- HRIS berfokus pada pengelolaan informasi dan administrasi HR, seperti data karyawan, jabatan, dan status kepegawaian.
- HRMS umumnya mencakup pengelolaan data sekaligus proses operasional HR yang lebih luas, seperti kehadiran, penggajian, dan onboarding.
- HCM mencakup pendekatan pengelolaan SDM yang lebih menyeluruh, termasuk pengembangan karyawan dan perencanaan tenaga kerja.
- HRIS, HRMS, dan HCM tidak memiliki batas fitur yang mutlak. Cakupan setiap sistem bergantung pada platform, modul, dan definisi yang digunakan penyedia teknologi.
- Pemilihan sistem HR sebaiknya didasarkan pada kebutuhan perusahaan, dengan mempertimbangkan cakupan fitur, keamanan data, integrasi, kemudahan penggunaan, dan tujuan pengelolaan SDM.
Human Resource Information System (HRIS), Human Resource Management System (HRMS), dan Human Capital Management (HCM) muncul seiring teknologi yang semakin banyak digunakan untuk mendukung pekerjaan human resources (HR), mulai dari pencatatan data karyawan hingga perencanaan tenaga kerja.
Dalam proses mengenali teknologi tersebut, perusahaan sering menjumpai tiga istilah yang terdengar serupa. Ketiganya berkaitan dengan penggunaan teknologi dalam pengelolaan sumber daya manusia, namun memiliki penekanan yang berbeda.
HRIS umumnya dikaitkan dengan pengelolaan informasi dan administrasi HR, HRMS dengan pengelolaan proses HR yang lebih luas, sedangkan HCM mencakup pendekatan pengelolaan tenaga kerja yang juga berorientasi pada pengembangan dan strategi SDM.
Lantas, apa yang membedakan ketiga istilah ini?
Perbedaan Sederhana HRIS, HRMS, dan HCM
Secara sederhana, ketiganya dapat dibedakan berdasarkan penekanan penggunaannya.
Tabel di atas merupakan gambaran umum, bukan standar fitur mutlak. Satu platform HRIS bisa saja menyediakan fungsi yang juga ditemukan pada HRMS atau HCM. Sebaliknya, sistem berlabel HCM belum tentu mencakup semua kapabilitas yang dibutuhkan perusahaan.
Karena itu, perbedaan istilah lebih tepat digunakan sebagai titik awal untuk memahami cakupan teknologi, bukan sebagai satu-satunya dasar membandingkan produk. Berikut rincian perbedaan dari tiga istilah teknologi tersebut yang umum di dunia HR.
1. HRIS: Sistem Informasi untuk Mengelola Data dan Administrasi HR
HRIS merupakan singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sistem informasi yang digunakan untuk mengelola data karyawan dan mendukung proses administrasi sumber daya manusia.
Fokus utamanya adalah memastikan informasi kepegawaian dapat dicatat, diperbarui, dan digunakan secara terstruktur. Informasi tersebut dapat mencakup identitas karyawan, jabatan, departemen, status kepegawaian, hingga riwayat pekerjaan, termasuk dokumen seperti surat pengunduran diri yang perlu diarsipkan secara konsisten.
HRIS juga dapat mendukung pengelolaan kehadiran, alasan izin tidak masuk kerja, penggajian, dan pelaporan. Sebagai contoh, HR di perusahaan dengan beberapa cabang perlu memperbarui data karyawan yang berpindah departemen. Jika informasi disimpan dalam dokumen terpisah, tim harus memastikan setiap catatan sudah diperbarui.
Sistem informasi yang terpusat dapat membantu HR mengelola perubahan tersebut dengan lebih konsisten. Data yang terorganisasi juga dapat digunakan untuk kebutuhan administratif dan pelaporan.
Namun, manfaatnya tetap bergantung pada kualitas data, prosedur pembaruan, dan pengaturan akses yang diterapkan perusahaan. Menurut Society for Human Resource Management (SHRM), HRIS yang modern tidak hanya berfungsi sebagai sistem pencatatan, melainkan juga mendukung analitik tenaga kerja, manajemen dokumen, dan layanan mandiri karyawan.
2. HRMS: Sistem untuk Mengelola Proses HR yang Lebih Luas
HRMS merupakan singkatan dari Human Resource Management System. Istilah ini umumnya merujuk pada sistem yang menggabungkan pengelolaan data karyawan dengan dukungan untuk berbagai proses operasional HR.
Cakupannya dapat meliputi fungsi dalam HRIS, ditambah pengelolaan proses seperti rekrutmen, onboarding, atau manajemen kinerja. Misalnya, proses rekrutmen yang dimulai dari panggilan interview hingga penerimaan karyawan baru dapat dikelola dalam satu sistem yang terhubung dengan data kepegawaian yang sudah ada.
Perbedaan penekanannya terletak pada pengelolaan proses, bukan semata-mata penyimpanan informasi. Jika HRIS sering dijelaskan melalui fungsi pengelolaan data, HRMS lebih sering digunakan untuk menggambarkan sistem yang mendukung HR lebih luas, termasuk pengelolaan pelatihan dan pengembangan SDM. Seperti yang ditekankan Belajarlagi, program Corporate Training yang terstruktur dapat melengkapi sistem HRMS dalam memastikan karyawan tidak hanya tercatat datanya, tetapi juga terus berkembang kompetensinya.
Dalam praktiknya, penyedia teknologi menggunakan istilah yang berbeda untuk sistem dengan kemampuan yang bisa saling tumpang tindih. Seperti yang dijelaskan SAP, HRMS dapat mencakup proses HR inti sekaligus kapabilitas manajemen karyawan yang lebih komprehensif.
