AI Automation: Cara Otomasi Pekerjaan Berulang dengan AI

AI automation adalah penggunaan AI yang bisa Teman Belajar manfaatkan untuk melakukan tugas berulang secara otomatis. Dengan begitu, Teman Belajar dapat fokus mengerjakan tugas-tugas lain yang punya nilai lebih penting. Selain itu, Teman Belajar pun mampu menghemat banyak waktu per minggu dalam bekerja karena tidak perlu mencurahkan banyak energi ke tugas repetitif.

Selama ini banyak orang beranggapan bahwa otomatisasi AI itu hanya dipakai oleh programmer atau perusahaan skala besar. Padahal menurut IBM, profesional biasa pun dapat menggunakannya tanpa harus menguasai coding. Di artikel kali ini, Teman Belajar akan memahami apa itu AI automation, contoh tugas apa yang mampu diotomatisasi, contoh nyatanya, sampai cara menerapkannya di pekerjaan.

Apa Itu AI Automation dan Bedanya dari Otomasi Biasa

AI automation adalah otomatisasi pekerjaan memakai kecerdasan buatan yang mana AI secara spesifik diintegrasikan ke dalam alur kerja. Ciri khas dalam otomatisasi AI adalah mengerjakan tugas repetitif yang memerlukan pemahaman konteks, bahasa, hingga keputusan. Bedanya dengan otomatisasi biasa terletak pada tidak adanya aturan kaku yang mesti diikuti.

Agar Teman Belajar lebih mudah membayangkan perbedaan keduanya, coba simak tabel berikut:

Di sisi lain, otomatisasi kecerdasan buatan pun sebenarnya merupakan spektrum mulai dari otomatisasi sederhana, ke AI, sampai ke agentic automation. Spektrum ini membantu Teman Belajar untuk menentukan tugas mana yang harus pakai AI dan mana yang tidak:

• Otomatisasi sederhana: Cocok untuk pekerjaan sederhana terstruktur dengan aturan tertentu seperti membuat template ataupun shortcut.
• Otomatisasi AI: Melibatkan AI untuk pekerjaan yang memerlukan pengolahan dan pendalaman informasi, seperti merangkum, menyusun, mengklasifikasi, dan lain-lain.
• Agentic automation: AI tidak hanya untuk menyelesaikan satu tugas, tetapi menggunakan agen AI untuk mengeksekusi tugas dengan banyak langkah.

Dampak besar dari hal ini bukan cuma dulu manual dan sekarang otomatis. Lebih dari itu, AI telah mampu membantu pengerjaan tugas-tugas manual yang butuh pemahaman mendalam. Inilah yang membuat otomatisasi AI menarik: mampu menerima input yang tidak terstruktur dari tugas repetitif.

Level tertinggi adalah agentic automation. Pahami konsepnya lewat apa itu AI Agent dan cara kerjanya, AI yang mengeksekusi tugas multi-langkah secara mandiri.

Tugas Berulang yang Paling Layak Diotomasi dengan AI

Sampai di sini Teman Belajar mungkin mulai bertanya-tanya, tugas berulang apa yang cocok untuk diotomatisasi dengan AI? Beberapa contoh tugasnya antara lain:

• Mengolah teks. Cakupan pekerjaan teks repetitif contohnya adalah merangkum dokumen, membuat notula rapat, membuat draf email, dan membuat kerangka tulisan. Adanya otomatisasi dapat menghemat waktu dan energi untuk tugas mengolah teks.
• Mengelola informasi. Otomatisasi oleh kecerdasan buatan dapat Teman Belajar manfaatkan untuk mengolah banyak informasi. Misalnya, klasifikasi data, memberi tanda pada data, mengekstrak poin-poin penting dari dokumen, dan sebagainya.
• Riset. Pekerjaan riset sering kali memakan banyak waktu. Otomatisasi membantu Teman Belajar dalam mengumpulkan semua sumber dan referensi, termasuk membuat ringkasannya.
• Administrasi. Tugas berulang administrasi yang cocok dengan otomatisasi antara lain membuat jadwal, mengisi template, mengerjakan laporan rutin, dan sejenisnya.
• Komunikasi berulang. AI dapat pula Teman Belajar manfaatkan dalam pekerjaan komunikasi, misalnya balasan standar dalam layanan pelanggan atau perumusan FAQ.

