Meningkatkan skill komunikasi bukan sekadar belajar berbicara lebih lancar atau terlihat pintar. Kita perlu menunjukkan diri sebagai talenta yang kompeten dan meyakinkan. Banyak orang gagal interview karena belum mampu menyampaikan pengalaman dan keahliannya dengan terstruktur. Jawabannya terdengar biasa saja, terlalu normatif, atau bahkan ragu-ragu. Ditambah lagi, budaya sungkan dan komunikasi yang hierarkis di Indonesia sering membuat kita enggan menonjolkan pencapaian secara percaya diri.
Melalui artikel ini, Tim Belajarlagi ingin mengajak Teman Belajar membedah hambatan komunikasi yang sering tidak disadari. Bukan hanya tentang teknik berbicara, tapi juga pola pikir dan kesiapan mental yang memengaruhi cara kita menyampaikan ide. Teman Belajar juga akan menemukan cara melatih skill komunikasi secara mandiri dan konsisten. Harapannya, agar bisa tampil lebih percaya diri, profesional, dan siap bersaing di dunia kerja nasional.
Mengapa Tips Komunikasi Tidak Pernah Benar-Benar Berhasil?
Secara psikologis, komunikasi lebih mengarah pada keterampilan performatif yang melibatkan emosi, respons tubuh, dan adaptasi sosial. Dalam publikasi American Psychological Association, komunikasi interpersonal merupakan proses yang melibatkan sistem kognitif dan stres biologis. Ketika kita berbicara di depan orang lain, otak juga memindai risiko sosial. Sama seperti belajar berenang, komunikasi melatih koordinasi pikiran, emosi, dan respons sosial dalam situasi dinamis.
Salah satu hambatan terbesar dalam proses ini adalah fear of judgement. Secara neurologis, amigdala dapat merespons seolah-olah menghadapi ancaman nyata. Respons ini memicu fight-or-flight yang membuat suara gemetar atau pikiran menjadi blank.
Hambatan kedua yang sering muncul adalah imposter syndrome. Konsep ini pertama kali diperkenalkan oleh Pauline Clance dan Suzanne Imes pada akhir 1970-an. Fenomena ini menggambarkan individu kompeten yang merasa dirinya tidak cukup layak sehingga menunda berbicara sampai merasa benar-benar siap.
Hambatan lain yang juga sering terjadi adalah cognitive overload. Dalam Cognitive Load Theory oleh John Sweller, otak bekerja secara multitasking untuk mendengarkan sampai mengelola emosi pribadi. Saat Teman Belajar berusaha menyampaikan terlalu banyak informasi tanpa struktur yang jelas, beban kerja kognitif meningkat drastis. Pesan yang kita sampaikan akhirnya cenderung berbelit-belit.
Ketiga hambatan di atas menjadi tantangan yang tidak bisa kita lewati begitu saja. Kita harus sadar secara penuh kalau ada PR yang harus dituntaskan melalui cara meningkatkan skill komunikasi.
Budaya Sungkan Indonesia yang Khas
Sebelum masuk ke tahapan praktisnya, ketika perlu memahami dulu salah satu akar permasalahan komunikasi di tempat kerja di Indonesia. Sungkan adalah norma sosial yang sudah tertanam melalui pola asuh, pendidikan, dan interaksi sosial kita sehari-hari.
Nilai-nilai ini tentu baik dalam konteks sosial dan kekeluargaan. Sebaliknya, dunia kerja menganut prinsip komunikasi terbuka, transparan, dan berbasis data. Sungkan bisa menjadi hambatan bagi produktivitas dan pertumbuhan karir. Budaya ini bertabrakan dengan prinsip komunikasi profesional yang mengharapkan karyawan speak up, memberikan feedback, dan mengajukan pertanyaan kritis.
Contohnya, ketika seorang karyawan menghadiri briefing project dan mendengar penjelasan atasan tentang timeline dan deliverable. Padahal, dia tahu estimasi waktu yang diberikan terlalu mepet dan ada beberapa asumsi yang keliru tentang sumber daya yang tersedia. Tapi karena sungkan, dia memilih diam.
