Panduan Lengkap Menggunakan Spreadsheet, Mudah Kok!

Sebagian besar dari Teman Belajar mungkin sudah familiar dengan Excel, tetapi tidak dengan spreadsheet. Baik spreadsheet maupun Excel sebenarnya memiliki fungsi hampir sama, yakni sebagai tools pengolahan data berupa angka. Bedanya, spreadsheet sifatnya lebih cocok untuk kerja kolaboratif dalam tim.

‍

Berbagai panduan menggunakan spreadsheet sangat membantu orang-orang dalam pekerjaannya. Mulai dari bidang akuntansi, teknik, data, sampai digital marketing. Apalagi untuk level dasar, pengoperasian spreadsheet cenderung user friendly.

‍

Buat kamu yang tertarik belajar spreadsheet, berikut Tim Belajar Lagi siapkan panduan spreadsheet lengkap untukmu. Kamu juga dapat memahami apa sih perbedaan mendasar antara spreadsheet dan Excel. Bonus tambahan, ada juga informasi mengenai pembuatan grafik dan pivot table menggunakan spreadsheet. Simak ya!

‍

Apa itu spreadsheet

‍

‍

Pada dasarnya, spreadsheet merupakan sebuah perangkat lunak berbasis online yang memungkinkanmu mengolah data besar dan mengoptimasikan perhitungan. Spreadsheet, yang dikenal juga dengan sebutan Google Sheet, merupakan bagian dari produk Google Workplace.

‍

Saat ini, hampir semua jenis pekerjaan memanfaatkan spreadsheet untuk keperluan kerjanya. Uniknya, tidak hanya terbatas pada pekerjaan yang sifatnya butuh pengolahan angka saja. Pokoknya jenis pekerjaan yang memiliki data dan tim besar, pasti menggunakan spreadsheet ini. 

‍

Perbedaan spreadsheet dengan excel

Melansir dari Zapier, spreadsheet dan Excel sama-sama memiliki fitur yang mirip dalam penggunaannya. Meski begitu, ada beberapa perbedaan penting yang mendasari keduanya. Secara ringkas, perbedaannya adalah sebagai berikut:

‍

• Spreadsheet memiliki akses untuk bekerja tim lebih nyaman. Mulai dari berbagi lembar kerja, memberikan akses editing dalam tim, dan kolaborasi real time. Sekarang Excel juga sudah punya fitur serupa untuk kerja tim, hanya saja tampilannya belumlah senyaman dan semudah spreadsheet.
• Saat ini spreadsheet memperbaharui batas jumlah cell sampai 10 juta. Angka ini memang masih kalah dibandingkan Excel yang batas cell-nya 17 miliar. Untuk pengelolaan data yang amat besar, Excel jelas lebih unggul. Namun, jika penggunaannya tidak untuk data besar, pemakaian spreadsheet sudah sangat cukup kok.
• Tentu saja Excel punya fitur dan formula analisis yang lebih canggih, termasuk analisis statistiknya. Sementara, spreadsheet fiturnya lebih ringan dan tidak semendalam Excel. Jadi, kembali lagi ke kebutuhan penggunaannya untuk apa.

‍

Dengan memahami garis besar perbedaan antara spreadsheet dan Excel, kamu dapat menentukan apa tujuan dari penggunaan tiap tools tadi. Meskipun spreadsheet tidak selengkap Excel, bukan berarti tidak bisa mendukung pekerjaan kok. Buktinya, banyak juga jenis pekerjaan yang memanfaatkan spreadsheet, salah satunya digital marketing.

‍

Manfaat spreadsheet untuk marketing

Sama halnya seperti marketing konvensional, digital marketing pun tidak bisa lepas dari data, angka, dan hitungan. Dengan menggunakan spreadsheet, seorang marketer dapat lebih cepat mengolah aneka data sehingga mudah pula untuk mengambil keputusan. Berikut beberapa manfaat spreadsheet untuk keperluan digital marketing:

‍

• Spreadsheet berbasis cloud. Ini memudahkan pengelolaan dan penyimpanan secara otomatis. Sistem spreadsheet cocok untuk kerja remote. Orang mudah mengoperasikan spreadsheet dari mana pun. Selain itu, spreadsheet pun juga tersedia dalam mode offline.
• Spreadsheet gratis. 100% online dan gratis tanpa perlu repot-repot mengeluarkan biaya untuk perangkat lunak mahal.
• Spreadsheet dapat diakses dari berbagai perangkat. Ini salah satu kelebihan spreadsheet daripada Excel. Orang dapat mengakses sekaligus mengedit data dari ponsel, laptop, tablet, komputer, dan lain-lain.
• Spreadsheet memiliki kemiripan dengan Excel sehingga tidaklah terlalu asing bagi orang yang baru pertama menggunakannya.

