utama yang menunjukkan sehat tidaknya retensi di perusahaan.
• Retention rate. Persentase jumlah karyawan yang tetap atau bertahan bekerja pada periode tertentu. Rumus = (Jumlah karyawan yang bertahan di akhir periode : Jumlah karyawan di awal periode) x 100%. Makin tinggi retention rate, maka makin bagus perusahaan dalam mempertahankan karyawan.
• Regrettable attrition. Metrik ini mengukur jumlah karyawan berkinerja baik yang keluar dan sebenarnya ingin perusahaan pertahankan. Yang termasuk dalam golongan ini biasanya karyawan high performer, future leader, karyawan dengan kompetensi kritis.
• Rata-rata tenure. Metrik ini menunjukkan rata-rata lama karyawan bekerja di perusahaan. Rumusnya = Total masa kerja seluruh karyawan : Jumlah karyawan. Anda perlu mengevaluasi, pada tahun atau bahkan bulan ke berapa karyawan biasanya resign. Dari situ, Anda dapat memprioritaskan strategi di durasi kritis tersebut.

Setelah mengukur retensi, Anda juga perlu memahami penyebab atau makna di balik angka-angka yang ada. Beberapa alat diagnostik yang dapat Anda gunakan:

• Stay interview. Jangan hanya lakukan exit interview, tetapi biasakan lakukan wawancara saat karyawan pun masih bekerja. Ajukan pertanyaan-pertanyaan yang terkait dengan retensi, seperti: apa yang membuat Anda semangat bekerja, dukungan apa yang Anda butuhkan untuk berkembang, dan sebagainya.
• Pulse survey. Lakukan survei secara berkala, entah itu setiap bulan ataupun setiap kuartal. Topik dalam survei tersebut dapat berupa engagement, relasi dengan atasan, kepuasan kerja, beban kerja, dan sebagainya.
• Employee Net Promoter Score. Alat ini mengukur berapa besar kemungkinan karyawan merekomendasikan perusahaan sebagai tempat kerja ke orang lain. Karyawan biasanya diminta menilai dari skor 0-10. Dari sini, Anda dapat melihat seberapa baik perusahaan di mata karyawan dan apa dampaknya ke retensi.

Jika bicara tentang retensi karyawan, perusahaan haruslah prediktif, bukan sekadar reaktif. Deteksilah apa yang menjadi risiko tertinggi sebelum perusahaan “kebanjiran” pengunduran diri karyawan. Coba lakukan people analytics untuk mendeteksi karyawan yang berisiko resign sehingga membutuhkan intervensi tepat. Pencegahan jauh lebih baik daripada harus mengalami kerugian karena pergantian karyawan. 

Singkatnya, retensi karyawan adalah paduan dari sistem manajemen yang baik, pengembangan, pengakuan, dan pengukuran yang tepat. Tidak ada “keberuntungan” dalam mempertahankan karyawan. Perusahaan harus melakukan upaya strategis untuk mempertahankan talenta terbaiknya.

Lakukan people analytics untuk keputusan HR berbasis data guna mengidentifikasi karyawan berisiko resign sebelum terlambat.

Baca juga Employee Engagement dari Definisi, Survey, Cara Ukur & Roadmap

Dengan penyebab turnover tertinggi pada kualitas manajer dan kurangnya pengembangan, bekalilah karyawan Anda dengan keterampilan melalui pelatihan. Cara tersebut dapat berdampak besar pada tingkat retensi yang tinggi. 

Corporate Training Belajarlagi siap menjadi partner terbaik perusahaan dalam menyelenggarakan pelatihan. Dengan kurikulum yang bisa dikustomisasi serta trainer berpengalaman, karyawan akan memperoleh pembelajaran skill baru mulai dari teori sampai praktik. Untuk konsultasi dan informasi lebih lengkap, silakan kunjungi Corporate Training Belajarlagi.