Dari contoh tersebut, Teman Belajar dapat menarik kesimpulan tentang kriteria pekerjaan yang layak diotomatisasi. Misalnya, repetitif, punya pola atau aturan tertentu, memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikannya, dan memiliki toleransi kesalahan yang jelas. Perhatikan, tugas yang bersifat kompleks dan membutuhkan penilaian sekaligus risiko tinggi tetap perlu peran manusia di dalamnya.

Otomatisasi tidak berarti menyerahkan seluruh tugas ke AI. Sebagai pengguna, Teman Belajar tetap perlu memilah dan menentukan tugas-tugas tertentu yang tepat diserahkan ke AI berdasarkan kriteria tadi. Selain itu, ingat pula bahwa hasil dan keputusan akhir dari penggunaan AI tetap berada di tangan manusia.

Salah satu tugas teks yang sering diotomasi adalah email. Pelajari prinsipnya lewat cara menulis email profesional agar hasil AI tinggal dipoles.

Contoh Nyata Otomasi AI dan Jam Kerja yang Dihemat

Sebuah survei yang dilakukan Federal Reserve Bank of St. Louis menunjukkan bagaimana penggunaan AI dapat meningkatkan produktivitas kerja. Sebanyak 33,5% pekerja yang menggunakan AI setiap hari selama seminggu bisa menghemat waktu bekerja sebanyak empat jam dibandingkan dengan 11,5% pekerja yang hanya menggunakan AI selama satu hari.

Data penghematan waktu ini dibahas lebih dalam di berapa jam AI hemat waktu kerja menurut data riset.

Sejalan dengan hal itu, berikut contoh studi kasus penggunaan otomatisasi AI di beberapa perusahaan sekaligus rincian jam kerja yang berhasil dihemat:

Dari contoh studi kasus tersebut, Teman Belajar dapat melihat bahwa dampak otomatisasi sebenarnya paling terlihat pada tugas-tugas berulang. Di situ ada pembuatan draf awal konten, analisis risiko ditinggalkan pelanggan, dan penanganan help desk pelanggan. Oleh sebab itu, memanfaatkan AI pada tugas repetitif memang wajib kamu coba.

Cara Otomasi Tugas Berulang dengan AI Tanpa Coding serta Tools-nya

Seperti sudah disebutkan di awal, Teman Belajar pun bisa memulai AI automation tanpa harus menguasai coding. Kuncinya mulai dulu dari satu tugas, jangan semuanya sekaligus. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Pilih Tugas Paling Repetitif

Identifikasi tugas-tugas yang punya kriteria bervolume tinggi, punya aturan atau pola tertentu yang sama, dan dikerjakan berulang. Contoh tugasnya antara lain membuat notula rapat, menyusun rangkuman dokumen, membuat draf laporan, dan sebagainya. Makin sering dilakukan, maka potensi penghematan waktu memakai AI kian besar pula.

2. Buat Prompt atau Alur Kerja untuk Tugas Tersebut

Untuk tugas paling repetitif tersebut, siapkan prompt spesifik untuk dikerjakan ke AI. Menulis prompt adalah kunci penting dalam otomatisasi. Susun prompt dengan konteks pekerjaan yang jelas, apa tujuannya, sertakan contoh jika perlu, dan masukkan format yang diinginkan. 

Menulis prompt adalah kunci otomasi. Kuasai teknik prompt engineering dari konteks, tujuan, contoh, dan format yang jelas.

