Cara Membuat Business Case dan Contohnya yang Diterima Direksi

Sudah susah-susah menyusun ide, tetapi proposal bisnis tidak pernah disetujui? Anda pun mulai bertanya-tanya, apakah ide yang Anda ajukan sebegitu buruknya? Kenyataannya, masalah yang sebenarnya bukan berasal dari kualitas ide, melainkan bagaimana cara Anda mengomunikasikan business case-nya.

Harvard Business Review (HBR) merilis data bahwa 67% proposal bisnis gagal karena tidak mampu menjawab pertanyaan yang ada di benak para stakeholder. Itu artinya, kualitas ide bukanlah jadi faktor penentu sukses atau tidaknya suatu proposal. Anda memerlukan business case yang jelas dan kuat, lebih dari sekadar proposal biasa. Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari cara membuat business case yang kuat, menyusun argumen yang relevan, serta mempresentasikannya secara efektif agar peluang mendapatkan persetujuan menjadi lebih besar.

Apa Itu Business Case dan Mengapa Ini Bukan Sekadar Proposal Biasa

Business case adalah dokumen berupa proposal yang terstruktur guna memberi informasi kepada pengambil keputusan tentang usulan bisnis tertentu. Dokumen tersebut seharusnya bisa persuasif alias “membujuk” untuk mengambil keputusan tepat, terutama terkait analisis biaya, alokasi sumber daya, kemungkinan risiko, dan lain sebagainya.

Perlu Anda pahami bahwa business case berbeda dengan jenis dokumen atau proposal bisnis lainnya. Dalam bisnis, ada tiga jenis dokumen yang sering tertukar atau dianggap sama:

• Business plan: Dokumen ini sifatnya lebih luas dengan cakupan keseluruhan model bisnis serta biasanya dibuat untuk membangun perusahaan baru. 
• Project proposal: Dokumen yang secara isi lebih teknis dan operasional serta berfokus pada hasil yang diharapkan sekaligus jangka waktu pengerjaannya.
• Pitch deck: Dokumen yang lebih ringkas serta umumnya disiapkan untuk presentasi ke investor dari luar dalam waktu yang terbatas.

Lalu, apa yang membedakan business case dengan ketiga dokumen bisnis tadi? Secara umum, business case merupakan jembatan strategis untuk berkomunikasi dengan eksekutif dan cukup konkret untuk diimplementasikan secara operasional.

Salah satu kesalahan kebanyakan manajer di Indonesia adalah membuat dokumen proposal yang strukturnya malah menyerupai semacam “wishlist”, bukan business case. Di dalam proposal itu tidak ada kejelasan mengenai proyeksi keuangan, penilaian risiko, hingga metrik kesuksesan. Hal-hal itulah yang kemudian menyebabkan proposal tidak disetujui.

Baca juga Panduan Memilih Vendor Corporate Training yang Hasilnya Nyata 

5 Cara Membuat Business Case yang Meyakinkan dan Mudah Disetujui

Banyak ide bisnis yang sebenarnya potensial, tetapi gagal mendapatkan persetujuan karena business case yang disusun kurang meyakinkan. Padahal, stakeholder tidak hanya ingin mengetahui apa yang akan dilakukan, tetapi juga mengapa ide tersebut penting dan bagaimana dampaknya bagi organisasi. Untuk membantu Anda menyusun business case yang lebih kuat, ikuti lima langkah berikut.

1. Identifikasi Masalah atau Peluang Bisnis Secara Jelas

Langkah pertama dalam membuat business case adalah menjelaskan alasan mengapa suatu proyek perlu dijalankan. Mulailah dengan menggambarkan masalah yang sedang dihadapi perusahaan atau peluang yang berpotensi menghasilkan keuntungan. Hindari pernyataan yang terlalu umum, seperti "kinerja menurun" atau "perlu meningkatkan produktivitas". Sebaliknya, gunakan fakta yang spesifik agar audiens dapat memahami situasi yang sebenarnya. Ketika masalah atau peluang dijelaskan dengan jelas, stakeholder akan lebih mudah melihat urgensi dan nilai dari usulan yang Anda ajukan.

