5 Cara Training Needs Analysis yang Mudah Diterapkan HR

Training needs analysis (TNA) adalah proses mengidentifikasi kesenjangan (gap) antara pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan aktual dalam pekerjaan. Menurut Academy to Innovate HR, kebutuhan analisis semacam ini sangat perlu dilakukan sebelum perusahaan memutuskan hendak melakukan pelatihan apa bagi karyawan. Kegagalan pelatihan di perusahaan sering kali bukan karena kualitas trainer-nya, melainkan pada ketidaktahuan pada akar masalah alias mengabaikan proses TNA.

Kebanyakan perusahaan menilai TNA itu sulit untuk diterapkan dan menganggap hanya bisa dilakukan oleh konsultan tertentu. Padahal, HR di dalam perusahaan pun sebenarnya mampu melaksanakannya dengan cara sederhana.

Training need analysis sebenarnya tidaklah sesulit yang Anda bayangkan. Pada artikel kali ini, Anda akan mempelajari langkah-langkah sistematis yang praktis untuk HR jalankan ke perusahaan. 

1. Tentukan Satu Fokus Masalah Sebelum Mulai Apapun

Jangan memulai proses TNA dengan langsung menyebar form ke orang di berbagai divisi. Anda mesti menjawab satu pertanyaan penting terlebih dahulu, “Di mana terdapat gap kinerja yang dampaknya paling terasa di bisnis saat ini?”

Lalu, bagaimana cara Anda bisa memperoleh jawaban dari pertanyaan itu? Ada beberapa contoh langkah cepat yang bisa Anda lakukan:

• Cermati data KPI bulan terakhir, maka Anda akan menemukan area atau divisi mana yang cukup sulit memenuhi target pada KPI.
• Cek divisi mana yang paling sering memperoleh keluhan dari manajemen, Anda jadi paham ada area apa saja yang butuh diperhatikan.
• Identifikasi apakah ada perubahan sistem atau bisnis yang ternyata belum sepenuhnya bisa diikuti oleh kapabilitas tim.

Setelah menemukan jawaban dari pertanyaan tadi, Anda perlu menuliskan fokus masalah ke dalam satu kalimat spesifik. Pakai format ini: 

Tim [nama departemen] mengalami [masalah kinerja spesifik] yang berdampak pada [indikator bisnis]. 

Jika Anda kesulitan menuliskan secara spesifik, itu artinya cakupan masalah terlalu luas dan butuh Anda persempit. Perhatikan bahwa Anda harus menuliskan masalah dengan jelas sebelum lanjut ke langkah berikutnya.

2. Kumpulkan Data dari 3 Sumber Sebelum Menarik Kesimpulan Apapun

The Human Capital Hub menekankan pentingnya mengumpulkan data untuk penilaian kebutuhan training dalam proses TNA. Tanpa adanya data, Anda sebagai HR akan kesulitan menentukan pelatihan apa yang tepat. Poin kuncinya adalah sumber data harus valid.

HR dapat memulainya dengan mengumpulkan sumber data dari tiga hal berikut ini. Penting untuk diingat bahwa ketiga hal ini harus dilakukan secara berurutan!

• Data kinerja. Sebagai HR, Anda bisa memperoleh data kinerja dari KPI, hasil performance review, rekaman komplain, angka error, turnover tiap divisi, dan sebagainya. Catat angka yang tidak sesuai target dan cermati itu terjadi sudah berapa lama.
• Wawancara dengan manajer. Jadwalkan wawancara singkat selama 20-30 menit ke masing-masing manajer. Pastikan Anda mencatat jawaban verbatim dan jangan lakukan interpretasi terlebih dahulu. Sebagai panduan, gunakan pertanyaan berikut:

• Apa yang seharusnya tim bisa lakukan, tapi belum bisa?
• Kapan performa tim paling sering turun?
• Ini soal skill, pengetahuan, atau faktor lain?

• Sampel pekerjaan. Anda lihat bagaimana output pekerjaan para karyawan. Misalnya, rekaman telepon, hasil kerja tertulis, atau rekaman demo. Dari situ Anda bisa menemukan gap yang tidak disadari baik oleh karyawan maupun manajer.

