10+ Contoh SOP Kerja Karyawan buat Jadi Panduan Para Manajer

Contoh SOP kerja bagi karyawan itu seperti apa, sih? Kelancaran suatu operasional atau aktivitas kerja sangat bergantung pada SOP yang jelas. Tanpa adanya SOP, karyawan akan kesulitan dalam menjalankan pekerjaan, baik itu sifatnya individu maupun tim.

Dengan adanya pedoman kerja yang jelas, masing-masing karyawan akan bekerja seadanya. Akibatnya, hasil kerja pun menjadi tidak berkualitas dan cenderung berantakan. Puncaknya, apa yang menjadi tujuan atau target perusahaan pun bisa-bisa tidak tercapai.

Pada artikel kali ini, Tim Belajarlagi merangkum beberapa contoh SOP kerja karyawan dari setiap bidang atau divisi tertentu. Harapannya, SOP berikut ini bisa jadi referensi bagi kita yang perlu menyusun pedoman kerja bagi karyawan. Yuk, simak dan pelajari bersama!

Apa itu SOP kerja?

SOP adalah dokumen yang berisi rincian serangkaian aktivitas guna menyelesaikan suatu tugas tertentu dalam pekerjaan. Dalam SOP, karyawan dapat melihat langkah demi langkah saat dalam melaksanakan pekerjaan. Pedoman tersebut kemudian menjadi standar yang harus dipenuhi karyawan dalam bekerja agar hasilnya sesuai target perusahaan.

Melalui SOP, perusahaan berupaya menjaga kualitas kerja dari para karyawan. Itu artinya, karyawan yang melakukan pekerjaan di luar rambu-rambu SOP jelas melanggar peraturan dalam bekerja. Ada kemungkinan kualitas kerjanya nanti melenceng dari keinginan perusahaan.

SOP juga menjaga karyawan dari melakukan kesalahan dari bekerja sehingga terhindar dari risiko tertentu. Bagi karyawan baru, pedoman kerja sangat membantu mereka melakukan tugas tanpa harus kebingungan. Cakupan dari SOP biasanya berupa tujuan, prosedur, hingga sumber atau dokumen terkait.

Apa pentingnya SOP kerja?

Sebelum mencermati contoh SOP kerja karyawan, kita pelajari dulu apa sih pentingnya keberadaan dokumen tersebut di perusahaan. Alasan setiap pekerjaan memerlukan SOP antara lain:

• Pemberian tujuan kerja yang jelas. Bekerja menjadi lebih lancar ketika karyawan paham apa yang menjadi target dalam kerjanya. SOP membantu menghindari masalah kebingungan dalam manajemen kerja sehingga mampu menjaga produktivitas tetap baik.
• Menstandarkan proses bekerja. Apa jadinya jika masing-masing karyawan punya cara sendiri dalam bekerja? Keseluruhan kerja tim dapat menjadi berantakan. SOP membatasi cara kerja dengan standar yang ditetapkan dan diseragamkan.
• Panduan bagi karyawan baru dalam bekerja. Dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab, mustahil memberikan pelatihan begitu rinci pada karyawan baru terkait pekerjaannya. SOP membantu karyawan baru menjalankan tugas-tugasnya sejak kali pertama.
• Mengantisipasi risiko kerja. Kesalahan kerja dapat perusahaan kurangi dengan adanya standarisasi proses yang jelas. Risiko yang tidak diinginkan pun bisa dihindari atau bahkan diantisipasi.
• Menjaga keselamatan karyawan. Untuk pekerjaan lapangan yang dekat dengan berbagai risiko, SOP berfungsi menjaga keselamatan karyawan selama bekerja. Mengikuti SOP dengan tepat akan menjauhkan karyawan dari kecelakaan kerja.