2. Kumpulkan Data dan Bukti Pendukung

Ide yang bagus akan lebih meyakinkan jika didukung oleh data yang relevan. Karena itu, kumpulkan informasi yang dapat membuktikan bahwa masalah tersebut memang nyata dan berdampak pada bisnis. Data bisa berasal dari laporan internal, survei pelanggan, analisis kompetitor, atau tren industri terbaru. Bukti yang kuat membantu mengurangi keputusan yang didasarkan pada asumsi semata. Selain meningkatkan kredibilitas business case, data juga membuat rekomendasi yang Anda berikan terasa lebih objektif dan profesional.

3. Bandingkan Beberapa Alternatif Solusi

Business case yang baik tidak langsung berfokus pada satu solusi. Sebelum memberikan rekomendasi, tunjukkan bahwa Anda telah mempertimbangkan beberapa opsi yang mungkin dilakukan. Jelaskan kelebihan, kekurangan, risiko, dan kebutuhan sumber daya dari masing-masing alternatif. Pendekatan ini menunjukkan bahwa proses pengambilan keputusan dilakukan secara rasional dan menyeluruh. Selain itu, stakeholder akan merasa lebih percaya diri karena dapat melihat alasan di balik pilihan yang direkomendasikan.

4. Hitung Manfaat Finansial dan ROI

Sebagian besar keputusan bisnis pada akhirnya akan mempertimbangkan dampak finansial. Oleh karena itu, business case perlu menjelaskan berapa biaya yang dibutuhkan dan manfaat yang berpotensi diperoleh. Anda dapat menghitung penghematan biaya, peningkatan pendapatan, efisiensi waktu kerja, atau penurunan risiko operasional. Jika memungkinkan, sertakan metrik seperti ROI dan payback period agar manfaatnya lebih mudah dipahami. Semakin jelas dampak finansial yang ditunjukkan, semakin besar peluang proposal mendapatkan persetujuan.

5. Sajikan Rekomendasi dan Rencana Implementasi

Setelah melakukan analisis, business case harus memberikan rekomendasi yang tegas dan mudah dipahami. Jelaskan solusi yang dipilih serta alasan mengapa opsi tersebut dianggap paling efektif dibandingkan alternatif lainnya. Kemudian, uraikan gambaran implementasinya, termasuk tahapan pelaksanaan, kebutuhan sumber daya, dan target yang ingin dicapai. Informasi ini membantu stakeholder memahami bahwa rencana tersebut dapat dijalankan secara realistis. Dengan begitu, business case tidak hanya menjelaskan ide, tetapi juga menunjukkan bagaimana ide tersebut akan diwujudkan menjadi hasil yang nyata.

Baca juga Employee Engagement dari Definisi, Survey, Cara Ukur & Roadmap 

Komponen Business Case yang Wajib Ada dan Urutan yang Benar

Cara membuat business case yang tepat adalah dengan memastikan mencantumkan tujuh komponen penting berikut ini:

1. Executive Summary

Komponen ini merupakan deskripsi singkat dari keseluruhan isi business case. Executive summary biasanya sepanjang maksimal satu halaman yang mencakup informasi penting seputar rangkuman masalah, solusi, hingga ROI.

Anda akan menuliskan executive summary di bagian paling akhir dari penyusunan business case. Namun, ingat juga inilah ada komponen terpenting yang akan pertama kali dibaca para stakeholder. Jadi, pastikan Anda membuat komponen ini setelah business case Anda benar-benar selesai.

2. Problem Statement

Problem statement yang baik tidak hanya sekadar menuliskan masalah yang sedang terjadi. Anda perlu mencantumkan data agar lebih akurat alias bukan asumsi. Berikan kuantifikasi kerugian dari kondisi bermasalah yang tengah ada. Selain itu, tunjukkan pula estimasi biaya yang mesti perusahaan keluarkan jika masalah tersebut dibiarkan.