3. Pilih Tools yang Tepat

Teman Belajar perlu memilih perangkat AI apa yang paling pas untuk tugas tersebut. Informasi ini bisa jadi panduan:

• AI Chat (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot): Tugas-tugas dalam bentuk teks seperti menyusun kerangka, menulis caption, merangkum laporan, dan sejenisnya.
• Tools workflow automation (Zapier, Make): Membantu memproses pekerjaan antar aplikasi dengan otomatis.
• Fitur AI yang tersedia di aplikasi: Beberapa aplikasi seperti spreadsheet, docs, hingga email sudah menyediakan fitur AI yang bisa dimanfaatkan.
• Menggabungkan AI + workflow automation: Saat AI dipadukan dengan alat otomasi, maka kerja multi-langkah pun kian mudah.

Dalam memilih tools, pertimbangkan bagaimana kemudahannya, seperti apa integrasinya, dan upayakan mulai dari yang sederhana dulu.

Untuk tugas teks seperti merangkum dan menyusun draf, pelajari cara maksimal pakai Claude AI untuk kerja.

Contohnya integrasi data lewat cara menghubungkan Google Sheets ke Claude AI.

4. Uji Coba pada Beberapa Kasus dan Perbaiki

Setelah prompt siap, lakukan uji coba pertama pada tugas dalam beberapa kali terlebih dahulu. Lihat seperti apa hasilnya dan siapkan perbaikan jika hasilnya belum sesuai target Teman Belajar. Misalnya, perjelas instruksi prompt, menambahkan langkah proses, ataupun memperbaiki format output-nya.

5. Jadikan Otomatisasi sebagai Rutinitas

Jika sudah melakukan uji coba beberapa kali dengan perbaikan yang signifikan, baru Teman Belajar bisa menjadikan otomatisasi tersebut sebagai rutinitas. Gunakan pada tugas repetitif tersebut dan jangan lupa dokumentasikan hasilnya. Jika perlu, bagikan cara tersebut ke rekan kerja lain yang memerlukan.

Cara Menerapkan Otomasi AI dengan Aman di Pekerjaan

McKinsey & Company menyatakan bahwa adopsi agentic AI dan otomatisasi yang makin berkembang pesat saat ini juga dibarengi dengan potensi kegagalan atau penggunaannya yang kurang tepat. Oleh sebab itu, Teman Belajar pun perlu menerapkan otomatisasi AI yang aman selama di pekerjaan, misalnya:

• Mulai dari tugas dengan risiko rendah, umumnya pekerjaan yang bersifat internal sekaligus mudah dicek
• Lakukan verifikasi hasil sebelum dipakai, terutama jika kaitannya dengan data dan fakta
• Jadikan manusia sebagai titik penting dalam otomatisasi, artinya segala keputusan akhir dari pekerjaan mesti mampu dipertanggungjawabkan
• Dokumentasi alur beserta hasil agar bisa ditiru atau diadopsi oleh rekan kerja atau tim lain
• Selalu lakukan pengukuran dan iterasi terhadap hasil, terlebih dari segi penghematan waktu dan produktivitas

Cara-cara tadi sejalan dengan Belajarlagi AI-First Workflow, yaitu pendekatan memakai AI seperti Claude di dalam alur kerja nyata (riset, draf, analisis, otomasi) dengan manusia tetap sebagai pengambil keputusan akhir.

Dalam otomatisasi AI, waspadai workslop yang berpotensi menghasilkan output bias atau asal-asalan. Hal tersebut bukannya menghemat waktu kerja, malah menambah beban kerja. Pahami bahwa inti penting dari otomatisasi AI adalah penghematan waktu dan efektivitas.

Kesimpulannya, AI automation merupakan cara cerdas dalam bekerja, bukan sekadar kerja keras. Teman Belajar dapat mempelajari keterampilan otomatisasi AI secara terstruktur dan mendalam tanpa harus ada latar belakang IT. Ikuti Mini Bootcamp AI Agent & Automation dari Belajarlagi untuk memperlengkapi kemampuan penggunaan kecerdasan buatan dalam pekerjaanmu. Informasi tentang jadwal dan pendaftaran Mini Bootcamp AI Agent & Automation bisa dicek di Mini Bootcamp AI Agent & Automation Belajarlagi.