Meeting selesai, proyek berjalan dengan asumsi yang salah, dan ketika deadline mendekat baru ketahuan bahwa timeline tersebut tidak realistis. Hasilnya berdampak pada kualitas kerja menurun dan atasan kecewa. Ada dua jenis sungkan di dunia profesional:
- Sungkan produktif, yaitu sensitivitas sosial yang justru menjaga hubungan kerja tetap sehat dan profesional. Contohnya, tidak langsung menyerang ide orang lain di forum, memberikan kritik konstruktif, atau memilih timing untuk menyampaikan hal sensitif.
- Sungkan destruktif, yaitu menyembunyikan informasi penting yang seharusnya diketahui tim atau atasan demi menjaga kenyamanan sesaat, padahal diam berdampak negatif pada hasil kerja. Misalnya, tidak melaporkan bug pada sistem karena takut disalahkan atau tidak memberitahu atasan bahwa Teman Belajar sedang overload.
Untuk mengatasinya, ikuti tips berikut ini:
- Gunakan framing netral. Ketimbang mengutarakan ketidaksetujuan secara menantang, kita bisa gunakan, "Saya ingin pastikan kita satu pemahaman tentang scope project ini. Bolehkah saya konfirmasi beberapa detail?" atau "Mungkin saya yang kurang paham, tapi kalau kita pakai timeline ini, concern saya adalah X dan Y. Bagaimana kalau kita explore alternatif untuk mitigasi risiko tersebut?"
- Hindari sungkan dengan penyampaian terstruktur. Cocok untuk tipe orang yang susah speak up karena overthinking. Tuliskan poin-poin yang ingin Teman Belajar sampaikan lalu minta input dari kolega yang kita percaya supaya cara penyampaian kita lebih diplomatis.
- Pisahkan isu dari subjek komunikasi. Salah satu alasan utama munculnya sungkan adalah ketakutan menyinggung atau menyalahkan orang. Pisahkan isu dengan memfokuskan diri pada situasi, data, atau sistem.
Baca juga Kata-kata Motivasi Kerja Karyawan
Tata Cara Komunikasi Dengan Atasan yang Profesional
Sebelum masuk ke teknik yang lebih spesifik, mari kita pahami terlebih dahulu fenomena psikologis yang disebut MUM Effect atau Mum About Unpleasant Messages. Fenomena ini merujuk pada kecenderungan bawahan untuk lebih mudah menyampaikan kabar baik kepada atasan. Sebaliknya, kabar buruk sering kali disembunyikan atau ditunda penyampaiannya.
Menurut publikasi Joecy yang telah diriset Tim Belajarlagi, MUM Effect sangat kuat, terutama di Indonesia. Akibatnya, atasan sering terlambat mendapat informasi krusial tentang masalah yang sebenarnya. Perlu diingat kalau kita tidak bisa bergantung pada atasan. Disinilah teknik-teknik komunikasi dengan atasan sangat dibutuhkan.
Teknik BLUF (Bottom Line Up Front)
Framework komunikasi yang banyak dipakai di dunia militer dan korporat. Konsepnya adalah menyampaikan kebutuhan di awal kemudian berikan detail di akhir ketika diperlukan atau diminta. Struktur ini bertujuan menghargai waktu atasan dan memastikan bahwa pesan utamanya sudah tersampaikan. Misalkan, ada situasi pembatalan vendor project secara tiba-tiba. Ini contoh yang kurang pas:
"Pak, jadi kemarin saya meeting dengan vendor, mereka bilang ada issue internal, terus timeline mereka mundur, dan saya sudah coba negosiasi tapi..."
Gunakan struktur BLUF seperti ini:
"Pak, saya butuh keputusan soal vendor project X. Vendor utama kita withdraw dan ada dua opsi: cari vendor pengganti atau mengganti timeline project. Rekomendasi saya adalah mengganti timeline karena vendor lain kualitasnya kurang baik berdasarkan track record-nya. Boleh saya jelaskan lebih detail tentang situasinya?"