Daripada hanya menulis: “Tim kurang produktif”, Anda dapat menyajikan hitungan kerugian konkret dari masalah tersebut. Contoh: Efisiensi tim yang rendah menghabiskan 240 jam/ bulan × Rp85.000 = Rp20,4 juta per bulan yang hilang. Dengan adanya data konkret, para eksekutif dapat melihat betapa pentingnya masalah tersebut.

3. Proposed Solution

Selanjutnya, Anda dapat lanjut ke komponen berikutnya: memaparkan solusi dari masalah tersebut. Untuk menuliskan bagian ini, pastikan Anda memberikan solusi dengan cukup detail guna mendukung kelayakan ide. Namun, hindari untuk menuliskannya terlalu teknis karena berpotensi menghilangkan fokus dari para audiens yang kebanyakan merupakan eksekutif.

4. Financial Analysis

Bagian analisis keuangan sejatinya adalah penentu pengambilan keputusan oleh para eksekutif. Hindari hanya memberikan kalimat manfaat yang tak terukur dalam financial analysis.

Analisis keuangan yang kuat membutuhkan penjelasan ROI yang nyata, mulai dari total investasi, proyeksi keuntungan dalam setahun, sampai payback period.  Komponen ini juga biasanya menunjukkan kelayakan bisnis dari segi biaya yang nantinya mendorong eksekutif untuk menyetujui pendanaannya.

5. Risk Assessment

Berikutnya, komponen risk assessment yang merangkum risiko serta bagaimana peluang untuk mengatasinya. Dalam hal ini, Anda dapat mencoba memberikan tiga sampai lima potensi risiko yang muncul dan seperti apa mitigasinya. Penilaian risiko juga menjadi bagian penting dalam business case karena ini menunjukkan kematangan ide lengkap dengan persiapan dalam menghadapi “bahaya”. 

6. Implementation Timeline

Ide yang bagus harus Anda imbangi dengan perencanaan matang. Oleh sebab itu, komponen implementation timeline juga menjadi gambaran bagaimana Anda nanti menjalankan ide tersebut secara konkret. Berikan timeline atau perencanaan yang jelas dengan tenggat waktu yang realistis. Tanpa komponen ini, business case yang Anda buat hanya akan terlihat ambisius di permukaan saja.

7. Recommendation & Next Step

Di bagian akhir business case, Anda harus menunjukkan keputusan jelas seperti apa yang Anda minta dari para eksekutif? Hindari membuat para direksi menebak-nebak isi kepala Anda. Business case yang baik juga harus memuat keputusan jelas yang diminta.

Baca juga Kenali Metode Blended Learning untuk Corporate Training yang Efektif

Contoh Business Case dan Template

Agar Anda bisa memperoleh gambaran mengenai penyusunan business case, Tim Belajar lagi menyediakan dua skenario contoh:

Program Upskilling Project Management untuk Supervisor Operasional

Migrasi Infrastruktur Server ke Cloud

Template Business Case

Baca juga Cara Training Needs Analysis yang Mudah Diterapkan HR 

Cara Membangun Argumen Finansial yang Tidak Bisa Dibantah Direksi

Dalam mengajukan business case, pada ada potensi argumen mengenai biaya atau finansial. Anda dapat menggunakan tiga kerangka kalkulasi ini untuk membangun argumen yang kuat:

• ROI sederhana. Rumus ROI = (Benefit − Cost) / Cost × 100%. Anda dapat memakai argumen kalkulasi ini untuk menghitung benefit yang mudah dikuantifikasi.
• Payback period. Berapa bulan atau tahun biaya investasi bisa kembali. Ini merupakan metrik paling sederhana yang bisa dipahami direksi non-finansial.
• Cost of inaction. Besaran biaya yang mesti perusahaan tanggung jika masalah dibiarkan. Ini argumen paling persuasif untuk mendorong direksi menyetujui ide Anda.

Angka-angka pada hitungan tadi sebaiknya Anda sajikan dalam satu tabel sederhana agar lebih mudah dimengerti. Umumnya, memberikan pemaparan tentang tiga kerangka kalkulasi tadi efektif untuk mendorong direksi tak menunda-nunda proses approval.

