- Beri kabar dalam 24 sampai 48 jam sejak tawaran datang. Bila butuh waktu berpikir, minta tambahan waktu secara sopan daripada diam.
- Gunakan empat bagian, yaitu terima kasih, keputusan yang jelas, alasan satu kalimat yang netral, dan penutup yang membuka peluang.
- Telepon terasa paling personal, sedangkan email tetap wajar dan meninggalkan jejak tertulis. Kombinasi keduanya sering menjadi pilihan paling aman.
- Hindari kritik terhadap perusahaan, perbandingan tawaran, alasan yang panjang, dan janji yang tidak pasti.
- Tetap terhubung di LinkedIn dan balas dengan ramah agar hubungan profesional tetap hidup.
Menolak tawaran kerja memang tidak selalu mudah, terutama ketika kamu sudah melewati proses rekrutmen dan berkomunikasi dengan recruiter. Padahal, menolak dengan cara yang tepat tidak harus merusak hubungan profesional. Yang penting adalah merespons dengan cepat, jelas, dan tetap menghargai pihak yang sudah meluangkan waktu.
Di artikel ini, Teman Belajar akan memahami kapan waktu yang tepat untuk menolak tawaran kerja dan bagaimana menyusun pesannya. Ada contoh penolakan untuk berbagai situasi, termasuk ketika kamu sudah sempat menyatakan minat. Kamu juga akan menemukan hal yang sebaiknya tidak disebutkan agar tetap meninggalkan kesan profesional.
Kapan Waktu Terbaik Menolak Tawaran Kerja
Waktu terbaik menolak tawaran kerja adalah 24 sampai 48 jam sejak tawaran datang, atau lebih cepat bila keputusan sudah bulat. Jika kamu sudah yakin menolak, sebaiknya sampaikan keputusan tersebut sesegera mungkin. Penolakan yang cepat membantu perusahaan melanjutkan proses rekrutmen dan mempertimbangkan kandidat lain.
Hal ini juga berkaitan dengan efisiensi proses rekrutmen. Yale School of the Environment menjelaskan bahwa semakin lama posisi kosong, semakin banyak sumber daya yang dapat terserap dalam proses perekrutan. Karena itu, memberi kabar lebih awal membantu perusahaan menentukan langkah berikutnya. Kamu tidak perlu menunggu sampai batas waktu terakhir jika keputusan sudah dibuat.
Namun, cepat bukan berarti harus terburu-buru. Jika masih membutuhkan waktu untuk berpikir, kamu bisa meminta tambahan waktu satu atau dua hari dengan menyampaikannya secara sopan.
Menurut USC Bovard College, menghilang tanpa memberi kabar bukan cara yang tepat untuk menolak tawaran kerja. University of Cincinnati juga mengingatkan bahwa dunia profesional sering kali lebih terhubung dari yang terlihat. Perekrut bisa saja berpindah perusahaan atau kembali bertemu denganmu di kesempatan lain, sehingga tetap menjaga komunikasi dengan baik dapat membantu mempertahankan hubungan profesional.
Empat Langkah Menyusun Pesan Penolakan yang Sopan
Berdasarkan University of Cincinnati, pesan penolakan yang baik dibangun dari langkah yang ringkas. Secara umum, cara menolak tawaran kerja dengan sopan cukup mencakup ucapan terima kasih, keputusan yang jelas, alasan singkat, dan penutup yang membuka peluang di masa depan.
1. Sampaikan Terima Kasih Lebih Dulu
Dikutip dari USC Bovard College, profesor Doug Bender menekankan pentingnya berterima kasih atas waktu, pertimbangan, dan usaha yang perusahaan curahkan untuk mengenal kandidat. Perekrut sudah menginvestasikan waktu untuk menyeleksi dan mewawancarai, sehingga mengakuinya menunjukkan profesionalisme.
Bila gaji satu-satunya penghalang dan kamu masih tertarik, tanyakan dulu apakah ada ruang negosiasi, dan kamu bisa menyiapkannya lewat cara negosiasi gaji berbagai kondisi agar disetujui HRD.
2. Nyatakan Keputusan dengan Jelas
Berdasarkan University of Cincinnati, penolakan perlu disampaikan langsung tanpa ruang ambigu agar perusahaan tidak ragu. Kalimat yang berputar-putar justru dapat menimbulkan harapan keliru dan menyulitkan perekrut merencanakan langkah berikutnya.
