‍

Kebijakan ini sebenarnya umum dan hampir pasti kita jumpai di berbagai perusahaan. Hanya saja, kita juga perlu cermat nih apa saja sih jenis biaya yang bisa masuk ke aturan reimburse. Ini sangat penting kita pahami sebelum mengajukan pengembalian dana ke perusahaan.

Artikel berikut ini akan membahas tentang serba-serbi reimburse, mulai dari jenis, prosedur, serta simulasinya. Biar lebih paham soal apa itu reimburse, cermati dan pelajari bersama-sama yuk!

Definisi reimburse

Reimburse adalah kompensasi yang perusahaan bayarkan ke karyawan atas biaya dikeluarkan sendiri untuk keperluan perusahaan. Umumnya reimburse ini bisa berupa penggantian biaya untuk perjalanan bisnis, pengobatan, operasional, dan lain-lain.

Selama ini, reimburse paling banyak beririsan dengan biaya perjalanan bisnis tertentu. Perusahaan biasanya memiliki kebijakan terkait hal tersebut. Misalnya, bujet untuk transportasi, akomodasi, dan sebagainya. Nah, penggantian biaya itu harus berdasarkan kebijakan yang ada.

Dalam beberapa kasus, tidak semua biaya yang dikeluarkan karyawan akan perusahaan ganti. Jika ada over budget, tentu perusahaan hanya mengembalikan biaya yang sudah tertuang dalam kebijakan saja. Jadi, kita sebagai karyawan pun mesti paham betul seperti apa aturan yang perusahaan buat terkait reimburse ini.

Jenis reimburse

Dalam perusahaan, umumnya ada tiga tipe atau jenis reimburse berikut ini:

Business expense reimbursement

Yang pertama adalah penggantian biaya bisnis. Business expense reimbursement adalah pembayaran dari perusahaan kepada karyawan terkait biaya yang ada hubungannya dengan pekerjaan. Hal-hal yang bisa masuk ke reimburse ini antara lain:

• Biaya perjalanan terkait pekerjaan
• Pelatihan atau pendidikan tertentu
• Perlengkapan dan peralatan bisnis
• Biaya lainnya terkait bisnis

Misalnya, perusahaan memberikan kebijakan berupa subsidi dana untuk kuota internet bagi para karyawan yang bekerja remote. Jika karyawan dalam praktiknya memakai dana pribadi terlebih dahulu, karyawan dapat mengajukan reimburse untuk hal tersebut. Pengembalian dana tersebut akan menyesuaikan kebijakan tentang bujet internet untuk karyawan.

Contoh lainnya, katakanlah seorang karyawan membeli beberapa rim kertas memakai uang pribadi karena mendadak kehabisan stok. Karyawan tersebut dapat mengajukan reimburse untuk penggantian dana.

Yang patut dicermati adalah penggantian biaya untuk perjalanan dinas. Masing-masing perusahaan memiliki aturannya tersendiri. Ada yang hanya menyediakan uang saku saja, tetapi ada pula yang memfasilitasi untuk seluruh kebutuhan dinas.

Auto mileage and travel reimbursement

Tipe reimburse ini mencakup penggantian biaya karyawan atas jarak tempuh kendaraan. Secara teknis, ini mirip dengan penggantian biaya bisnis. Namun, biasanya ada hal spesifik lain yang membedakannya.

Misalnya, perusahaan menyediakan fasilitas mobil bagi karyawan. Lalu, dibuatlah kebijakan mengenai pembelian bahan bakar dan perawatan kendaraan. Untuk mengajukan reimburse, karyawan harus mencermati aturan bujet bahan bakar beserta performa kendaraan (apakah ban sudah aus, apakah sudah waktu ganti oli, dan sebagainya).

Selain itu, ada pula perusahaan yang menyediakan bujet transportasi bagi karyawan di level tertentu dengan acuan jarak tempuh. Katakanlah karyawan memakai taksi online untuk pertemuan dengan klien. Uang penggantian yang perusahaan bayar harus sesuai dengan nominal yang tercantum di aplikasi.

Medical expense reimbursement

Beberapa perusahaan tidak memberikan fasilitas kesehatan berupa asuransi swasta ke karyawan. Maka, perusahaan biasanya kemudian punya kebijakan mengganti biaya berobat bagi karyawan.

Contohnya, kita sedang sakit dan butuh memeriksakan diri ke klinik atau rumah sakit. Kita dapat memakai uang pribadi dulu dan nantinya mengajukan reimburse ke perusahaan. Biaya berobat pun akan perusahaan ganti sepenuhnya, tentunya sesuai kebijakan yang ada.