Baca juga Cara Mengukur ROI Training Karyawan untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis 

Kesalahan Fatal Business Case yang Membuat Proposal Masuk Laci

Hati-hati, ada beberapa kesalahan fatal yang berpotensi membuat business case buatan Anda tidak disetujui:

• Business case terlalu panjang dan teknis. Para eksekutif hanya memiliki waktu sempit untuk menyimak dokumen Anda. Business case dengan jumlah halaman lebih dari 10 pasti tidak akan dibaca. Buatlah dengan jelas dan ringkas serta tidak terlalu menunjukkan hal-hal teknis. 
• Punya asumsi direksi peduli pada setiap prosesnya. Direksi tidak terlalu peduli bagaimana cara Anda memikirkan proses hingga sampai ke solusi. Yang menjadi perhatian direksi adalah fakta, angka, dan risiko. Jika ada detail teknis yang hendak Anda sampaikan, pindahkan ke bagian lampiran.
• Tidak mengantisipasi pertanyaan seputar ROI. Sekali lagi, para eksekutif peduli pada angka ROI sekaligus berapa lama modal investasi bisa kembali. Jika dua hal tersebut tidak terjawab di business case, bisa dipastikan usulan Anda ditolak.
• Hanya menyediakan satu opsi. Business case yang baik umumnya memberikan dua sampai tiga opsi beserta trade off-nya masing-masing. Hal tersebut menunjukkan bagaimana Anda sudah mampu berpikir secara komprehensif, bukan sekadar mengajukan usulan.
• Permintaan yang ambigu. Jangan sampai business case Anda berakhir dengan “mohon pertimbangannya”. Tutup business case dengan permohonan keputusan spesifik: disetujui atau tidak disetujui.

Cara Mempresentasikan Business Case ke Direksi (Sebelum, Saat, dan Sesudah Rapat)

Anda mungkin sudah mampu menyiapkan business case terbaik. Namun, yang tidak kalah penting sebenarnya adalah bagaimana cara Anda mempresentasikannya. Ikuti panduan berikut untuk memudahkan Anda:

• Sebelum rapat. Lakukan pendekatan ke salah satu direksi kunci secara individual. Jadi, Anda perlu mengidentifikasi siapa direksi yang punya veto power maupun siapa direksi yang punya pengaruh besar. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat mengantisipasi “kejutan” yang muncul di rapat.
• Saat rapat. Buka presentasi dengan masalah dan kerugian kondisi saat ini. Para eksekutif memutuskan akan lanjut mendengarkan atau tidak sejak 60 detik pertama. Jadi, hindari latar belakang yang terlalu bertele-tele.
• Sesudah rapat. Andai direksi memberi jawaban “masih dipertimbangkan”, ajukan komitmen timeline keputusan. Melakukan follow up 24 jam setelah rapat sangat menunjukkan profesionalitas dan kesungguhan dalam menjaga momentum. 

Dalam mengambil keputusan, direksi biasanya menolak bukan karena tidak setuju. Mereka hanya merasa belum cukup memperoleh informasi untuk berkomitmen. Maka, tugas Anda bukan hanya meningkatkan perceived benefit, melainkan juga perceived risk.

Baca juga Kenali Learning Culture, Strategi Membangun Tim Adaptif & Berkinerja Tinggi

Kemampuan membuat business case yang kuat merupakan skill yang membedakan manajer yang idenya dieksekusi dan yang idenya selalu "dipertimbangkan." Apakah tim Anda membutuhkan mengembangkan kemampuan ini secara terstruktur, mulai dari analytical thinking, financial literacy, hingga executive communication?

Belajarlagi menyediakan program Corporate Training yang dirancang untuk kebutuhan spesifik tim Anda tersebut. Program pelatihan ini tidak sekadar kurikulum yang bersifat generik. Anda dapat berdiskusi dengan Tim Belajarlagi untuk menyusun kurikulum sesuai kebutuhan perusahaan. Konsultasikan kebutuhan tim Anda dan dapatkan program Corporate Training Belajarlagi yang berkualitas!