7 Cara Screening CV Cepat Tanpa Melewatkan Kandidat Bagus

Pada tahun 2018, Eye-Tracking Study dari Ladders menunjukkan rata-rata rekruter atau HR hanya menghabiskan waktu 7,4 detik untuk mengambil keputusan tentang kandidat karyawan dari screening awal CV. Kecepatan ini sangat wajar mengingat begitu banyak CV yang masuk ke perusahaan. Namun di sisi lain, minimnya waktu tersebut rentan memunculkan risiko kesalahan dalam memilih kandidat-kandidat  yang layak lolos.

Screening CV secara cepat memang sangat diperlukan, tetapi Anda juga tidak boleh melupakan kualitas hasil seleksinya. Artikel kali ini menyajikan cara menyeleksi CV melalui sistem yang terstruktur dan tidak sekadar terburu-buru oleh waktu. Bagi Anda yang bekerja di bagian HR, wajib menyimak ulasannya sampai habis!

1. Pahami Realita 7 Detik dan Kenapa Itu Pisau Bermata Dua

Durasi 7,4 detik untuk mengecek satu CV jelas amat singkat. Pernahkah Anda benar-benar memikirkan apa yang terjadi dalam waktu sesempit itu? Bayangkan, sekitar 80% waktu dari 7,4 detik pasti Anda habiskan untuk mengecek nama, posisi atau jabatan saat ini atau sebelumnya, periode bekerja, dan latar pendidikan. 

Angka 7,4 detik sebenarnya bukanlah standar baku dalam proses rekrutmen. Pada dasarnya, menyeleksi tiap CV hanya dalam hitungan waktu kurang dari 10 detik jelas tidak efektif. Waktu untuk memilah dan memilih CV sangat bergantung pada seberapa kompleks posisi yang dilamar. Kebanyakan rekruter, dan Anda juga termasuk, pasti tidak setuju jika hanya diberi waktu sesingkat itu untuk membaca CV.

Sayangnya, tanpa sadar banyak rekruter pun menggunakan kecepatan tingkat tinggi dalam proses seleksi CV. Akibatnya, tidak jarang terjadi banyak keputusan impulsif yang hanya didasarkan pada interpretasi awal kandidat selama sekian detik. Padahal, kandidat yang lolos seleksi CV semestinya yang benar-benar sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan.

Berkaca dari hal tersebut, Anda dapat melihat pentingnya memiliki sistem dalam melakukan seleksi CV. Sistem tersebut akan dijelaskan pada poin-poin berikutnya.

2. Tetapkan Kriteria dan Knock-Out Sebelum Membuka CV

Kunci yang harus Anda perhatikan: ketahui kandidat seperti apa yang Anda cari sebelum screening CV. Hal penting inilah yang nantinya berdampak pada kecepatan Anda membaca CV. Anda dapat menyusun kriteria tertentu berdasarkan deskripsi pekerjaan yang sebelumnya Ada susun di lowongan. 

Setidaknya tentukan dua sampai tiga syarat mutlak untuk proses seleksi di bagian awal. Jika Anda melakukan hal ini, setidaknya tumpukan CV yang harus Anda cek akan menyusut pelan-pelan. Dari proses ini, coba kelompokkan ke dalam tiga kategori:

• “Ya”: Memiliki semua syarat mutlak yang Anda tetapkan
• “Tidak”: Tidak memiliki syarat mutlak yang Anda tetapkan
• “Mungkin”: Hanya memiliki sebagian besar syarat mutlak, dapat Anda jadikan bahan pertimbangan jika kategori “ya” sama sekali tidak terisi

Ketika ada menyeleksi CV berdasarkan kriteria, Anda harus ingat bahwa kriteria itu haruslah terukur sekaligus ada hubungannya dengan performa kerja. Hindari kriteria-kriteria lemah seperti satu alumni universitas, kenalan dari orang dalam, dan sebagainya.

Susun kriteria dari deskripsi pekerjaan yang jelas. Ini bagian dari strategi employer branding rekrutmen yang menarik talenta tepat sejak awal.

