Dalam setiap acara resmi, terdapat petugas protokoler yang bertanggung jawab dalam tata acara, penyambutan tamu VIP, dan komunikasi yang profesional. Perannya sangat krusial dalam membentuk citra institusi, sehingga sedikit kesalahan saja bisa berdampak besar pada reputasi lembaga. Untuk itu penting memiliki kerangka kerja keprotokoleran yang terstruktur untuk menghindari kesalahan dalam momen-momen penting kelembagaan.
Menjawab kebutuhan tersebut, KPw Bank Indonesia Malang berkolaborasi dengan Belajarlagi menyelenggarakan pelatihan protokoler dan komunikasi yang diikuti oleh para petugas protokoler dari berbagai wilayah di Jawa Timur. Program ini dirancang untuk meningkatkan profesionalisme petugas protokoler, staf humas, dan ajudan pemerintah daerah dalam mengelola kegiatan resmi serta berkomunikasi secara profesional saat mendampingi pimpinan dan tamu penting.
Tantangan yang Dihadapi Protokoler dan Ajudan Pemerintahan
Prokoler dan ajudan perlu memahami tata acara resmi yang mencakup pengelolaan rangkaian kegiatan, penyambutan tamu penting, memastikan koordinasi antarpihak berjalan lancar, hingga menjaga komunikasi yang profesional dan diplomatis. Di saat yang sama, pembawaan mereka juga harus tenang meskipun berada di situasi yang serba mendadak seperti perubahan agenda, tamu terlambat, atau kendala teknis.
Kompetensi ini perlu dilatih dengan mengombinasikan penguasaan teori dan praktik langsung di lapangan. Maka dari itu, untuk menjawab kebutuhan tersebut, Bank Indonesia KPw Malang menghadirkan program pelatihan protokoler acara resmi yang dirancang bersama Belajarlagi dengan pendekatan berbasis pengalaman praktisi, sehingga peserta memperoleh wawasan sekaligus keterampilan yang dapat langsung diterapkan dalam tugas sehari-hari.
Tentang Program Pelatihan Komunikasi dan Protokoler
Program pelatihan ini diikuti oleh para protokoler, staf humas, dan ajudan pemerintah daerah dari berbagai wilayah di Jawa Timur. Diselenggarakan dalam format pelatihan offline selama satu hari, program dirancang dengan pendekatan yang interaktif, kasual, dan berbasis sharing pengalaman, sehingga peserta tidak hanya menerima materi, tetapi juga aktif berdiskusi mengenai tantangan yang mereka hadapi di lapangan.
Mengusung filosofi belajar langsung dari praktisi, program ini menghadirkan pemateri yang memahami dinamika tugas protokoler dan komunikasi pemerintahan. Selain sesi pemaparan materi, peserta juga mengikuti simulasi dan diskusi kelompok yang dirancang berdasarkan pengalaman, sehingga keterampilan yang dipelajari dapat langsung diterapkan saat menjalankan tugas.
Apa yang Dipelajari dalam Program Ini
Selama pelatihan, peserta mempelajari tiga kompetensi utama yang dibutuhkan untuk menjalankan peran protokoler dan ajudan secara profesional.
1. Komunikasi Profesional untuk Protokoler dan Ajudan
Peserta belajar membangun kepercayaan diri, menampilkan personal presence yang profesional, serta menerapkan bahasa tubuh dan etika komunikasi yang tepat dalam berbagai situasi formal. Materi juga membahas cara berkomunikasi secara diplomatis saat mendampingi pimpinan, berinteraksi dengan tamu penting, maupun menjalin koordinasi dengan berbagai pihak.
2. Fondasi Protokoler Pemerintahan
Peserta memahami peran strategis protokoler dalam mendukung citra institusi melalui penerapan tata tempat, tata upacara, dan prioritas jabatan sesuai kaidah kelembagaan. Pembelajaran ini membantu peserta memahami standar yang menjadi acuan dalam penyelenggaraan kegiatan resmi pemerintahan.
3. Implementasi dan Manajemen Acara Resmi
Peserta belajar menyusun alur kerja yang efektif sebelum, selama, dan setelah acara berlangsung. Selain itu, mereka juga berlatih menghadapi berbagai situasi yang kerap terjadi di lapangan, seperti perubahan agenda secara mendadak, keterlambatan tamu, hingga kendala teknis yang memerlukan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.
Seluruh materi disampaikan melalui pendekatan yang praktis dan aplikatif, dipadukan dengan simulasi penyambutan tamu, studi kasus, serta diskusi kelompok. Dengan tiga metode ini, peserta memperoleh pengalaman belajar yang dapat langsung diterapkan dalam menjalankan tugas di lapangan.
Pendekatan Belajar yang Berbasis Pengalaman Nyata
Alih-alih menggunakan metode belajar satu arah, peserta diajak berdiskusi, bertukar pengalaman, serta mengulas berbagai situasi nyata yang sering ditemui saat menjalankan tugas protokoler dan komunikasi pemerintahan.
Seluruh materi disampaikan oleh praktisi yang aktif di bidangnya, mulai dari ahli personal presence dan komunikasi profesional hingga praktisi protokoler pemerintahan yang memiliki pengalaman di lingkungan birokrasi. Pendekatan ini membuat pembelajaran lebih relevan karena peserta memperoleh wawasan yang lahir dari praktik langsung, bukan hanya teori.
Sebagai bagian dari komitmen terhadap kualitas pembelajaran, program juga ditutup dengan evaluasi kepuasan peserta (CSAT). Hasil evaluasi ini menjadi salah satu indikator untuk memastikan materi, metode penyampaian, dan pengalaman belajar yang diberikan benar-benar sesuai dengan kebutuhan peserta.
Program Serupa untuk Institusi Anda
Setiap institusi memiliki tantangan komunikasi dan protokoler yang berbeda. Karena itu, program pelatihan protokoler dan komunikasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan berbagai organisasi, mulai dari instansi pemerintah daerah, BUMN, hingga perusahaan swasta yang memiliki kebutuhan tinggi dalam pelayanan, hospitality, dan penyelenggaraan acara resmi.
Belajarlagi telah menyelenggarakan program komunikasi dan protokoler untuk berbagai Kantor Perwakilan Bank Indonesia (KPw) serta beragam institusi di Indonesia. Jika perusahaan Anda ingin meningkatkan kompetensi tim, silakan hubungi Belajarlagi Corporate Training untuk mengetahui solusi pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan.
Referensi
- Belajarlagi. BI Malang - Pelatihan Protokoler & Komunikasi Profesional.