3. Beri Alasan Singkat dan Netral
Dikutip dari Harvard Business Review, alasan perlu disampaikan dengan jelas tanpa terdengar keras atau terlalu mengkritik pemberi kerja. Fokuskan alasan pada tujuan karier atau keadaan pribadi, bukan kekurangan perusahaan. Satu kalimat sudah cukup.
4. Tutup dengan Membuka Pintu
Kalimat sederhana yang menyatakan harapan untuk tetap terhubung menunjukkan bahwa kamu terbuka pada peluang di masa depan. Tambahkan doa baik untuk proses rekrutmen mereka agar pesan tetap terasa profesional.
Menurut USC Bovard College, Bender juga menyarankan agar pesan menegaskan bahwa keputusan tersebut tidak mudah diambil. Dengan begitu, kesan yang tertinggal adalah penghargaan, bukan penolakan yang dingin. Keempat bagian ini membuat pesan terasa tulus tanpa perlu panjang.
Karena aturan ketenagakerjaan di Indonesia dapat berbeda dengan konteks sumber tersebut, periksa juga klausul pada offering letter atau perjanjian kerja yang sudah kamu tanda tangani.
Keempat bagian ini membuat pesan terasa tulus tanpa perlu panjang, dan kemampuan menyampaikannya dengan jelas adalah bagian dari cara meningkatkan skill komunikasi profesional secara keseluruhan.
Contoh Pesan Menolak Tawaran Kerja untuk Berbagai Situasi
Dikutip dari USC Bovard College, penjelasan singkat seperti menerima tawaran lain, memilih arah karier berbeda, kompensasi yang belum sesuai, atau perubahan situasi pribadi dinilai cukup dan lazim. Karena itu, isi pesan sebaiknya disesuaikan dengan alasan penolakanmu. Empat contoh menolak tawaran kerja berikut ditulis utuh dan siap dipakai, lengkap dengan catatan tentang mengapa bagian tertentu penting.
1. Contoh Pesan Penolakan saat Sudah Menerima Tawaran Lain
Gunakan pesan ini bila kamu memilih kesempatan lain yang lebih sesuai dengan arah kariermu.
Subjek: Jawaban atas Tawaran Posisi [Nama Posisi]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Perekrut],
Terima kasih atas tawaran posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan] dan atas waktu yang telah diluangkan selama proses rekrutmen.
Setelah mempertimbangkan dengan matang, saya memutuskan untuk menerima kesempatan lain yang lebih sesuai dengan arah karier saya saat ini. Dengan berat hati, saya belum dapat menerima tawaran ini.
Sekali lagi terima kasih atas kepercayaan Bapak/Ibu dan tim. Semoga proses rekrutmen berjalan lancar, dan semoga kita dapat tetap terhubung.
Hormat saya, [Nama Lengkap]
Yale School of the Environment menjelaskan bahwa menyebut alasan memilih perusahaan lain dapat tersirat merendahkan perusahaan pertama. Karena itu, nama perusahaan lain dan perbandingan tawaran sengaja tidak disebut, dan frasa "lebih sesuai dengan arah karier" sudah cukup.
2. Cara Menolak Jika Gaji atau Paket Tidak Sesuai
Gunakan pesan ini bila kompensasi menjadi pertimbangan utama.
Subjek: Jawaban atas Tawaran Posisi [Nama Posisi]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Perekrut],
Terima kasih atas tawaran posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan] dan atas waktu yang telah diluangkan selama proses rekrutmen.
Setelah dipertimbangkan dengan saksama, saya menyimpulkan bahwa tawaran ini belum sesuai dengan kebutuhan saya saat ini, sehingga dengan berat hati saya belum dapat menerimanya.
Saya menghargai kepercayaan Bapak/Ibu dan tim. Semoga proses rekrutmen berjalan lancar, dan semoga kita dapat tetap terhubung.
Hormat saya, [Nama Lengkap]
Dikutip dari USC Bovard College, kompensasi boleh disebut sebagai alasan secara garis besar. Karena itu, pesan ini tidak menyebut angka dan tidak mengesankan tawaran mereka rendah. Bila gaji satu-satunya penghalang dan kamu masih tertarik, tanyakan dulu apakah ada ruang negosiasi. Berdasarkan Yale School of the Environment, menolak dengan cepat setelah negosiasi tidak berhasil menunjukkan bahwa kamu memahami nilai dirimu.
