Hampir seluruh perusahaan profesional dari berbagai niche pasti menerapkan manajemen proyek atau project management ketika sedang menangani proyek bisnis. Terutama, di era transformasi digital saat ini yang menuntut perusahaan menggunakan alat dan teknik digitalisasi bisnis tertentu.
Suatu proyek biasanya terhambat oleh beberapa faktor. Inilah sebabnya project management jadi sangat penting bagi para manajer.
Lantas, bagaimana cara menyusun strategi yang jelas atau membangun rencana menjalankan proyek secara efektif? Berikut adalah ceklis untuk belajar project management yang bisa kamu pelajari! Jangan sampai kelewatan, ya.
Project Management Adalah
Melansir sebuah survei yang diadakan Project Management Institute, diproyeksikan bahwa hingga tahun 2027 perusahaan akan membutuhkan setidaknya 2,2 juta peran yang berorientasi pada proyek baru setiap tahunnya.
Banyaknya kebutuhan perusahaan akan posisi project manager membuat peran ini menjadi karir yang diidamkan banyak orang. Dengan cakrawala yang begitu besar, tak heran semakin banyak orang berusaha mempelajari dan menekuni bidang ini.
Dikutip dari Investopedia, project management adalah metode perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang bisa digunakan perusahaan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Di dalamnya, terdapat berbagai proses yang dimulai dari inisiasi, pembentukan strategi, pelaksanaan, pengawasan, hingga penutupan.
Perbedaan project management dengan manajemen pada umumnya terletak pada rentang waktu yang dijalankan.
Project management dibutuhkan ketika perusahaan ingin menjalankan sebuah proyek atau acara tertentu. Sementara, manajemen konvensional meliputi aspek yang lebih luas dan rentang waktunya tidak dapat ditentukan oleh pihak penyelenggara.
Orang yang bertanggung jawab terhadap keberlangsungan proyek dan semua rincian di dalamnya biasa disebut sebagai project manager atau manajer proyek.
Melansir Teamwork, ada beberapa skill penting yang harus dimiliki oleh seorang project manager. Berikut ini beberapa di antaranya:
- Komunikasi
- Kepemimpinan
- Organisasi
- Adaptasi
- Empati
- Bekerja di bawah tekanan
Selain itu, menurut Paymo ada beberapa kemampuan lain yang wajib dikuasai oleh project manager, misalnya:
- Pemahaman kuat soal bisnis dan manajemen risiko
- Kemampuan manajemen proyek dan diri yang baik
- Berpikir kritis
- Problem solving
- Kemampuan analisis
- Budgeting
Tujuan Project Management
Mengapa harus ada manajemen proyek? Tentu bukan tanpa alasan mengapa project management harus ada.
Tujuan project management adalah proses perencanaan hingga pengawasan sebuah proyek. Dengan begitu, tujuan pelaksanaan proyek bisa tercapai dengan efisien dan maksimal. Perusahaan atau pelaksana proyek pun bisa mendapatkan keuntungan atau manfaat.
Meski begitu, project management memiliki unsur batasan. Di antaranya yang paling pokok adalah adanya batasan waktu, biaya, serta sumber daya lainnya. Demi berjalannya proyek sesuai rencana, maka perlu melewati tahapan-tahapan sesuai rencana.
1. Pengembangan dan Implementasi Prosedur
Terlepas dari skalanya, suatu project membutuhkan waktu dan keahlian. Dengan adanya project management, maka setiap orang bisa menyelesaikan tugas yang sesuai jadwal dan memastikan keberhasilan suatu project.
2. Komunikasi dan Pengawasan Lebih Efisien
Perlu diingat, berhasil atau gagalnya suatu project bergantung pada kerjasama tim. Maka itu, kunci sukses project management adalah kolaborasi dan komunikasi. Tujuan project management adalah mengatur agar setiap anggota tim bisa memahami tugas secara jelas, tidak ambigu, dan lengkap. Sehingga, semua dipahami oleh setiap anggota tim.
3. Tepat Waktu
Tujuan utama dalam project management adalah mampu memenuhi tenggat waktu atau jadwal yang ditentukan. Kendala project management adalah jadwal molor yang berdampak pada membengkaknya anggaran keuangan project.