Baca juga: SOP Pelatihan Karyawan dan Langkah-Langkah Membuatnya

Contoh SOP kerja karyawan

Beberapa contoh SOP kerja karyawan yang bisa kita pelajari dan kita jadikan panduan dalam menyusun pedoman kerja:

1. SOP copy editing

Tujuan

Tujuan dari pedoman kerja ini adalah untuk menjamin semua artikel memiliki tata bahasa yang benar dan fakta yang akurat guna keperluan publikasi.

Penerapan

Semua editor dan desainer dapat menerapkan langkah-langkah ini untuk meminimalkan kesalahan dalam konten yang diterbitkan.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Editor naskah membaca setiap artikel dan memberikan saran pengeditan.
• Editor bagian menerima pengeditan.
• Desainer utama memasukkan artikel yang telah diedit ke dalam template.
• Editor pelaksana mencetak edisi yang telah selesai dan melakukan pengeditan tambahan.
• Desainer menerapkan pengeditan.
• Desainer mengirimkan template yang telah selesai ke penerbit.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen terlampir:

• Panduan gaya
• Panduan bagian
• Contoh template

2. SOP rekrutmen karyawan

Tujuan

Pedoman kerja ini bertujuan untuk memastikan bahwa calon karyawan memiliki prosedur yang konsisten untuk mengevaluasi kualifikasi mereka bagi perusahaan.

Penerapan

Pemimpin departemen, manajer, dan profesional SDM dapat mematuhi prosedur ini saat mewawancarai dan merekrut karyawan baru.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Minta calon karyawan untuk menyelesaikan tes keterampilan teknis secara daring.
• Kumpulkan tes yang telah selesai dan distribusikan kepada pemimpin departemen yang relevan untuk dievaluasi.
• Undang setiap kandidat yang berhasil untuk wawancara daring dengan dua profesional SDM untuk menentukan profesionalisme dan kompetensi mereka.
• Jadwalkan wawancara tatap muka dengan calon karyawan, pemimpin perusahaan, dan kepala departemen.
• Kirimkan tawaran pekerjaan kepada calon karyawan melalui email dan beri mereka waktu lima hari kerja untuk menerimanya.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen terlampir:

• Contoh tes keterampilan teknis
• Template email
• Contoh pertanyaan wawancara
• Daftar dokumen yang dibutuhkan dari kandidat
• Contoh surat penawaran

3. SOP rilis konten blog

Tujuan

Tujuan dari prosedur kerja ini adalah untuk menjamin publikasi konten blog berkualitas tinggi yang memenuhi spesifikasi perusahaan.

Penerapan

Dokumen ini menjelaskan prosedur yang harus diikuti oleh penulis, manajer, dan staf pemasaran untuk membuat dan mempublikasikan konten yang relevan.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Manajer konten membuat daftar ide unggahan blog di awal minggu.
• Manajer konten berdiskusi dengan kepala konten untuk persetujuan daftar ide tersebut.
• Manajer konten menugaskan penulisan artikel blog kepada penulis.
• Penulis membuat draf tulisan dan mengirimkannya ke editor naskah.
• Editor naskah melakukan penyuntingan dan mengirimkan tulisan yang sudah selesai ke departemen pemasaran.
• Staf pemasaran mempublikasikan unggahan blog ke situs web perusahaan dan akun media sosial.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen terlampir:

• Contoh unggahan blog
• Pedoman penyuntingan
• Strategi media sosial

4. SOP sales

Tujuan

Pedoman kerja ini bertujuan untuk memandu business sales development dalam memperoleh klien baru melalui telepon dan email.

Penerapan

Dokumen ini menjelaskan prosedur bagi spesialis penjualan dan pengembangan bisnis untuk menambah klien baru.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Buat daftar klien potensial beserta emailnya.
• Kirim email ke setiap klien potensial untuk menjelaskan manfaat produk.
• Jika Anda menerima balasan, jadwalkan panggilan telepon.
• Selesaikan percakapan telepon dan kirim informasi klien yang tertarik kepada manajer penjualan.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen terlampir:

• Template email
• Panduan percakapan telepon
• Daftar dan basis data klien potensial

Adanya SOP membantu karyawan dalam menyesuaikan cara bekerja sesuai target yang diminta. Agar kualitas kerja karyawan terjaga baik, perusahaan tidak hanya membutuhkan SOP saja. Perlu dilakukan pelatihan rutin bagi karyawan guna meningkatkan kemampuan dan keterampilan tertentu yang nantinya berdampak ke pekerjaan.