‍

Hampir semua kegiatan dalam digital marketing bisa memanfaatkan spreadsheet ini. Dengan spreadsheet, penyajian data dalam bentuk grafik pun juga bisa. 

Beberapa istilah dalam spreadsheet

Sebelum mencermati dan mempelajari panduan spreadsheet, terlebih dahulu kamu mesti paham beberapa istilah di dalamnya.

‍

• Cell: data tunggal dalam spreadsheet
• Column: kumpulan cell secara vertikal
• Row: kumpulan cell secara horizontal
• Range: pilihan cell yang memanjang, melintasi row, column, atau keduanya
• Function: operasi bawaan spreadsheet untuk menghitung nilai dari cell, column, row, dan data lainnya
• Formula: kombinasi function, cell, row, dan range untuk memperoleh hasil tertentu

‍

Panduan menggunakan spreadsheet

‍

‍

Setelah memahami garis besar penggunaan dan manfaat spreadsheet, sekarang kamu bisa mulai praktik mengoperasikannya. Berikut ini beberapa panduan ringkas dalam menggunakan spreadsheet yang bisa kamu ikuti. Langsung praktik biar paham ya!

‍

1. Memahami beberapa toolbars

‍

‍

‍

Jangan sepelekan toolbars dalam spreadsheet. Sebelum memakai berbagai fitur spreadsheet, pastikan kamu mengerti fungsi dari tiap toolbars.

‍

Pada bagian kiri atas, kamu dapat memberi judul dari dokumen spreadsheet yang tengah kamu buat. Kamu cukup mengklik pada bagian itu dan menulis judulnya. Perhatikan juga icon-icon yang sudah familiar buatmu, misalnya undo, redo, hingga copy formating. Untuk mengatur fungsi angka, kamu dapat memilih bentuk angka yang sesuai (mata uang, desimal, dan lain-lain).

‍

Pada bagian toolbars juga menyediakan fitur untuk mengatur font atau huruf. Mulai dari jenis huruf, besar huruf, menebalkan huruf, memiringkan huruf, dan lain-lain. Terdapat juga icon untuk membuat grafik, memfilter data, dan function.

‍

Adanya toolbars memudahkanmu dalam mengoperasikan spreadsheet. Pastikan semua icon pada toolbars tersebut sudah kamu pahami ya.

‍

2. Bagaimana membuat spreadsheet baru

‍

Untuk membuat spreadsheet baru, kamu cukup melakukan langkah mudah ini. Mirip dengan Excel kok, yakni dengan klik “File” > “New” > “Spreadsheet”. Setelah itu, kamu bisa mulai bekerja di spreadsheet baru tersebut.

‍

‍

Namun, ada juga cara lain buat kamu yang ingin mengakses spreadsheet dari Google Drive Dashboard. Klik “New” pada dashboard, kemudian pilih “Google Sheet” > “Blank Sheet”.

‍

‍

3. Bagaimana meng-import file

‍

Saat akan memulai memakai spreadsheet, kamu tentunya butuh memasukkan data. Jika kamu sudah punya dokumen berisi data, kamu tidak harus mengetik ulang data satu per satu. Kamu dapat melakukan import file saja.

‍

Mengimpor data sebenarnya cukup sederhana. Kamu bisa langsung mengimpor data ke dalam spreadsheet saat ini. Bentuk dokumen yang hendak diimpor biasanya berupa XLS atau XLSX (dari Microsoft Excel). Klik “File” > “Import” > “Upload”. Dengan cara ini, dokumen milikmu akan otomatis terunggah dan berubah bentuk menjadi spreadsheet.

‍

‍

Baca Juga: Jangan Sampai Kelewatan, Berikut Ini Ceklis untuk Belajar Project Management!

‍

4. Bagaimana freeze dan hide rows atau columns

‍

Penggunaan fitur freeze pasti sudah kamu kenali pada Excel. Ini juga akan kamu temukan di spreadsheet. Dengan freeze, kamu dapat men-scroll banyak data sampai bawah dan kamu tetap bisa melihat bagian baris paling atas.

‍

Untuk mem-freeze sebuah row, kamu cukup klik “View” > “Freeze” > “1 row”. Jika ingin mem-freeze lebih banyak row, kamu bisa memilih yang lain.