Beberapa reimburse yang terkait dengan hal ini misalnya, biaya berobat rawat jalan, biaya berobat rawat inap, biaya obat, biaya tindakan bedah tertentu, dan lain-lain. Sistem reimburse seperti ini biasanya juga termasuk dalam kebijakan tunjangan kesehatan di perusahaan.

Baca juga: Kewajiban Perusahaan Terhadap Karyawan yang Wajib Diketahui

Simulasi pengajuan reimburse

Untuk bisa lebih memahami bagaimana pengajuan reimburse sesuai kebijakan dan aturan, yuk kita cermati simulasi dua kasus perjalanan dinas ke luar kota berikut ini:

Penggantian biaya transportasi dan akomodasi

Perusahaan memiliki kebijakan membayar tiket pesawat untuk perjalanan dinas ke luar kota. Selain itu, perusahaan juga membiayai kebutuhan lain terkait akomodasi. Misalnya, penginapan dan uang makan.

Aturan yang perusahaan miliki terkait reimburse tersebut misalnya:

• Biaya tiket pesawat PP diganti penuh dengan ketentuan menggunakan pesawat kelas ekonomi
• Bujet biaya penginapan maksimal Rp850.000,00 per malam
• Bujet biaya makan maksimal Rp300.000,00 per hari

Katakanlah perjalanan dinasnya selama empat hari. Maka, karyawan dapat mengajukan pengembalian dana sesuai aturan tersebut. Penginapan = 3 x Rp850.000,00 = Rp2.550.000,00. Uang makan = 4 x Rp300.000,00 = Rp1.200.000,00. Jika biaya yang karyawan keluarkan melebihi itu, maka sisanya akan ditanggung sendiri.

Penggantian biaya uang saku

Sementara, ada pula perusahaan yang hanya memberikan uang saku untuk perjalanan dinas karyawan. Biasanya ini untuk perjalanan dinas yang tidak begitu jauh dan fasilitas penginapan sudah diatur oleh perusahaan.

Aturan yang perusahaan siapkan terkait reimburse ini misalnya:

• Uang saku sebesar Rp300.000,00 untuk perjalanan dinas maksimal delapan jam
• Uang saku sebesar Rp600.000,00 per hari untuk perjalanan dinas luar kota

Anggaplah karyawan melakukan perjalanan dinas ke luar kota selama dua hari dengan biaya penginapan yang sudah ditanggung perusahaan. Maka, karyawan tersebut dapat mengajukan reimburse uang saku sebesar = 2 x Rp600.000,00 = Rp1.200.000,00.

Baca Juga: KPI Karyawan: Pengertian, Manfaat, dan Contoh-Contohnya

Reimburse merupakan salah satu kebijakan yang ditetapkan perusahaan sebagai upaya menstabilkan kesejahteraan karyawan. Jika bicara mengenai kesejahteraan karyawan, perusahaan juga semestinya mempertimbangkan penyelenggaraan pelatihan untuk mengembangkan keterampilan karyawan.

Corporate Training dari Belajarlagi bisa menjadi partner terbaik perusahaan dalam menyelenggarakan pelatihan. Program pelatihan dari Belajarlagi disusun secara menyenangkan dan pastinya bisa turut berdampak besar ke perkembangan bisnis perusahaan.

Perusahaan dapat menyusun kurikulum bersama Tim Belajarlagi sehingga topik dalam pelatihan nanti benar-benar sesuai dengan kebutuhan karyawan. Beberapa kurikulum yang tersedia mulai dari digital skill, sales skill, management skill, dan soft skill. Bersama para instruktur berpengalaman, karyawan akan dibekali skill baru baik secara teori maupun praktik.

Untuk informasi lebih lengkap mengenai Corporate Training, bisa langsung cek di website Belajarlagi, ya!

Prosedur mengajukan reimburse

Selanjutnya, berikut cara untuk melakukan pengajuan reimburse di perusahaan atau kantor:

Cermati aturan dan siapkan persyaratan

Hal wajib yang perlu kita lakukan pertama adalah mencermati kembali aturan atau kebijakan reimburse yang berlaku di perusahaan. Cek dana apa saja yang bisa kita minta ganti ke perusahaan dan apakah ada ketentuan tertentu. Hal ini berlaku untuk semua tipe reimburse.

Setelah itu, kita siapkan dokumen pendukung yang diperlukan untuk pengajuan pengembalian dana. Misalnya, invoice, bukti pembayaran, dan lain-lain. Dokumen yang diminta biasanya asli (bukan fotocopy) dan pastikan kita juga siap mengisi formulir reimburse-nya.