Corporate Training Belajarlagi dapat menjadi mitra terbaik perusahaan dalam menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan. Corporate Training ini menyediakan program pembelajaran yang efektif dengan suasana seru sekaligus interaktif. Para karyawan akan belajar melalui kurikulum yang komprehensif, baik secara teori maupun praktik.

Beberapa program yang Corporate Training Belajarlagi sediakan antara lain digital skill, sales skill, soft skill, dan management skill. Nantinya perusahaan dapat bekerja sama dengan Belajarlagi dalam menyusun kurikulum pelatihan agar lebih tepat sasaran.

Untuk berkonsultasi atau mencari informasi lebih lengkap mengenai Corporate Training Belajarlagi, silakan kunjungi halaman ini, ya.

5. SOP customer service

Tujuan

Tujuan dari prosedur kerja ini adalah memastikan kepuasan pelanggan melalui penyelesaian masalah yang efisien dan memuaskan.

Penerapan

Dokumen ini merinci prosedur bagi operator dan manajer customer service untuk menyelesaikan masalah pelanggan.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Baca pernyataan keluhan pelanggan dan buat log insiden secara online.
• Tanggapi keluhan pelanggan secara online atau melalui telepon dalam waktu 24 jam.
• Tawarkan kupon atau penggantian produk kepada pelanggan.
• Selesaikan masalah dan ajukan laporan insiden.
• Informasikan ke manajer tentang keberhasilan penyelesaian proses penyelesaian konflik.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen terlampir:

• Template respon telepon atau email
• Instruksi laporan insiden
• Prosedur pelaporan

6. SOP pembuatan konten

Tujuan

Prosedur kerja ini bertujuan memastikan proses pembuatan konten berjalan terstruktur, konsisten, dan tepat waktu serta menghasilkan konten yang relevan, berkualitas, dan sesuai dengan tujuan.

Penerapan

Dokumen ini merinci prosedur kerja bagi tim konten yang terlibat dalam perencanaan, produksi, peninjauan, dan publikasi konten di berbagai platform (media sosial, artikel, atau media digital lainnya).

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Menentukan tujuan konten, target audiens, dan platform distribusi.
• Menyusun ide dan konsep konten sesuai dengan kalender konten.
• Membuat draft konten (teks, visual, atau video) berdasarkan konsep yang telah disetujui.
• Melakukan peninjauan dan revisi konten sesuai masukan dari editor atau penanggung jawab.
• Menyelesaikan finalisasi konten dan memastikan kesesuaian dengan pedoman brand.
• Mempublikasikan konten sesuai waktu yang telah ditentukan.
• Mendokumentasikan hasil publikasi dan melakukan evaluasi performa konten.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen pendukung berikut:

• Kalender dan template perencanaan konten
• Pedoman gaya bahasa dan visual
• Alur persetujuan dan revisi konten

Baca Juga: Perbedaan Staff dan Karyawan beserta Penjelasan Lengkapnya

7. SOP pengelolaan media sosial

Tujuan

Prosedur kerja ini bertujuan memastikan pengelolaan media sosial berjalan konsisten, profesional, dan selaras dengan tujuan komunikasi perusahaan serta mampu membangun interaksi yang sehat dengan audiens.