Ketepatan waktu dan project bisa diselesaikan dalam waktu yang direncanakan menjadi tujuan utama. Selain itu, perlu diperhatikan juga kualitas hasil pekerjaan harus sesuai dengan kesepakatan dan anggaran yang diperkirakan.
Tahapan Project Management
Seorang project manager bertanggung jawab untuk melaksanakan seluruh proyek sesuai dengan rangkaian perencanaan. Kerja sama tim pun diperlukan agar proyek tercapai dengan maksimal.
Secara garis besar yang pokok, ada lima tahapan project management, yaitu:
1. Inisiasi (Initiating)
Tahap pertama project management yakni memetakan seluruh aspek yang terlibat dalam sebuah proyek. Termasuk tujuan proyek, ruang lingkup pelaksanaan, project manager yang bertanggung jawab, besaran perkiraan anggaran, timeline, schedule kerja, hingga risiko yang mungkin terjadi.
Inisiasi merupakan tahap awal sebagai bridging konsep pelaksanaan proyek. Segala unsur dasar dari gambaran keseluruhan proyek tersusun di sini. Meski demikian, tahap inisiasi mungkin belum menjabarkan seluruh hal secara spesifik.
2. Perencanaan (Planning)
Setelah menemukan poin-poin utama yang dibutuhkan dalam sebuah proyek, langkah selanjutnya adalah membuat perencanaan. Tahap project management ini bernama planning. Secara umum, pada tahap ini seorang project manager dan tim akan membuat rancangan proyek secara detail dari awal hingga akhir.
Listing vendor hingga stakeholder juga terjadi di sini. Dengan demikian, saat di lapangan untuk memulai proyek, tim dengan tugas masing-masing tidak merasa kebingungan harus bekerja sama dengan siapa. Selain itu, anggaran pengeluaran dan timeline pengerjaan juga terbentuk pada tahap ini.
3. Pelaksanaan (Executing)
Seluruh perencanaan yang telah dibuat selanjutnya perlu disetujui oleh stakeholder terkait. Setelah mendapat persetujuan, barulah project manager dan tim bisa menjalankan seluruh rangkaian proyek. Dalam pelaksanaan, project manager bertanggung jawab memastikan pelaksanaan sesuai dengan planning.
Bukan hanya itu, project manager bersama tim juga perlu menciptakan lingkungan kerja positif. Menjaga komunikasi, kerja sama antar individu internal hingga eksternal, pemilihan vendor, dan sebagainya adalah hal wajib. Dengan begitu, setiap individu dalam tim bisa bekerja secara nyaman.
4. Pengawasan (Monitoring)
Pengawasan terjadi bersamaan dengan pelaksanaan seluruh rangkaian planning. Monitoring dengan cermat membantu mengetahui mana tahap yang sudah oke dan mana yang masih perlu mendapat perbaikan. Hasilnya, ketika ada hal yang kurang tepat, project manager dan PIC bagian bisa segera mengambil tindakan.
Improvisasi pelaksanaan planning mungkin terjadi pada tahap monitoring. Ketika satu cara ternyata kurang efektif untuk diterapkan, maka alternatif cara lain bisa dilakukan. Tujuannya, tentu agar proyek berjalan tetap dalam budget dan sumber daya yang telah ditentukan guna mencapai goals bersama.
5. Penutupan (Closing)
Pelaksanaan rencana telah usai? Selamat, saatnya memasuki tahap penutupan. Ketika stakeholder memutuskan bahwa proyek telah selesai, maka project manager, tim, beserta pengampu kebijakan perlu melaksanakan evaluasi.
Termasuk juga membuat laporan dan menyelesaikan relasi dengan pihak eksternal. Meski sudah selesai, tetap ada tahapan project maintenance untuk melakukan perawatan dan pemantauan proyek. Tujuannya tentu agar proyek, terutama yang berjangka panjang, bisa berjalan dengan maksimal.
Contoh Project Management
Agar membantu kamu untuk lebih mudah memahami seperti apa project management itu, berikut ini ada contoh project management yang bisa kamu lihat langsung.
1. Proyek Bidang Manufaktur
Industri manufaktur berhubungan langsung dengan proses produksi. Produksi ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Maka, proses kegiatan atau proyek yang dilakukan adalah dimulai dari perencanaan konsep, metode produksi yang akan dijalankan, perhitungan anggaran, perkiraan jangka waktu produksi, sampai produk tersebut selesai dibuat dan siap dipasarkan.
