10+ Aplikasi Perkantoran, Ampuh Tingkatkan Efektivitas Ker

Dengan adanya aplikasi perkantoran, sebuah perusahaan bisa memastikan kinerja dan proses kerja para karyawan berjalan dengan baik. Secara umum, aplikasi untuk bekerja memang bertujuan meningkatkan produktivitas dan efektivitas karyawan. Oleh sebab itu, perusahaan wajib menyediakan beberapa aplikasi guna menunjang segala jenis pekerjaan karyawan.

Selain itu, aplikasi juga membantu perusahaan dalam menyampaikan informasi ke karyawan dan meminimalisasi missed communication. Tanpa adanya aplikasi, sulit dibayangkan apakah pekerjaan antartim bisa rapi dan efisien.

Lalu, aplikasi perkantoran apa saja yang umum perusahaan pakai? Berikut ini Tim Belajarlagi sudah menyusun beberapa contoh aplikasi beserta penjelasannya. Yuk, simak bersama-sama!

Pentingnya aplikasi perkantoran

Aplikasi perkantoran merupakan perangkat lunak yang punya fungsi utama menunjang kegiatan kerja, baik itu untuk individu maupun tim secara keseluruhan. Aplikasi tersebut tentunya akan mempermudah pekerjaan dengan kegunaan berbeda-beda. Misalnya, mengolah data, mengolah kata, menyiapkan presentasi, mencatat, hingga wadah untuk kerja tim.

Beberapa hal berikut ini menjadi tolok ukur akan pentingnya aplikasi perkantoran:

Meningkatkan kualitas kerja

Beberapa aplikasi memang efektif mempercepat proses kerja sehingga kualitas kerja secara keseluruhan pun ikut meningkat. Dengan adanya aplikasi, kita lebih mudah membagi tugas dalam tim atau bahkan melaporkan tugas ke atasan. Segala jenis pekerjaan menjadi lebih transparan dan bisa dipantau bersama-sama.

Mempermudah komunikasi

Aplikasi seperti email dan video conference memudahkan komunikasi antaranggota tim. Kita tidak perlu bertemu langsung untuk bisa menyampaikan pesan tertentu. Bahkan, diskusi-diskusi singkat pun bisa kita lakukan lewat aplikasi-aplikasi tersebut secara lebih cepat dan efisien.

Menaikkan efektivitas kerja tim

Ada juga jenis aplikasi yang cocok untuk pekerjaan tim atau kolaborasi. Misalnya, Google Drive, Trello, Slack, dan lain-lain. Agar bisa mengelola pekerjaan tim dengan anggota cukup besar dan butuh detail, solusinya adalah memakai aplikasi.

Melacak kerja dengan lebih mudah

Aplikasi juga memberi kemudahan bagi kita untuk melacak pekerjaan. Contohnya, sampai di mana kemajuan proyek yang tengah berjalan, apakah masing-masing orang sudah selesai dengan tugasnya, dan lain-lain. Dengan adanya aplikasi, kita bisa mengecek pekerjaan-pekerjaan di waktu lalu atau sekadar kroscek pekerjaan lain juga.

Mengotomatisasi alur kerja

Beberapa tugas kecil yang sifatnya rutin dan cukup memakan banyak waktu bisa kita kerjakan lebih cepat dengan aplikasi. Misalnya, membuat invoice, mengelola data karyawan, dan lain-lain. Dengan begitu, kita menjadi lebih punya waktu untuk melakukan tugas penting lainnya.

Menyimpan data atau dokumen penting

Kini makin banyak perusahaan memanfaatkan cloud untuk menyimpan banyak data dan dokumen. Dengan adanya cloud, perusahaan pun menjadi lebih fleksibel karena bisa memberikan kebijakan bekerja dari mana saja. Itu artinya, aplikasi cloud secara tidak langsung turut membantu peningkatan fleksibilitas kerja.

Contoh aplikasi perkantoran

Inilah contoh aplikasi perkantoran yang umum kita jumpai di tempat kerja lengkap dengan tujuan penggunaannya:

1. Microsoft Office

‍

Perangkat lunak ini pasti sudah sangat familier bagi kita. Microsoft Office menyediakan aneka aplikasi untuk berbagai kebutuhan dalam pengelolaan dokumen, angka, sampai presentasi. Dalam aplikasi Microsoft Office, kita bisa menjumpai Word, Excel, PowerPoint, dan sebagainya.

Uniknya, kini Microsoft Office pun mengalami peningkatan kualitas yang menyesuaikan kebutuhan zaman. Aplikasi ini sudah terintegrasi dengan layanan berbasis cloud sehingga memungkinkan untuk kerja kolaborasi secara lebih efektif. Tentu saja ada biaya berlangganan yang mesti perusahaan siapkan untuk bisa mengakses Microsoft Office secara penuh.