Penerapan

Dokumen ini merinci prosedur kerja bagi tim media sosial yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengelolaan, publikasi, interaksi, serta evaluasi performa akun media sosial organisasi di berbagai platform.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Menentukan tujuan pengelolaan media sosial, target audiens, dan platform yang digunakan.
• Menyusun strategi konten dan kalender media sosial secara berkala.
• Membuat dan menyiapkan materi konten sesuai dengan pedoman brand dan pesan utama.
• Melakukan peninjauan dan persetujuan konten sebelum dipublikasikan.
• Menjadwalkan dan mempublikasikan konten sesuai waktu yang telah ditentukan.
• Memantau aktivitas media sosial, termasuk komentar, pesan langsung, dan mention.
• Menanggapi interaksi audiens secara profesional dan tepat waktu sesuai pedoman komunikasi.
• Mendokumentasikan aktivitas dan melakukan evaluasi performa media sosial secara berkala.

Sumber Daya

• Silakan lihat dokumen pendukung berikut:
• Strategi dan kalender media sosial
• Pedoman komunikasi dan respons audiens
• Panduan penggunaan platform dan tools media sosial

8. SOP produksi

Tujuan

Tujuan dari prosedur kerja ini adalah memastikan proses produksi biskuit berjalan aman, higienis, efisien, dan konsisten sesuai standar mutu perusahaan serta peraturan keamanan pangan yang berlaku.

Penerapan

Dokumen ini merinci prosedur kerja bagi seluruh personel yang terlibat dalam proses produksi biskuit di pabrik, mulai dari persiapan bahan baku, proses produksi, pengemasan, hingga pengendalian mutu.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Melakukan pemeriksaan kebersihan area produksi, mesin, dan peralatan sebelum proses dimulai.
• Menerima dan memeriksa bahan baku sesuai spesifikasi mutu dan standar keamanan pangan.
• Menimbang dan menyiapkan bahan baku sesuai formulasi yang telah ditetapkan.
• Mengoperasikan mesin produksi sesuai instruksi kerja dan standar keselamatan.
• Melakukan pemantauan proses produksi untuk memastikan konsistensi bentuk, rasa, dan kematangan biskuit.
• Melaksanakan pemeriksaan mutu produk secara berkala selama proses produksi.
• Melakukan proses pendinginan, pengemasan, dan pelabelan produk sesuai standar yang berlaku.
• Mencatat hasil produksi, temuan mutu, dan kendala operasional dalam laporan produksi harian.
• Membersihkan area kerja dan peralatan setelah proses produksi selesai.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen pendukung berikut:

• Standar operasional mesin dan peralatan produksi
• Spesifikasi bahan baku dan formulasi produk
• Prosedur sanitasi dan keselamatan kerja
• Formulir laporan produksi dan pengendalian mutu

9. SOP pengajuan cuti

Tujuan

Tujuan dari prosedur kerja ini adalah memastikan proses pengajuan dan persetujuan cuti karyawan berjalan tertib, transparan, serta tidak mengganggu kelancaran operasional perusahaan.

Penerapan

Dokumen ini merinci prosedur kerja bagi seluruh karyawan, atasan langsung, dan bagian Human Resources (HR) dalam proses pengajuan, persetujuan, pencatatan, dan pelaporan cuti karyawan.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Karyawan mengajukan permohonan cuti sesuai jenis cuti yang berlaku melalui sistem atau formulir yang ditetapkan perusahaan.
• Karyawan memastikan pengajuan cuti dilakukan sesuai ketentuan waktu (misalnya minimal beberapa hari sebelum tanggal cuti, kecuali cuti darurat).
• Atasan langsung meninjau permohonan cuti dengan mempertimbangkan kebutuhan operasional dan ketersediaan pengganti.
• Atasan memberikan persetujuan atau penolakan pengajuan cuti melalui sistem atau secara tertulis.
• Bagian HR menerima notifikasi persetujuan cuti dan melakukan pencatatan dalam data administrasi kepegawaian.
• HR menginformasikan status cuti kepada karyawan dan atasan terkait.
• Karyawan melaksanakan cuti sesuai jadwal yang telah disetujui.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen pendukung berikut:

• Kebijakan cuti dan kehadiran karyawan
• Formulir atau sistem pengajuan cuti
• Panduan administrasi kepegawaian

10. SOP perjalanan dinas

Tujuan

Prosedur kerja ini bertujuan memastikan pelaksanaan perjalanan dinas karyawan berjalan tertib, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Penerapan

Dokumen ini merinci prosedur kerja bagi seluruh karyawan, atasan langsung, dan bagian administrasi atau keuangan dalam proses pengajuan, pelaksanaan, dan pelaporan perjalanan dinas.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Karyawan mengajukan permohonan perjalanan dinas sesuai kebutuhan pekerjaan melalui formulir atau sistem yang ditetapkan perusahaan.
• Permohonan perjalanan dinas memuat informasi tujuan, waktu, agenda kegiatan, dan estimasi biaya.
• Atasan langsung meninjau dan memberikan persetujuan atas pengajuan perjalanan dinas.
• Setelah disetujui, bagian administrasi atau keuangan memproses pemesanan transportasi, akomodasi, dan uang perjalanan dinas sesuai ketentuan perusahaan.
• Karyawan melaksanakan perjalanan dinas sesuai agenda dan jadwal yang telah disetujui.
• Selama perjalanan dinas, karyawan menjaga profesionalisme dan mematuhi kebijakan perusahaan.
• Setelah perjalanan dinas selesai, karyawan menyusun dan menyerahkan laporan perjalanan dinas beserta bukti pengeluaran.
• Bagian administrasi atau keuangan melakukan verifikasi laporan dan penyelesaian administrasi biaya perjalanan dinas.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen pendukung berikut:

• Kebijakan dan ketentuan perjalanan dinas
• Formulir atau sistem pengajuan perjalanan dinas
• Panduan penggantian biaya dan laporan perjalanan dinas

11. SOP jam kerja

Tujuan

Prosedur kerja bertujuan memastikan pengaturan jam kerja karyawan berjalan tertib, adil, dan sesuai dengan ketentuan perusahaan serta peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Penerapan

Dokumen ini merinci prosedur kerja bagi seluruh karyawan, atasan langsung, dan bagian Human Resources (HR) dalam pengaturan, pelaksanaan, pencatatan, dan pengawasan jam kerja di perusahaan.

Langkah-langkah

Berikut adalah langkah-langkah prosedurnya:

• Perusahaan menetapkan ketentuan jam kerja resmi, hari kerja, serta waktu istirahat sesuai kebijakan dan peraturan yang berlaku.
• Karyawan wajib mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan dan hadir tepat waktu sesuai jadwal kerja.
• Karyawan melakukan pencatatan kehadiran melalui sistem absensi.
• Atasan langsung memantau kepatuhan jam kerja dan kinerja karyawan dalam unit kerja masing-masing.
• Pengajuan perubahan jam kerja, kerja lembur, atau fleksibilitas jam kerja dilakukan sesuai prosedur dan harus mendapatkan persetujuan atasan.
• Bagian HR melakukan rekapitulasi dan verifikasi data kehadiran secara berkala.
• Ketidakhadiran atau pelanggaran jam kerja ditindaklanjuti sesuai kebijakan disiplin perusahaan.

Sumber Daya

Silakan lihat dokumen pendukung berikut:

• Kebijakan jam kerja dan kehadiran karyawan
• Sistem atau formulir absensi
• Prosedur kerja lembur dan fleksibilitas jam kerja

Baca Juga: 7+ Contoh Struktur Organisasi dan Penjelasannya

Kesimpulan

Dari beberapa contoh SOP kerja karyawan tadi, kita bisa lihat betapa penting peran dari dokumen ini. Tanpa prosedur kerja yang jelas, karyawan tidak bisa melakukan tugas sesuai ketentuan dan target yang diharapkan. SOP membantu menjaga setiap aktivitas kerja dalam perusahaan berjalan tertib dan lancar sehingga berdampak positif ke kinerja karyawan.

‍