3. Contoh Pesan Menolak Jika Posisi atau Peran Tidak Cocok
Gunakan pesan ini bila lingkup pekerjaan belum sejalan dengan arah pengembangan kariermu.
Subjek: Jawaban atas Tawaran Posisi [Nama Posisi]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Perekrut],
Terima kasih atas tawaran posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Saya menghargai waktu dan perhatian yang diberikan selama proses rekrutmen.
Setelah dipertimbangkan, lingkup peran ini belum sejalan dengan arah pengembangan karier yang sedang saya tuju, sehingga saya belum dapat menerima tawaran ini.
Terima kasih atas kesempatannya. Semoga Bapak/Ibu segera menemukan kandidat yang tepat, dan semoga kita dapat tetap terhubung.
Hormat saya, [Nama Lengkap]
Berdasarkan Yale School of the Environment, lebih baik menyampaikan kebutuhan sendiri daripada mendaftar sisi negatif. Kalimat "belum sejalan" menempatkan alasan pada tujuan kariermu, sehingga perusahaan tidak merasa dinilai.
4. Contoh Pesan Jika Kondisi Berubah atau Menolak Setelah Sempat Menyatakan Minat
Gunakan pesan ini bila kamu sempat menunjukkan minat kuat, lalu keadaan berubah.
Subjek: Perubahan Keputusan atas Tawaran Posisi [Nama Posisi]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Perekrut],
Terima kasih atas tawaran posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Sebelumnya saya sempat menyatakan ketertarikan pada posisi ini. Namun, karena situasi saya berubah, saya tidak dapat melanjutkan proses ini.
Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang timbul dari perubahan keputusan ini, terlebih karena Bapak/Ibu dan tim telah meluangkan waktu dan usaha. Saya sangat menghargai kesempatan yang diberikan.
Semoga proses rekrutmen berjalan lancar, dan semoga kita dapat tetap terhubung.
Hormat saya, [Nama Lengkap]
Keputusan sebaiknya sudah dibuat sebelum menerima tawaran kerja. Namun, jika keadaan berubah setelahnya, segera hubungi perusahaan dan sampaikan keputusan dengan jujur. Kamu juga bisa meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul dan menjelaskan bahwa keputusan tersebut tidak mudah.
USC Bovard College menyarankan untuk menghubungi recruiter atau hiring manager secara langsung jika tawaran sudah diterima. Perusahaan mungkin sudah menghentikan proses kandidat lain atau menyiapkan tanggal mulai berdasarkan keputusanmu. Karena aturan ketenagakerjaan di Indonesia dapat berbeda dengan konteks sumber tersebut, periksa juga klausul pada offering letter atau perjanjian kerja yang sudah kamu tanda tangani.
5. Contoh Pesan dengan Memilih Media yang Tepat, Baik dari Telepon, Email, atau WA
Menurut Harvard Business Review, telepon terasa lebih personal dan menunjukkan ketulusan. USC Bovard College juga menyebut telepon sebagai pendekatan yang profesional dalam banyak situasi. Sementara itu, University of Cincinnati menilai email tetap dapat digunakan untuk sebagian besar situasi.
Jika hubungan dengan recruiter sudah cukup dekat, kamu bisa menyampaikan penolakan lewat telepon lalu mengirim email sebagai konfirmasi tertulis. Untuk penolakan lewat email, gunakan subjek yang jelas dan susun pesan secara singkat, sopan, serta langsung pada keputusan. Jika komunikasi selama proses rekrutmen berlangsung lewat telepon, menelepon kembali juga dapat menjadi cara untuk menunjukkan penghargaan.
Bagaimana dengan WhatsApp? Kanal ini wajar digunakan jika recruiter memang sejak awal berkomunikasi denganmu melalui WA. Meski medianya lebih santai, tetap gunakan bahasa profesional dan panggilan Bapak/Ibu.
Berikut contoh chat menolak tawaran kerja yang bisa kamu jadikan referensi:
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Perekrut]. Terima kasih banyak atas tawaran posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan] dan waktu yang sudah diluangkan selama proses rekrutmen.