3. Manfaatkan Pola Baca F-Pattern Recruiter secara Sengaja

Eye-Tracking Study juga menunjukkan kebanyakan rekruter memakai F-pattern (bergerak melintasi baris atas, sedikit melintas lagi ke bawah, dan lanjut vertikal ke bawah) dalam memindai CV yang masuk. Dengan metode ini, rekruter memperhatikan format dan kejelasan visual CV, ringkasan profesional, progresi karier, timeline pekerjaan, hingga keakuratan ejaan.

Maka, CV yang cenderung lebih “bersih” dengan heading dan poin jelas akan terlihat lebih menarik dibandingkan CV dengan layout yang bersifat multi-kolom. Masalahnya, di zaman sekarang sering kali ada kandidat yang menyertakan CV kreatif, tergantung dari posisi yang dilamar. Dengan menggunakan F-pattern, Anda dapat melewatkan banyak CV begitu saja.

Untuk menghindari “kelolosan” CV dari kandidat potensial, Anda bisa sedikit mengubah metode tersebut. Arahkan mata Anda ke empat titik kunci yang penting: jabatan terakhir, periode bekerja, keterampilan inti, dan pencapaian. Lakukan hal tersebut secara sadar, bukan acak.

Selain itu, cermati juga apa yang kandidat tuliskan di bagian pencapaian. Pastikan proses seleksi Anda berdasarkan hasil atau dampak yang nyata, umumnya jelas terukur dengan angka. Hal tersebut menjadi pembeda penting untuk membantu Anda menilai mana kandidat yang biasa dengan kandidat yang lebih kuat.

4. Ganti "Feeling" dengan Scorecard Terstruktur

Kecepatan Anda dalam memindai CV tidak akan menjadi bias hanya jika Anda memiliki skor yang jelas untuk mengukur per kriteria. Dengan begitu, Anda tidak sekadar memberi kesan bagus atau tidak bagus pada setiap CV yang Anda cek. Metode skor akan membantu Anda lebih objektif dan terukur.

Sama seperti penetapan kriteria awal, dari hasil scoring di tahap lanjut ini Anda dapat mengelompokkan ke dalam tiga kategori. Mana yang pasti lanjut, mana yang tidak, dan mana yang masih “mungkin”. Pastikan Anda mendokumentasikan untuk setiap alasan dari proses tersebut karena nantinya dapat berguna saat ada audit (kaitannya dengan transparansi screening CV).

Metode terstruktur melalui skor dapat lebih prediktif untuk menakar kinerja kandidat di masa depan daripada sekadar mengandalkan intuisi. Ingat, Anda tidak bisa mengevaluasi CV berdasarkan perasaan. Segala yang Anda nilai haruslah terukur dan jelas.

Setelah lolos screening, kandidat potensial perlu diidentifikasi lebih lanjut lewat talent mapping untuk mengenali karyawan potensial berbasis data.

5. Waspadai Red Flags tanpa Terjebak Mitos

Dalam seleksi CV, Anda memang perlu mewaspadai gejala-gejala red flags yang muncul. Namun, jangan sampai Anda melakukan eliminasi berlebihan dan hanya menilai red flags dari permukaan saja. Pasalnya, ada beberapa kemungkinan bisa muncul dari “keanehan” dalam CV.

Misalnya, adanya gap kerja atau sering berpindah-pindah kerja tidak selalu hal buruk. Anda mesti memperhatikan konteks dari kondisi tersebut. Ada faktor seperti melanjutkan studi (kuliah), menikah atau melahirkan anak, menjadi caregiver bagi keluarga yang sakit, hingga terkena layoff. Sebisa mungkin hindari bias semacam ini yang belum tentu bisa terbukti.

Fokuskan pemindaian CV pada red flags yang sifatnya valid. Contohnya, tidak konsisten dalam mengklaim informasi, deskripsi pengalaman kerja yang tidak jelas, adanya ketidaksesuaian dengan kriteria utama, dan sebagainya. Saat tanda-tanda ini muncul, Anda dapat mengeliminasi beberapa kandidat jika memang tidak cocok dengan kebutuhan perusahaan.

Pada tahapan ini, Anda membutuhkan keterampilan untuk membedakan red flags substantif yang sifatnya memang relevan ke pekerjaan dengan “bias terselubung” yang terkesan seperti red flags. Bias terselubung itu mesti Anda abaikan agar tidak terjebak menolak kandidat sembarangan. Contoh bias terselubung antara lain foto “terkesan” tidak bagus, gender, usia, ataupun nama.