Dengan struktur ini, dalam 20 detik pertama atasan sudah tahu masalah, decision making, opsi yang tersedia, serta rekomendasi dari karyawannya. BLUF juga berguna untuk komunikasi tertulis seperti e-mail atau chat. Subject line harus mengindikasikan kebutuhan kita saat itu.
Prinsip Manage Up Secara Kontekstual
Prinsip utama dari manage up adalah pahami gaya komunikasi atasan. Setiap atasan punya preferensi berbeda. Ada yang detail-oriented, big picture thinker, atau prefer komunikasi tertulis maupun verbal. Lakukan update atau pertanyaan simpel melalui chat atau e-mail. Untuk diskusi yang lebih depth, adakan call atau meeting tatap muka.
Selain itu, pastikan dari strategi ini kita juga berinvestasi membangun hubungan baik diluar isu profesional. Atasan yang kenal dengan kita lebih mudah menerima masukan ketika ada situasi tertentu. Penelitian Gallup menunjukkan bahwa karyawan yang punya hubungan baik dengan manajer akan lebih produktif dan berpeluang stay di perusahaan dalam waktu cukup lama.
Cara Meningkatkan Komunikasi Profesional
Komunikasi adalah keterampilan motorik. Semakin sering digunakan, semakin terlatih koordinasi antara pikiran, emosi, dan ekspresi. Gunakan framework Smallest Viable Contribution sebagai pendekatan yang lebih realistis. Berikan kontribusi kecil dalam bentuk satu pertanyaan, rangkuman singkat, atau tambahan perspektif. Selebihnya, lakukan empat hal berikut ini:
Progressive Exposure
Merupakan teknik dari terapi kognitif behavioral yang melibatkan exposure saat kita berada di situasi challenging. Mulai dengan berbicara di tempat ternyaman, seperti diskusi dengan 2-3 rekan kerja. Jika sudah nyaman, masuk ke group discussion berisi 5-6 orang sampai team meeting berisi 10-15 orang.
Kunci keberhasilannya adalah tidak mudah menyerah ketika berada di step yang sudah direncanakan. Hargai zona nyaman yang sudah bisa Teman Belajar lalui kemudian lakukan progress bertahap.
Rekam Diri Sendiri
Walau terasa kurang nyaman, latihan ini mengakselerasi kemampuan kita saat presentasi atau berkenalan dengan orang baru. Pasang kamera atau audio recorder lalu sampaikan skenario berkaitan dengan studi kasus pekerjaan. Mendengar suara dan melihat bahasa tubuh akan membantu kita melakukan internal feedback. Gunakan hasil rekaman sebagai acuan perbaikan diri dari segi pemilihan bahasa, gesture, maupun intonasi.
Minta Feedback Spesifik
Setelah melewati situasi komunikasi, gunakan pertanyaan spesifik, seperti, "Apakah struktur argumen saya jelas? Di bagian mana ada yang membingungkan atau masih redundant?". Atau "Apakah pace saya terlalu cepat atau sudah nyaman untuk diikuti?"
Audiens jadi tahu hal-hal yang kita butuhkan untuk improve. Cari orang-orang yang bersedia memberikan kritik konstruktif dan objektif setelah kegiatan komunikasi berlangsung. Usaha ini menunjukkan kesediaan kita berkembang di lingkup profesional yang lebih besar.
Catat Momen Diam
Situasi ketika Teman Belajar punya sesuai untuk dikatakan, namun memilih diam. Ketika aware dengan kondisi ini, segera buat note yang berisi tanggal, situasi, hal yang ingin dikatakan, serta alasan memilih untuk diam. Setelah beberapa minggu, analisis penyebab momen diam kita terjadi untuk menangkalnya dikemudian hari.
Mungkin Teman Belajar akan mengetahui kalau belum terlalu nyaman mengobrol dengan manager karena faktor pengalaman sebelumnya. Bisa jadi kurang kepercayaan diri ketika memaparkan strategi.