Setelah mempertimbangkannya dengan matang, saya memutuskan untuk belum dapat menerima tawaran tersebut karena ingin fokus pada arah karier lain yang sedang saya tuju. Mohon maaf atas ketidaknyamanannya, dan semoga kita tetap bisa terhubung ke depannya.
Terima kasih atas pengertian Bapak/Ibu.
Untuk penolakan lewat email, gunakan subjek yang jelas dan susun pesan secara singkat, sopan, serta langsung pada keputusan, sesuai prinsip cara menulis email profesional.
Hal yang Sebaiknya Tidak Disebutkan Saat Menolak
Berdasarkan Yale School of the Environment, sekalipun ada hal negatif yang ingin diutarakan tentang perusahaan atau pemberi kerja, lebih baik tidak disampaikan bila kamu ingin menghindari hubungan yang rusak. Beberapa hal memang terasa jujur untuk dikatakan, tetapi justru berisiko merusak hubungan. Berikut yang sebaiknya tidak dimasukkan dalam pesan penolakan:
- Kritik terhadap perusahaan atau proses rekrutmen. Bahasa negatif perlu dihindari karena dapat merugikan reputasimu. Meski kesan negatif itu nyata, menyampaikannya saat menolak jarang mengubah apa pun.
- Nama perusahaan lain dan perbandingan tawaran. Berdasarkan Yale School of the Environment, membahas alasan memilih perusahaan lain dapat tersirat menganggap rendah perusahaan yang menawarkan. Perbandingan juga bisa terkesan seperti upaya menawar.
- Alasan yang terlalu personal dan panjang. Dikutip dari USC Bovard College, penjelasan berlebihan termasuk kesalahan umum saat menolak. Penjelasan panjang membuat pesan terasa seperti pembelaan.
- Janji yang tidak pasti. Harapan untuk tetap terhubung sudah cukup sebagai penutup. Menyatakan akan melamar lagi tahun depan sebaiknya hanya disampaikan bila memang berniat.
Masukan negatif baru layak diberikan bila bersifat konstruktif dan benar-benar berguna. Artinya, pesan penolakan bukan tempat memberi umpan balik. Bila perusahaan meminta masukan secara khusus, barulah sampaikan dengan bahasa yang membangun. Menahan diri dari komentar negatif adalah bagian dari menjaga hubungan jangka panjang, dan cara menolak tawaran kerja yang baik justru terlihat dari apa yang tidak dikatakan.
Cara Menjaga Hubungan Setelah Menolak Tawaran
Menurut Harvard Business Review, menjaga hubungan dengan orang yang ditemui selama proses rekrutmen dapat membantu membangun jaringan profesional. Kamu bisa terhubung dengan recruiter di LinkedIn, membalas pesannya dengan baik, atau sesekali berinteraksi dengan konten perusahaan jika bidangnya memang menarik bagimu. Yale School of the Environment juga menyebut bahwa kamu dapat merujuk kandidat lain yang sesuai jika menemukan orang yang tepat untuk posisi tersebut.
Hubungan profesional juga bisa kembali bertemu di kemudian hari. University of Cincinnati menjelaskan bahwa recruiter dapat berpindah perusahaan, sehingga relasi yang terjaga dengan baik tetap bisa membuka peluang lain di masa depan. Menurut USC Bovard College, pemberi kerja umumnya memahami bahwa kandidat dapat menolak tawaran selama keputusan tersebut disampaikan secara profesional.
Pada akhirnya, menolak tawaran kerja bukan berarti menutup semua pintu. Kemampuan menyampaikan keputusan yang sulit dengan jelas dan sopan juga menjadi bagian dari profesionalisme yang akan berguna sepanjang karier.
Semakin jelas kompetensi yang kamu miliki, semakin banyak pertimbangan yang bisa digunakan saat memilih peluang kerja. Salah satu cara untuk memperkuat bukti kompetensi adalah dengan memiliki sertifikasi yang relevan dengan bidang yang kamu tuju.
Ketahui selengkapya apakah sertifikasi penting untuk melamar kerja bisa jadi bahan pertimbanganmu.
Teman Belajar bisa mulai menyiapkan sertifikasi kompetensi melalui CertiHub Belajarlagi. Sertifikasi dapat membantu menunjukkan kompetensi secara lebih konkret kepada recruiter, sehingga kamu punya bekal yang lebih kuat saat mempertimbangkan peluang karier berikutnya.