2. Proyek Konstruksi
Bisa juga yang terjadi adalah karena permintaan pasar yang meningkat, industri ini perlu tempat produksi dan penyimpanan produk yang baru. Karena lokasi yang selama ini digunakan sudah tidak memadai. Maka, dimulailah proyek konstruksi atau pembangunan tempat produksi yang baru.
Manajer proyek akan mulai merancang konsep, menghitung anggaran, mengukur timeline, sampai dengan mempersiapkan tim yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ini.
3. Proyek Penelitian
Proyek seperti ini biasanya berhubungan dengan aktivitas pengembangan atau perbaikan suatu produk agar kualitas dan harga jualnya meningkat. Dalam hal ini, penelitian dan observasi dibutuhkan.
Project management akan memulai tahapannya dari melakukan analisis pasar, analisis produk, mengadakan beberapa workshop dan penelitian ilmiah untuk meningkatkan kualitas produk tersebut.
Pendekatan dalam Project Management
Dalam project management, terdapat dua jenis pendekatan yang bisa digunakan, yakni secara tradisional dan agile. Penjelasannya sebagai berikut:
Pendekatan Tradisional
Pendekatan tradisional dalam hal ini bersifat mendasar dan lebih cocok bila dikembangkan pada perusahaan manufaktur.
Ada beberapa industri yang memang sering menggunakan metode pendekatan tradisional ini dalam project management yang mereka jalankan, misalnya produksi mobil, komputer, bangunan, dan sebagainya. Intinya, lebih sering diterapkan oleh industri yang menghasilkan produk fisik.
Pendekatan tradisional bisa dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu
1. Waterfall
Maksud dari metode pendekatan waterfall adalah, suatu kegiatan tidak akan dikerjakan sebelum kegiatan yang satunya lebih dulu selesai. Jadi, dalam proyek, kegiatan harus diselesaikan satu per satu.
2. Critical Path Method
Dalam metode pendekatan ini, manajer proyek bisa menentukan mana kegiatan yang akan dijadikan sebagai prioritas dan akan dikerjakan terlebih dulu. Dengan menggunakan cara yang mirip dengan konsep waterfall, kegiatan tersebut akan dijalankan dan diselesaikan lebih dulu sebelum memulai kegiatan lainnya. Kegiatan yang sekiranya dirasa akan menghambat proses pengerjaan proyek akan dijadikan opsi sebagai yang terakhir dilakukan.
3. Critical Chain Project Management (CCPM)
Pendekatan project management dengan metode Critical Chain Project Management atau CCPM ini memiliki fokus pada sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas dan pekerjaan dalam proyek.
Manajer proyek nantinya akan melakukan identifikasi tugas dengan tingkat prioritasnya masing-masing. Pekerjaan atau tugas dengan prioritas paling tinggi akan dikerjakan lebih dulu.
Pendekatan Agile
Pengertian dari pendekatan agile dalam project management adalah pendekatan yang berfokus pada kolaborasi tim dibandingkan dengan struktur hierarki. Pendekatan agile bisa digolongkan menjadi 4 jenis, yaitu:
1. Scrum
Pendekatan dengan metode scrum memungkinkan para anggota untuk memiliki beban dan tanggung jawab yang sama dengan manajer proyek. Pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini biasa disebut dengan Scrum Master.
2. Kanban
Secara umum, metode pendekatan Kanban ini tidak terlalu berbeda dengan scrum. Hanya saja sedikit perbedaan bisa terlihat pada periode kerja metode Kanban yang bersifat kontinyu.
3. Extreme Programming (XP)
Pendekatan dengan metode Extreme Programming atau XP ini pada dasarnya dikembangkan secara khusus bagi software engineering. Kenapa begitu?
Karena metode ini dianggap paling tepat untuk proyek yang kliennya belum mengetahui dan memahami apa saja yang diperlukan untuk proyeknya dan bagaimana penggambaran hasil akhirnya nanti.