Setelah mengumpulkan sumber dari ketiga hal tadi, Anda gabungkan semua temuan tersebut ke dalam tabel sederhana. Tabel tersebut kemudian akan menjadi bahan analisis Anda di tahap berikutnya. Contoh tabel untuk proses TNA divisi sales:

3. Jawab Satu Pertanyaan Ini untuk Tahu Apakah Training Adalah Solusinya

Seusai memperoleh temuan, bukan berarti HR bisa langsung menentukan training apa yang harus diberikan. Dalam training needs analysis, Anda harus menjawab satu pertanyaan dulu sebelum melompat ke pemilihan pelatihan. Satu powerful question ini bisa Anda gunakan,

‍"Jika nyawa karyawan ini dipertaruhkan, apakah dia bisa melakukan tugasnya dengan benar?"

Tentu akan ada dua kemungkinan jawaban, yaitu “ya” dan “tidak”. Dari jawaban itu, Anda bisa menyimpulkan butuh tidaknya pelatihan bagi karyawan:

• Jika jawabannya “ya”, masalah sebenarnya bukan pada keterampilan atau skill. Sumber masalahnya dapat berupa ketidakjelasan peran, motivasi, reward, kelancaran sistem, dan sebagainya. Maka, pelatihan bukanlah solusi dari masalah karyawan.
• Sebaliknya jika jawabannya “tidak”, berarti memang ada kesenjangan atau gap keterampilan dan pengetahuan yang nyata dan memang butuh pelatihan relevan sebagai solusinya.

Misalnya, pada temuan input data manual terlalu banyak, sales masih bisa melakukan tugasnya sekalipun proses kerjanya memang terlalu sulit. Sementara, sales tidak bisa melakukan tugas dengan baik saat closing rate terus-menerus rendah karena minimnya negotiation skill. Dari situ Anda bisa melihat masalah mana yang membutuhkan pelatihan dan mana yang tidak.

Jawaban berbeda tentu akan menghasilkan tindak lanjut yang berbeda pula. Andai solusinya bukan pada training, dokumentasikan temuan yang ada sekaligus berikan rekomendasi intervensi lain seperti perbaikan sistem, perbaikan SOP, dan lain-lain. Proses TNA berhenti di situ dan tentu saja hasilnya tetap valid.

Jika pada akhirnya jawaban dari masalah tadi adalah kebutuhan training, Anda bisa lanjut ke langkah berikutnya.

Baca juga In House Training: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

4. Susun Rekomendasi Training yang Spesifik, Bukan Generik

Proses training needs analysis berikutnya adalah menyusun rekomendasi pelatihan dalam format yang siap untuk Anda presentasikan ke manajemen. Format tersebut bukan sekadar nama atau jenis topik training-nya. Factorial menjelaskan pentingnya beberapa elemen ini dalam menyusun jenis pelatihan:

Siapa yang Butuh?

Pada bagian ini, Anda harus menjelaskan secara spesifik siapa yang benar-benar membutuhkan pelatihan. Peserta harus jelas karena ada hubungannya dengan target atau output dari pelatihan yang berangkat dari masalah saat ini. Jadi, hindari penggunaan sasaran peserta yang terlalu umum.

Ambil contoh dari temuan di divisi sales tadi, Anda jangan menulis “semua tim sales” memerlukan pelatihan. Berdasarkan data-data yang Anda peroleh, pertajam sasaran peserta pelatihan menjadi “11 orang sales dengan tenure di bawah 6 bulan dan closing rate di bawah 15%”.

Skill Spesifik Apa yang Perlu Dibangun?

Anda sudah punya data masalah closing rate rendah dari beberapa orang di tim sales. Dari hasil analisis Anda sebelumnya, penyebabnya adalah adanya penolakan atau keberatan dari pelanggan dalam hal harga. Dari situ, Anda paham bahwa keterampilan yang butuh ditingkatkan adalah komunikasi.