‍

Dalam spreadsheet, kamu tetap bisa menyembunyikan row atau column dalam suatu data. Tujuannya bisa jadi untuk membatasi tampilan bagi audiens yang melihatnya. Dengan begitu, tampilan data bisa jadi lebih rapi.

‍

Misalnya untuk meng-hide column, caranya juga mirip dengan seperti memakai Excel. Klik column yang akan disembunyikan, lalu klik hide column.

‍

‍

5. Bagaimana mem-filter data

‍

Jika kamu ingin melihat data dalam satu kolom dengan kriteria tertentu, kamu hanya butuh menggunakan filter. Dengan adanya filter, kamu dapat menentukan data mana yang ingin kamu lihat tanpa harus memperhatikan data-data lain. Fitur filter ini juga biasa kamu temukan di Excel.

‍

Untuk mem-filter data, cukup klik “Data” > “Create a Filter”. Setelah itu, klik icon funnel yang muncul pada cell. Kamu tinggal pilih kriteria data yang kamu butuhkan. Nantinya, sheet yang sedang kamu kerjakan hanya akan menampilkan data yang sudah kamu pilih.

‍

‍

6. Bagaimana menambahkan sheet

‍

Dalam satu worksheet bisa berisi banyak sheet. Ini memudahkanmu saat ingin menampilkan banyak data tanpa mesti membuat worksheet baru. Caranya juga mudah: klik icon “+” pada bagian kiri bawah worksheet. Setelah itu, muncul sheet baru yang bisa kamu isi.

‍

‍

7. Bagaimana sharing dan protecting data

‍

Seperti sudah kamu tahu sebelumnya, spreadsheet memungkinkanmu untuk membagi dokumen bersama orang lain. Itu artinya, orang lain pun bisa mengedit dokumen tersebut. Fitur sharing ini sangat bagus untuk kerja tim atau kolaborasi.

‍

Selain sharing, spreadsheet juga punya fitur protecting data yang bisa kamu manfaatkan. Fitur ini memberikan keamanan dengan mengizinkan orang tertentu saja yang bisa mengubah data.

‍

Langkah untuk membagi dokumen:

• Klik “File” > “Share” atau bisa juga klik “Share” pada bagian kanan atas
• Tulis alamat surel orang yang ingin kamu bagikan dokumennya
• Ubah permission level menjadi “View Only” atau “Can Edit”

‍

Langkah untuk memproteksi data:

• Klik “Data” > “Protected Sheet and Ranges”
• Pilih antara “Range” atau “Sheet”
• Pilih data yang ingin kamu proteksi
• Klik “Set Permissions”
• Pilih untuk menampilkan peringatan bagi siapa pun yang mencoba mengedit data

‍

Penggunaan formula pada spreadsheet

‍

‍

Spreadsheet memiliki banyak formula untuk menyelesaikan data dalam statistik atau pengolahan angka. Kamu juga dapat menggabungkan rumus untuk membuat kalkulasi lain yang lebih kompleks. Andai kamu telah terbiasa memakai Excel, penggunaan formula dalam spreadsheet sebenarnya mirip.

‍

Kamu dapat meng-klik icon formula yang berada pada kanan atas untuk menambahkan rumus ke dalam cell. Atau bisa juga dengan menuliskan rumus dengan menambahkan tanda “=” pada cell, diikuti dengan nama rumus.

‍

Pada dasarnya, spreadsheet akan membantumu dengan menyarankan nama rumusnya setiap kamu mengetik. Jadi, tidak semua rumus mesti kamu hafalkan.

‍

Berikut beberapa formula yang sebaiknya kamu pahami dalam panduan spreadsheet:

• SUM

=SUM(range)

Rumus ini untuk menambahkan semua data dalam rentang yang kamu pilih

• AVERAGE

=AVERAGE(range)

Rumus ini untuk menghitung rata-rata data dalam rentang tertentu

• FILTER

FILTER(range, condition1, [condition2])

Rumus ini biasa dipakai untuk mengelompokkan data berdasarkan tahun atau bulan

• COUNTIF

=COUNTIF(range, criterion)

Rumus ini digunakan untuk menghitung data dengan kriteria tertentu

• COUNT

=COUNT(range)

Rumus ini pada dasarnya untuk mengecek data dalam cell kosong atau tidak

• MIN
  =MIN(range)

Rumus ini untuk menentukan nilai terendah dari suatu rentang data 

• MAX

=MAX(range)

Rumus ini untuk menentukan nilai tertinggi dari suatu rentang data

‍

Panduan spreadsheet lebih mendalam

‍

‍

Selain dasar-dasar tadi, panduan spreadsheet juga menyediakan fitur pembuatan pivot table dan grafik. Dua hal ini menjadi sangat penting karena nantinya memudahkan kamu dalam menyajikan data. Daripada melihat banyak angka dalam data, sebuah gambaran atau kondisi akan jauh lebih mudah kamu analisis lewat grafik maupun pivot table.