4. Adaptive Project Framework (APF)
Pendekatan yang terakhir adalah metode Adaptive Project Framework (APF) yang juga dianggap tepat dan sesuai dengan proyek yang dikerjakan dengan basis teknologi dan informasi. Ini dikarenakan biasanya dalam pengerjaan proyek, dibutuhkan adanya tingkat adaptasi dan fleksibilitas yang tinggi.
Ceklis untuk Belajar Project Management
Bagaimana, semakin tertarik untuk mempelajari project management dan menjadi seorang project manager? Bila iya, simak dulu ceklis berikut ini agar kamu bisa menjadi project manager yang kompeten!
1. Pahami Garis Besar Proyek yang Akan Disusun dan Dilaksanakan
Nah, salah satu keahlian project manager yang harus individu kuasai yakni kemampuan memahami proyek secara garis besar. Dengan begitu, ia memiliki gambaran bagaimana proyek akan terlaksana.
2. Tentukan Goals atau Tujuan yang Menjadi Pencapaian setelah Adanya Proyek
Tujuan membantu project manager dan tim agar tetap fokus dan menerapkan tahapan project management yang sesuai. Intinya, goals ini membuat proses kerja lebih terarah.
3. Kenali Kemungkinan Risiko yang Ada di Sepanjang Tahapan
Mulai inisiasi hingga evaluasi, cari tahu sebanyak-banyaknya kemungkinan risiko. Dengan begitu, project manager dan tim bisa melakukan antisipasi sedini mungkin.
4. Hindari Ilusi Kesempurnaan yang Justru Membuat Overthinking
Well, punya tujuan menghadirkan proyek yang perfect memang tidak salah. Namun, perhitungkan pula faktor eksternal yang mungkin terjadi dan mempengaruhi pelaksanaan proyek.
6. Buat Timeline dan Lakukan Manajemen Waktu Efektif
Pembagian waktu dan ritme kerja akan mempengaruhi bagaimana seluruh pelaksanaan proyek. Maka dari itu, buat timeline dengan jelas guna membantu mengarahkan seluruh kegiatan.
7. Lakukan Pembagian Tugas yang Jelas pada Seluruh Anggota Tim
Selain pembagian waktu, pembagian tugas yang jelas menghindarkan anggota tim bingung atas peran masing-masing.
8. Hindari Multitasking atau Mengerjakan Banyak Hal dalam Satu Waktu
Alih-alih multitasking, sebaiknya lakukan segala sesuatunya dengan fokus. Mengerjakan satu hal dalam satu waktu memungkinkan mencapai hasil lebih cepat dan berkualitas daripada melakukan banyak hal sekaligus.
9. Belajar dari Ahlinya
Project Management Institute menjelaskan, bahwa dengan belajar dari seorang ahli adalah cara termudah untuk menjadi seorang project manager yang profesional.
Mendapatkan panduan langsung dari seseorang yang sudah ahli di bidang manajemen proyek akan lebih mudah membantumu meningkatkan pengetahuan dalam bidang tersebut.
10. Cari Banyak Pengalaman
Cara menjadi project manager yang satu ini wajib kamu lakukan jika ingin sukses berkarier di bidang project management.
Melansir Coursera, banyak project manager yang memulai karier dari posisi non manajerial. Misalnya, seorang IT project manager biasanya bekerja terlebih dahulu menjadi IT associate atau bahkan business analyst yang mendukung team IT.
Peran mereka akan berkembang sesuai dengan pengalaman dan skill yang dimiliki sehingga bisa mendapatkan posisi menjadi project manager. Karena itu, kamu perlu membangun pengalaman dan keterampilan dalam bidang manajemen proyek.
11. Evaluasi Project Management secara Berkala
Pantau perkembangan seluruh tahapan project management. Dengan begitu, akan memahami kekurangan dan kelebihan yang bisa dihindari ataupun mendapatkan improvement.
Contoh Tools untuk Project Management
Berikut ini adalah contoh tools yang sering digunakan saat seorang manajer melakukan project management, yaitu:
1. Monday.com
Tools pertama yang bisa dipertimbangkan dalam project management adalah Monday.com. Aplikasi ini memiliki antarmuka yang menarik secara visual dan tools project management yang sederhana, namun bermanfaat. Selain itu, dilengkapi berbagai fitur seperti tampilan kalender, peta, template, dan lain-lain.