Progress komunikasi tidak linear. Ada saat-saat dimana Teman Belajar punya progress signifikan atau stuck walau sudah rajin berlatih. Yang penting adalah konsistensi berlatih dan sabar ketika ada hal baru yang sudah dipahami tentang hambatan diri sendiri.
Baca juga Contoh Pertanyaan iInterview dan Jawabannya
Komunikasi di Interview, Apa yang Sebenarnya Dinilai HRD?
Survei dari National Association of Colleges and Employers (NACE) menempatkan komunikasi sebagai kompetensi teratas yang dicari recruiter. Namun, banyak kandidat masih mengandalkan pengalaman kerja atau IPK tinggi sebagai modal utama. Padahal, recruiter lebih menilai dampak, struktur berpikir, dan kemampuan menyampaikan ide secara runtut. Keterampilan ini menunjukkan potensi leadership dan kolaborasi.
HR juga menilai kejujuran kandidat saat membahas kelemahan atau area pengembangan diri. Sikap terbuka tanpa defensif mencerminkan self-awareness. Selain itu, kandidat perlu menyesuaikan nada komunikasi dengan lawan bicara. Gunakan gaya formal dengan C-level atau manajer, dan tetap sopan meski suasana lebih santai.
Untuk membantu berpikir lebih terstruktur, ikuti framework STAR (Situation-Task-Action-Result) sebagai template andalan, yaitu:
- Situation adalah deskripsi skenario terkait posisi kita pada kejadian dalam bentuk yang singkat.
- Task untuk menjelaskan kebutuhan dan ekspektasi dalam situasi tersebut. Paparkan
- Action yang diambil untuk menyelesaikan situasi tersebut.
- Result mengenai pencapaian Action dalam bentuk persentase atau data valid.
Contoh penerapan STAR untuk pertanyaan "Ceritakan tentang saat kamu punya kendala dengan tim!”, berupa:
“Di project terakhir, ada rekan tim yang tidak patuh pada deadline sehingga menghambat progress (Situation). Sebagai project coordinator, saya harus memastikan semua deliverables berjalan sesuai timeline tanpa memicu konflik baru (Task).
Saya mendekati dia secara privat untuk memahami kendalanya. Ternyata dia terbebani dengan pekerjaan dari proyek lain juga. Saya memfasilitas diskusi dengan project manager untuk menyeimbangkan workload (Action). Setelah adjustment tersebut, dia bisa memenuhi ekspektasi proyek dan komunikasi tim (Result)."
Untuk memaksimalkan performa interview, tulis jawaban yang umum ditanyakan dalam metode STAR. Rekam diri Teman Belajar seolah-olah berada di sesi interview. Dari rekaman ini, ambil kesimpulan mengenai aspek-aspek yang bisa dibenahi.
Cara meningkatkan skill komunikasi bisa dimulai dengan mencatat satu momen diam yang terjadi dalam satu hari kemudian refleksikan perbaikan yang bisa kita lakukan. Skill komunikasi merupakan investasi jangka panjang dengan output yang bertahap, apalagi dalam aspek profesional sebagai pencari kerja atau talenta di perusahaan.
Salah satu cara untuk perkuat lamaranmu sebelum interview adalah mengikuti program CertiHub by Belajarlagi. Sertifikasi profesi yang punya kurikulum serta materi belajar mandiri untuk perkuat hard-skill management Teman Belajar sebagai talenta yang auto dilirik oleh HR. Ada pilihan program yang luas, lho! Explore dan daftarkan dirimu sekarang juga, melalui CertiHub by Belajarlagi.
Referensi
- APA. Stress effects on the body.
- NACE. Communication.
- Stanford Education. Imposter Syndrome.
- Society for Education and Training. The importance of cognitive load theory.
- Joecy. Analisis Prisoner’s Dilemma dalam Dinamika Promosi dan Perang Harga E-Commerce di Indonesia.