2. Google Workspace

‍

Selanjutnya, ada Google Workspace yang mampu menjadi solusi semua kegiatan perkantoran. Google Workspace menyediakan ini banyak aplikasi buat mempermudah pekerjaan. Mulai dari Docs, Spreadsheets, Slides, GMail, GMeet, hingga Drive.

Karena berbasis cloud, aplikasi ini jelas unggul untuk kerja tim atau kolaborasi. Bahkan, Google Workspace pun memiliki layanan AI yang bisa kita gunakan seperti Gemini dan NotebookLM. Aplikasi Google Workspace ini ibarat paket lengkap untuk meningkatkan efektivitas kerja, deh!

Sebenarnya aplikasi ini bisa diakses secara gratis. Sementara, untuk kebutuhan lebih besar seperti di perusahaan, tentu butuh berlangganan. Namun, secara umum harga berlangganannya pun masih ramah kantong, kok.

3. Microsoft Outlook

‍

Untuk memenuhi kebutuhan berkomunikasi, perusahaan juga sering menggunakan Microsoft Outlook terutama dalam berkirim surel. Tak hanya itu, aplikasi ini pun memiliki beberapa fitur seperti kalender yang bisa kita integrasikan ke berbagai perangkat (misalnya: ponsel).

Dengan Microsoft Outlook, kita lebih mudah mengatur jadwal rapat dengan tim. Selain itu, aplikasi ini juga bisa langsung terhubung ke aplikasi Microsoft lain seperti Word, Excel, dan sebagainya. Kita dapat langsung mengirim dokumen yang tengah kita kerjakan lewat Microsoft Outlook. Praktis dan mudah!

4. One Drive

‍

Aplikasi berikutnya ini fungsinya mirip dengan Google Drive. Bedanya, aplikasi penyimpanan berbasis cloud ini merupakan produk dari Microsoft. Dengan One Drive, kita bisa menyimpan dokumen sekaligus mengaksesnya secara online dari mana saja dan kapan saja.

One Drive sangat mendukung kerja kolaborasi dalam tim karena memudahkan siapa saja mengakses dokumen ataupun meninggalkan komentar. Karena merupakan produk Microsoft, One Drive tentu saja juga terintegrasi ke aplikasi lainnya seperti Word, Excel, hingga PowerPoint.

Jadi, mana yang lebih baik antara One Drive dan Google Drive? Dalam menentukan hal tersebut, perusahaan tentu mesti kembali kebutuhan dan anggaran yang ada. Umumnya, perusahaan skala kecil hingga menengah lebih banyak memanfaatkan produk dari Google Workspace daripada Microsoft.

5. Microsoft Teams

‍

Untuk pekerjaan yang sifatnya remote alias jarak jauh, keberadaan aplikasi video conference sangat dibutuhkan. Microsoft Teams dapat menjadi solusi untuk menyelenggarakan pertemuan atau rapat bagi anggota tim yang saling terpisah. Bahkan, komunikasi dengan klien pun menjadi lebih mudah andai tidak memiliki waktu untuk bertemu langsung.

Beberapa aplikasi perkantoran tadi memang sudah sewajarnya perusahaan sediakan untuk memperlancar pekerjaan para karyawan. Dengan adanya kemudahan bekerja, karyawan pun menjadi lebih nyaman dan betah berada di perusahaan.

Namun, aplikasi bukan satu-satunya cara untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Perusahaan dapat juga berinvestasi dengan rutin mengadakan pelatihan buat para karyawan. Salah satunya melalui Corporate Training dari Belajarlagi.

Corporate Training Belajarlagi menyediakan program pelatihan yang bertujuan untuk mengembangkan kemampuan dan kapasitas karyawan sehingga nantinya berdampak pula bisnis. Program ini disusun secara komprehensif (teori dan praktik) dengan sistem belajar yang seru dan menyenangkan.

Perusahaan dapat memilih program pelatihan sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, Tim Belajarlagi juga akan membantu perusahaan dalam menyusun kurikulumnya agar lebih tepat sasaran. Beberapa program Corporate Training yang ditawarkan meliputi soft skill, digital skill, sales skill, dan management skill.

Untuk konsultasi atau butuh informasi lebih lanjut mengenai Corporate Training Belajarlagi, bisa akses selengkapnya di sini.

6. Zoom

‍

Aplikasi video conference lain yang tidak kalah populer adalah Zoom. Keberadaan Zoom memang sudah dekat dengan keseharian para pekerja kantoran sejak pandemi 2020 lalu. Kala hampir semua pekerjaan mesti dilakukan dari rumah, Zoom menjadi “penyelamat” bagi banyak perusahaan.