Namun, jangan berhenti di “komunikasi” saja. Buat lebih spesifik cara berkomunikasi seperti apa dan di bagian apa yang mesti diasah. Maka, penentuan keterampilan spesifik untuk pelatihan nanti bisa Anda rumuskan menjadi “teknik menangani keberatan harga di tahap closing”.

Format Training yang Paling Tepat

Selanjutnya, Anda pilih format pelatihan berdasarkan jenis kesenjangan atau gap-nya. Anda bisa mempertimbangkannya berdasarkan panduan berikut ini:

• Knowledge gap cocok menggunakan format modul mandiri ataupun e-learning
• Skill gap cocok menggunakan format praktik langsung, misalnya workshop atau role-play
• Attitude gap cocok menggunakan mentoring atau coaching jangka panjang

Indikator Keberhasilan dalam 90 Hari

Pada elemen indikator, Anda menentukan angka, capaian, atau perilaku apa yang diharapkan berubah setelah pelatihan. Indikator ini berfungsi untuk mengetahui pelatihan yang dilakukan berhasil atau tidak. Indikator ini bisa Anda tetapkan di rentang waktu tertentu (30, 60, 90 hari) dengan menyesuaikan tujuan atau target training.

Sebagai HR, tugas Anda berikutnya adalah menulis draft rekomendasi training ke dalam satu paragraf berdasarkan keempat elemen tadi.

5. Isi Training Need Analysis Form dan Dokumentasikan Hasilnya

Terakhir, tuangkan proses serta temuan dari langkah 1 sampai 4 ke dalam satu form standar sebagai dokumen resmi yang nantinya bisa Anda arsipkan. Dokumen tersebut dapat Anda presentasikan ke manajemen sekaligus Anda jadikan dasar evaluasi setelah training selesai.

Ada lima komponen yang wajib ada dalam form yang Anda buat:

• Deskripsi masalah kinerja. Format penulisannya dapat berupa,

"[Departemen/peran] saat ini [kondisi aktual berdasarkan data], target yang seharusnya adalah [kondisi ideal]". 

Perhatikan bahwa yang Anda cantumkan adalah berupa fakta yang bisa diverifikasi, bukan asumsi apalagi opini.

• Akar masalah. Pilih satu antara knowledge gap/ skill gap /bukan masalah training, lalu sertakan satu kalimat penjelasan singkat berdasarkan temuan wawancara dan data.
• Target peserta. Cantumkan nama posisi, jumlah orang, dan kriteria spesifik mengapa mereka masuk dalam target training tersebut.
• Rekomendasi intervensi. Bagian ini berisi topik spesifik, format training, dan estimasi durasinya.
• Indikator keberhasilan dan timeline evaluasi. Tetapkan angka atau capaian target dalam rentang waktu 30/60/90 hari setelah pelatihan selesai.

Contoh bentuk form ini bisa Anda adaptasikan:

Guna menghindari kesalahpahaman perihal temuan dan rekomendasi, pastikan Anda mengirimkan form yang sudah diisi tersebut ke manajer terkait terlebih dahulu. Manajer akan melakukan konfirmasi dan baru setelah itu Anda boleh meneruskannya ke pihak manajemen.

Baca juga Induction Training: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Kelima langkah dalam training needs analysis tadi bisa Anda mulai dengan mengambil salah satu divisi di perusahaan sebagai pilot project. Perhatikan bahwa TNA bukanlah tentang seberapa panjang prosesnya, melainkan seberapa tepat pertanyaan yang Anda ajukan sejak awal. Sebagai HR, Anda pun pasti bisa menyusun TNA secara tepat dan benar.

Setelah menyelesaikan TNA, segera eksekusi rencana pelatihan Anda bersama Belajarlagi. Corporate Training dari Belajarlagi menyediakan program pelatihan yang bisa menyesuaikan dengan hasil TNA yang Anda kerjakan. 

Untuk informasi lebih lengkap mengenai Corporate Training, Anda bisa mengunjungi Corporate Training by Belajarlagi.

Referensi

• Erik van Vulpen. A Guide to Conducting a Training Needs Analysis
• Tanyaradzwa Shava. What are the 5 Steps of Training Needs Assessment?
• Cat Symonds. How to Conduct a Training Needs Analysis

‍