Baca juga Mengenal Succession Planning dan Cara Menerapkannya

6. Kurangi Bias dengan Blind Screening

Anda mungkin menjadi bertanya: bagaimana menghindari atau mengurangi potensi bias terselubung tersebut? Salah satu cara yang bisa Anda gunakan adalah blind screening. Metode ini membuat Anda harus menyembunyikan nama, foto, usia, hingga almamater di tahap awal seleksi CV. Dengan begitu, penilaian yang Anda lakukan pun dapat hanya berfokus pada kompetensi yang tercantum pada CV.

Cara ini bukan sekadar menyeleksi kandidat dengan lebih “beretika”. Dengan memperluas cakupan kandidat yang selama ini tereliminasi karena faktor bias, blind screening sangat membuka peluang Anda dalam meningkatkan kualitas perekrutan. Dalam prosesnya, Anda pun dapat terhindar dari praktik-praktik nepotisme yang marak jadi isu di perusahaan besar.

Pada akhirnya, proses scorecard yang berpadu dengan metode blind screening adalah upaya terbaik yang dapat Anda kerjakan untuk screening CV yang cepat sekaligus adil. Tidak ada lagi terburu-buru memilih kandidat, di sisi lain sudah ada sistem terstruktur yang membantu Anda menyeleksi CV secara lebih bijak.

7. Pakai AI dan ATS dengan Pengawasan Manusia (Belajar dari Kasus Amazon)

Di zaman dengan teknologi yang makin berkembang ini, Anda tidak boleh mengabaikan peran perangkat AI maupun ATS untuk mempermudah pemindaian CV.  Dua hal tadi dapat mempercepat proses seperti meringkas CV, melakukan ranking, mencocokkan isi CV dengan deskripsi kerja, dan sebagainya. Anda dapat memasukkan prompt seperti: Bantu ringkas CV berikut ini dan berikan nilai kesesuaiannya dengan kriteria A, B, C, sertakan juga alasannya apa saja.

Meski keberadaan AI dan ATS memang membantu, Anda perlu hati-hati dalam menggunakannya. Perangkat AI untuk rekrutmen yang pernah dipakai Amazon sempat membuat heboh lantaran terlanjur belajar melakukan “bias” ke kandidat perempuan. AI tersebut otomatis mengeliminasi CV yang memuat frasa “women’s” serta lulusan dari dua kampus perempuan. Di sisi lain, frasa “executed” dan “captured” yang umum muncul di CV pria justru menjadi favorit.

Mengapa itu bisa terjadi? Ternyata perangkat AI tersebut dilatih pada arsip CV sepuluh tahun lalu yang mayoritas isinya adalah pria. Akibatnya, sistem secara tak sengaja selalu belajar hanya memilih kandidat pria. Belajar dari kasus ini, AI tidak sepenuhnya bisa Anda anggap sebagai penyeleksi CV yang netral.

Untuk menghindari kejadian serupa, Anda perlu berpegang pada prinsip penting dalam penggunaan AI. Perangkat AI jelas mempercepat proses seleksi CV yang Anda lakukan, tetapi hasil akhirnya tetap ada di tangan Anda. AI bisa saja memproses 100 CV dan mengerucutkannya menjadi lima CV teratas. Namun, siapa yang tahu kelima CV itu malah “sumber masalah” yang tidak Anda inginkan. Intinya, gunakan AI dengan pengawasan tepat dari Anda sendiri, tidak sepenuhnya bergantung padanya.

Baca juga Contoh Penggunaan AI untuk HR dalam Mengubah Cara Rekrutmen 

Jika Anda bekerja di bidang HR, keterampilan melakukan screening CV secara cepat dan efektif haruslah Anda miliki. Keterampilan tersebut tidak serta merta lahir dari dalam diri Anda, melainkan memang perlu dilatih secara sistematis, bahkan ke seluruh tim.

Corporate Training Belajarlagi hadir bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kemampuan HR dalam proses rekrutmen dan pengembangan bisnis. Dengan metode belajar yang komprehensif, para instruktur berpengalaman dapat membekali tim HR agar kian berkembang. Untuk konsultasi dan informasi lebih lanjut, silakan cek di Corporate Training.