Zoom sendiri memiliki banyak fitur yang tergolong user friendly. Mulai dari recording, share screen untuk presentasi, react, dan masih banyak lagi. Dengan memanfaatkan fitur-fitur Zoom, kita pun menjadi lebih efektif dalam bekerja sekaligus bisa juga membangun kebersamaan tim meski tak berjumpa secara langsung.

7. Trello

‍

Untuk pekerjaan yang sifatnya kolaborasi dan butuh manajemen tugas yang rapi, aplikasi Trello dapat menjadi solusi. Sebagai pengguna, kita bisa membuat daftar tugas atau proyek di dalamnya dan membagikannya ke para anggota tim. Model board dalam Trello berperan mengelola tugas dan pekerjaan secara lebih rapi sehingga mudah diikuti oleh semua orang.

Melalui Trello, kita bisa menentukan kapan deadline pekerjaan dan segera bisa diketahui semua anggota. Kita pun dapat mengecek kemajuan pekerjaan secara berkala, yaitu sejak assignment hingga done. Trello juga menyediakan notifikasi yang masuk ke surel kita agar kita lebih mudah melakukan pengecekan.

Trello juga hadir dalam versi mobile apps sehingga mempermudah kita dalam mengelola pekerjaan di mana saja. Sejauh ini, Trello selalu jadi andalan para pekerja kolaboratif yang terbiasa bekerja jarak jauh.

8. Asana

‍

Hampir mirip dengan Trello, Asana adalah aplikasi perkantoran yang juga mendukung kerja kolaboratif. Asana efektif dalam mengelola tugas dan proyek yang dikerjakan dalam tim besar. Kita dapat pula memanfaatkan Asana untuk membuat agenda tertentu dan membagikannya ke anggota tim.

Melalui Asana, kita dapat pula memantau sejauh mana kontribusi masing-masing anggota terhadap proyek yang tengah dikerjakan. Apakah pekerjaan harus ada revisi atau sudah disetujui, semuanya bisa terlihat lewat aplikasi ini. Selain itu, Asana juga terintegrasi dengan aplikasi lain seperti Slack dan Google Drive.

9. Notion

‍

Kalau kita butuh aplikasi untuk menunjang segala bentuk produktivitas, Notion bisa jadi pilihan. Aplikasi ini menyediakan fitur yang efektif dalam mengatur dan mengelola tugas-tugas dalam tim dengan tampilan minimalis. Penting untuk kita pahami nih, Notion bukan sekadar aplikasi buat mencatat saja, lho!

Banyak hal bisa kita kerjakan dengan Notion: membuat dokumen, membuat jadwal, membuat halaman website, dan sebagainya. Notion juga termasuk aplikasi yang fleksibel karena cukup multifungsi untuk pekerjaan proyek maupun penggunaan pribadi. Agar bisa maksimal memakai Notion, kita memang butuh sering mengulik dan mempelajarinya secara mendalam.

10. Slack

‍

Aplikasi Slack juga berguna untuk kerja kolaboratif dengan tampilan yang memang lebih eye catching. Tak hanya berfungsi mengelola pekerjaan, Slack bisa kita manfaatkan untuk berkomunikasi dengan banyak anggota tim secara real time.

Format obrolan dalam Slack memang terorganisasi rapi dalam channel sehingga memungkinkan kita melakukan komunikasi lewat teks hingga video. Aplikasi Slack juga terintegrasi dengan aplikasi produktivitas lain seperti Trello dan Google Drive. Menarik juga, kan!

11. ChatGPT

‍

ChatGPT merupakan salah satu perangkat kecerdasan buatan yang populer. Saking populernya, berbagai jenis pekerjaan pun mulai menggunakannya untuk mempermudah banyak tugas. Misalnya, penyediaan data, membuat ringkasan, mengolah ide, dan masih banyak lagi.

Jika perusahaan ingin meningkatkan efisiensi pekerjaan, memanfaatkan ChatGPT dapat menjadi solusi. Tentunya perusahaan tetap perlu menetapkan batasan jelas seperti apa perangkat AI ini boleh digunakan. Tujuannya agar karyawan tidak terjebak dalam plagiarisme dalam berkarya.

Kesimpulan

Aplikasi perkantoran punya tujuan utama untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan. Melalui aplikasi-aplikasi yang ada, pekerjaan pun menjadi lebih cepat kita kerjakan dan tentunya efektif bagi tim. Andai perusahaan ingin mengembangkan bisnis secara pesat, pemilihan aplikasi harus jadi bahan pertimbangan.

‍

10+ Aplikasi Perkantoran, Ampuh Tingkatkan Efektivitas Kerja