2. Trello
Trello merupakan tools project management terkemuka yang memudahkan kolaborasi dengan tim kerja. Sederhana, mudah dipakai, dan ringan. Dilengkapi fitur untuk membuat board, listing, dan kartu tugas yang rapi dan terorganisir. Pengguna bisa membagikan, berkolaborasi, dan saling berkomentar.
3. Asana
Pernah dengar Asana sebagai tools project management? Di beberapa perusahaan, pilihan utama tools project management adalah Asana. Terdapat alur kerja yang mengotomasi tugas berulang. Menjalankan project management semakin mudah, cepat, dan bisa mengundang pengguna tamu tanpa batas.
4. Team Gantt
TeamGantt adalah tool project management yang menyediakan grafik Gantt secara online. Dengan bagan ini, project manager bisa merencanakan, menjadwalkan, dan mengelola proyek yang kompleks lebih mudah.
Lebih dari itu, kamu bisa mengundang tim, stakeholder, atau klien untuk melihat dan mengedit Gantt chart kamu dengan mudah dan sederhana.
5. Wrike
Wrike adalah tool serbaguna yang mampu membantu tim berkolaborasi dengan lebih baik dan menghasilkan transparansi komunikasi yang lebih besar.
Wrike memiliki banyak fitur untuk berkolaborasi, berkomunikasi, hingga manajemen dokumen. Tool ini memungkinkan kamu untuk dapat menetapkan prioritas dan menyelaraskan tim agar bekerja lebih cepat dan cerdas.
6. Zoho Project
Zoho Projects adalah tool yang berguna dalam bisnis untuk melacak tugas, berkolaborasi, bug tracking, dan menjalankan laporan intuitif. Tool ini menawarkan fitur seperti Gantt charts dan kemampuan untuk menagih pekerjaan secara bersamaan.
Tak hanya itu, dalam Zoho Projects juga terdapat fitur untuk berkomunikasi, termasuk real-time chat dan forum pages.
7. Notion
Notion adalah ruang kerja lengkap untuk menulis, membuat rencana, dan berkolaborasi antar tim. Tool ini bernuansa modern, baik dari segi fitur maupun tampilannya.
Notion dapat membantu merencanakan dan mendiskusikan proyek, berbagi timeline pekerjaan dengan tim, dan meletakkan file-file penting yang berhubungan dengan proyek, mulai dari foto, dokumen, link, dan banyak lainnya.
8. Scoro
Scoro adalah solusi komprehensif dengan menggabungkan semua fitur yang mungkin kamu perlukan dalam tools project management, seperti proyek & tugas, contact management, catatan untuk tim, kolaborasi tim, pemberian deadline, dan pelaporan.
Scoro membantu merampingkan seluruh kemajuan pekerjaan proyek, sehingga kamu tidak perlu menggunakan banyak tool berbeda untuk setiap tugas. Semua informasi penting kamu dapat disimpan di satu tempat terpusat.
Kesimpulan
Nah, itu dia informasi seputar project management. Pada dasarnya, project management adalah sesuatu yang berkaitan dengan suatu proses pelaksanaan proyek. Mulai dari perencanaan, perhitungan anggaran, pencarian tim yang tepat, pengawasan dan pembuatan laporan sampai dengan proyek tersebut selesai dijalankan.
Bagi kamu yang tertarik menjadi seorang project manager, perlu memperhatikan dan pelajari setiap ceklis yang sudah dijabarkan di atas, ya. Tentu saja, latihan dan mencari pengalaman akan sangat membantu untuk mengasah skill-mu.
Selain dari magang, salah satu cara lain untuk meningkatkan skill bisa dengan mengikuti digital marketing bootcamp dari Belajar Lagi. Bersama Belajar Lagi, kamu akan belajar seputar project management secara live dan interaktif, serta didampingi oleh dedicated facilitator, selain itu kamu juga dapat berkesempatan berjejaring di platform eksklusif.
Program pembelajaran intensif dengan materi yang holistik di bidang project management. Belajar Lagi juga sudah mendapatkan sertifikasi internasional dari Education Alliance Finland (EAF) dengan nilai excellent setelah melakukan assessment terhadap metode pembelajaran dan kurikulum Belajar Lagi.
Jadi, siap Belajar Lagi?