Ajukan segera reimburse setelah siap

Ketika dokumen-dokumen sudah lengkap, kita harus segera mengajukan reimburse. Perusahaan biasanya memiliki aturan batas waktu pengajuan pengembalian dana, umumnya maksimal 30 hari.

Lagipula, kita sering kali kehilangan bukti pembayaran jika terlalu lama menunda-nunda. Pastikan kita ajukan reimburse setidaknya maksimal tujuh hari setelah penggunaan dana pribadi untuk keperluan kantor.

Ikuti alur pengajuan sesuai kebijakan

Jangan lupa untuk mengikuti alur sesuai aturan. Alur reimburse bisa berupa mengisi formulir, melampirkan dokumen pendukung, dan pengajuan serta persetujuan atasan. Setelah kita mematuhi alur yang ada, pengajuan kita pun akan memasuki proses verifikasi.

Jika ada dokumen yang kurang atau pengajuan kita tidak sesuai aturan, besar kemungkinan klaim akan ditolak. Oleh sebab itu, penting untuk mengecek semua persyaratan sebelum mengajukan.

Cek ulang hitungan yang dibuat

Selain dokumen, yang tidak kalah penting dalam pengajuan reimburse adalah pengecekan ulang hitungan nominal dananya. Ingat, ada ketentuan khusus terkait bujet perjalanan dinas atau transportasi. Jangan sampai salah hitung karena itu berpotensi ke penolakan klaim.

Pastikan dana yang tercantum di formulir sesuai dengan bukti pembayaran. Nota yang tidak sesuai juga sering kali membuat proses pengembalian dana menjadi lama.

Hitung dan cek kesesuaian pengembalian uang

Saat pengajuan reimburse diterima, kita akan menerima dana yang sesuai dengan kebijakan. Namun, jangan cepat puas dulu. Kita perlu melakukan hitung dan cek ulang kesesuaian dana tersebut dengan pengajuan yang kita buat.

Kekurangan reimburse

Meski reimburse merupakan bentuk tanggung jawab perusahaan ke karyawan, sistem ini juga memiliki kekurangan yang patut kita cermati. Beberapa di antaranya:

• Waktu pengembalian dana lama. Proses penggantian biaya oleh perusahaan bisa jadi tidak langsung cair karena berbagai faktor. Salah satunya banyaknya pengajuan reimburse dari karyawan lain.
• Pengembalian dana dalam beberapa tahap. Ada kalanya perusahaan mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan secara bertahap. Mungkin karena biaya pengembaliannya cukup besar, sementara arus kas terbatas.
• Pengajuan Reimburse adalah semacam pengembalian dana yang perusahaan berikan ke karyawan untuk kasus atau kondisi tertentu. Biasanya ada kalanya kita sebagai karyawan menggunakan uang pribadi untuk keperluan kantor. Nah, dana pribadi itu bisa perusahaan ganti dan tentu ada prosedur pengajuannya. tak langsung disetujui. Persetujuan atasan tidak selalu bisa diperoleh dengan mudah. Apalagi jika ruang lingkupnya berupa perjalanan dinas atau pelatihan yang tanpa sepengetahuan atasan. Proses reimburse memang rentan memunculkan konflik saat pengajuan.
• Bukti pembayaran hilang. Dalam hal ini, kita jelas harus teliti dan tidak boleh ceroboh. Tanpa nota atau dokumen yang jelas, tentu saja pengajuan reimburse kita akan ditolak.

Karena prosedurnya cukup kompleks, ada baiknya kita benar-benar menyiapkan segala kebutuhan untuk pengajuan reimburse sebaik mungkin. Jika perlu, pastikan atasan kita pun memproses pengajuan secara lebih cepat.

Contoh formulirnya

Formulir reimburse merupakan salah satu dokumen penting dalam pengajuan penggantian dana. Formulir ini biasanya dikeluarkan oleh HR atau keuangan dan terdapat kolom persetujuan untuk beberapa pihak. Setelah mengisinya, kita bisa mengumpulkannya ke HR atau keuangan dengan melampirkan dokumen pendukung. 

Contoh formulir reimburse secara umum:

Contoh formulir reimburse untuk penggantian biaya transportasi:

Contoh formulir reimburse dengan contoh bukti pembayaran atau nota:

Baca Juga: Apa Itu Assessment, Tujuan, dan Tips Mempersiapkannya‍

Semoga penjelasan mengenai apa itu reimburse ini bisa menambah wawasan kita. Jadi, kita tak lagi bingung ketika nanti harus mengajukan penggantian dana ke perusahaan.

‍