3. HCM: Pendekatan Pengelolaan SDM yang Lebih Menyeluruh
HCM adalah singkatan dari Human Capital Management, atau manajemen modal manusia. Istilah ini memiliki cakupan yang lebih luas karena merujuk pada praktik dan strategi untuk mengelola tenaga kerja sebagai bagian penting dari pencapaian tujuan organisasi.
Selain administrasi dan operasional HR, pendekatan HCM dapat mencakup perencanaan tenaga kerja, pengembangan kompetensi, manajemen kinerja, perencanaan suksesi, kompensasi, dan analisis tenaga kerja.
Fokusnya tidak hanya pada bagaimana data dikelola, tetapi juga bagaimana perusahaan merekrut, mengembangkan, mempertahankan, dan merencanakan kebutuhan karyawannya.
Sebagai contoh, perusahaan ingin membuka cabang baru. HR perlu memperkirakan jumlah tenaga kerja, mengidentifikasi posisi yang harus diisi, serta menilai kompetensi untuk menjalankan operasional. Data karyawan menjadi sumber informasi untuk keputusan, proyeksi bisnis, dan perencanaan kebutuhan organisasi. Dalam konteks ini, sistem HCM dapat membantu perusahaan menghubungkan proses administratif dengan kebutuhan tenaga kerja jangka panjang.
Contoh Penerapan HRIS, HRMS, dan HCM dalam Perusahaan
Bayangkan sebuah perusahaan manufaktur yang awalnya memiliki 50 karyawan di satu lokasi. Seiring pertumbuhan bisnis, jumlah karyawan meningkat menjadi 300 orang yang tersebar di beberapa cabang. Kondisi ini membuat tim HR menghadapi tantangan baru, mulai dari konsistensi data karyawan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja.
HRIS untuk Mengelola Informasi Karyawan
Pada tahap awal, perusahaan membutuhkan sistem untuk menyimpan dan memperbarui data karyawan secara terpusat. HR dapat mengakses informasi jabatan, departemen, status kepegawaian, dan riwayat pekerjaan tanpa harus mengandalkan dokumen terpisah di setiap cabang. Kebutuhan ini menggambarkan fungsi utama HRIS, sistem yang menjadi fondasi pengelolaan informasi SDM sebelum proses lain dibangun di atasnya.
HRMS untuk Mengintegrasikan Proses Operasional HR
Ketika jumlah karyawan bertambah, tantangan perusahaan tidak lagi terbatas pada pencatatan data. Tim HR perlu mengelola rekrutmen, onboarding, penggajian, dan pelatihan secara bersamaan. HRMS yang memiliki modul terkait dapat membantu menghubungkan proses-proses tersebut sehingga informasi tidak perlu dimasukkan berulang kali ke sistem yang berbeda.
HCM untuk Mendukung Perencanaan dan Pengembangan Tenaga Kerja
Perusahaan yang terus tumbuh dan berencana membuka cabang baru biasanya memerlukan pendekatan HCM. Kapabilitas sistem HCM dapat membantu perusahaan menghubungkan data dan proses HR dengan perencanaan tenaga kerja serta pengembangan karyawan, mulai dari identifikasi gap kompetensi hingga perencanaan suksesi.
Ketiga skenario tersebut bukan tahapan yang wajib dilalui perusahaan secara berurutan. Satu platform dapat menyediakan fungsi HRIS, HRMS, dan HCM sekaligus.
Bagaimana Menentukan Sistem yang Sesuai dengan Kebutuhan HR?
Memahami istilah HRIS, HRMS, dan HCM akan lebih berguna ketika perusahaan menghubungkannya dengan kebutuhan nyata. Sebelum membandingkan sistem, HR perlu memetakan proses yang sedang berjalan, masalah yang ingin diselesaikan, serta informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan sehari-hari.
Selain cakupan fitur, beberapa aspek lain juga perlu diperhatikan:
- Kemudahan penggunaan, sistem yang sulit diadopsi akan menurunkan efektivitas tim HR dan karyawan.
- Keamanan data dan hak akses, informasi karyawan bersifat sensitif dan harus dikelola dengan kontrol akses yang jelas.
- Integrasi dengan sistem yang sudah digunakan, sistem HR yang tidak terhubung dengan tools lain dapat menciptakan duplikasi data.
- Dukungan penerapan, implementasi sistem baru membutuhkan pendampingan agar adopsi berjalan lancar.
Perusahaan sebaiknya memeriksa kemampuan aktual setiap platform daripada mengasumsikan fitur hanya berdasarkan label HRIS, HRMS, atau HCM. Penggunaan teknologi pun tidak menggantikan kebutuhan akan tata kelola yang baik, data harus diperbarui secara konsisten, prosedur perlu ditetapkan dengan jelas, dan pengguna harus memahami tanggung jawabnya dalam menjalankan proses HR.
Mulai Digitalisasi HR dengan Sistem yang Sesuai Kebutuhan
Memahami perbedaan HRIS, HRMS, dan HCM membantu perusahaan menentukan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan SDM. Bagi organisasi yang ingin mulai menata data karyawan dan menyederhanakan administrasi HR, HRIS dapat menjadi salah satu pilihan yang layak dipertimbangkan.
Sebelum menentukan sistem, perusahaan perlu memetakan proses HR yang ingin diperbaiki, fitur yang dibutuhkan, serta kemampuan integrasi dan keamanan data yang tersedia. Untuk mengenal lebih jauh fungsi sistem HR yang disesuaikan kebutuhan perusahaan, Phiro dari Phiraka dapat menjadi salah satu referensi yang layak dieksplorasi.