‍

Membuat pivot table

‍

Pivot table bermanfaat untuk memvisualisasikan banyak data secara lebih efisien. Kamu dapat menyiapkan pivot table untuk data yang sifatnya kompleks.

‍

‍

Berikut langkah membuat pivot table dari data:

• Pilih cell yang memuat data yang ingin kamu buat pivot table. Ingat, pastikan data tersebut memiliki header pada kolomnya.
• Klik “Data” > “Pivot Table”
• Di samping “Rows” atau “Columns”, klik “Add” dan pilih value-nya
• Di samping “Values”, klik “Add” dan pilih nilai yang ingin kamu lihat pada kolom
• Klik panah bawah untuk data yang ingin kamu ubah

‍

Membuat grafik

Selain melalui pivot table, visualisasi data paling mudah juga bisa lewat grafik. Caranya juga mudah. Kamu cukup menyorot bagian data yang hendak ditampilkan, lalu klik “Insert” > “Chart”. Nantinya grafik akan muncul dan kamu bisa mengeditnya langsung dari sidebar.

‍

Atau ikuti juga langkah ini:

• Pilih cell yang hendak kamu jadikan grafik
• Klik “Insert” > “Chart”
• Pada bagian sidebar, klik “Data” > “Chart Type”, lalu pilih bentuk grafik yang kamu inginkan
• Untuk mengedit grafik, cukup klik “Customize”

‍

‍

Baca Juga: Ingin Belajar Spreadsheet? Ini Nih Rekomendasi Tempat Kursusnya!

‍

Panduan spreadsheet mode offline

Selain dapat kamu akses secara online, spreadsheet juga bisa kamu operasikan secara offline. Ini menjadi fitur sangat berguna, terutama jika kamu sedang dalam perjalanan penerbangan.

‍

Hal-hal yang mesti kamu siapkan:

• Gunakan Google Chrome, bukan browser lain
• Instal dan aktifkan Google Docs Offline Chrome extension
• Pastikan kamu punya ruang kosong cukup untuk menyimpan dokumenmu

‍

Langkah-langkahnya:

• Buka Google Chrome dan pastikan kamu sudah sign in
• Buka drive.google.com/drive/settings
• Beri centang pada "Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline."
• Untuk mengerjakan dokumen secara offline dari komputer, kamu dapat mempelajarinya di sini

‍

Untuk membuat sebuah dokumen bisa kamu buka secara offline, caranya dengan klik “File” > “Make Available Offline”. Dengan begitu, kamu bisa mengaksesnya saat dalam kondisi tidak online.

‍

‍

Kesimpulan

‍

Spreadsheet merupakan tools berbasis online yang berfungsi untuk mengolah data besar dan mengoptimasikan perhitungan. Secara umum, fungsi dan cara penggunaannya mirip dengan Excel. Hanya saja, selama ini spreadsheet lebih bagus untuk pekerjaannya yang sifatnya kolaborasi.

‍

Perbedaan mendasar antara spreadsheet dan Excel terletak pada pengaksesan data, jumlah penyimpanan data dan formula, serta beberapa fitur yang berbeda. Excel memang lebih banyak menyediakan formula maupun fitur. Namun, spreadsheet tetap cocok untuk pengelolaan data dan perhitungan yang lebih sederhana.

‍

Karena berbasis cloud dan sifatnya gratis, tidak heran jika pemanfaatan spreadsheet banyak kamu temukan digital marketing. Kemudahan akses spreadsheet menjadikan tools ini cocok untuk sistem kerja remote.

‍

Dalam panduan ini, kamu memahami bahwa spreadsheet bermanfaat dalam penyajian data secara visual seperti layaknya Excel. Formula di dalam spreadsheet juga lengkap. Kamu dapat membuat pivot table dan grafik melalui spreadsheet.

‍

Selain itu, kamu bisa mengakses spreadsheet secara offline. Ini memungkinkanmu tetap bekerja meski sedang dalam kondisi tidak online. Selamat belajar dan mencoba menggunakan spreadsheet, semoga nanti bermanfaat untuk membantu pekerjaanmu kelak!

‍